Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи. Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста. Состав реквизита Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Внимание

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Что означает подписывать документ

О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д. Особо о счетах-фактурах Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п.
6 ст. 169 НК РФ). Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Подпись

Составные элементы подписи Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• собственноручная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Оформление подписи в документах

На этой странице:

• Необходимость подписи
• У кого есть полномочия подписи?
• ИП один за всех
• Подпись по доверенности
• Кому подписать документ, если директор отсутствует?
• Как оформляется реквизит «подпись»
• Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Подпись При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

Как правильно подписывать документы

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Оформление реквизита «подпись»

Как оформляется реквизит «подпись» Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству. Элементы подписи Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием.
   Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами.

Что означает подпись на документе

Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.Когда документ подписывается несколькими лицами Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал. Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз.

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку. Содержание:

• Расшифровка подписи.

Что означает подписывать документы

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись. Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа.

Инфо

Оно может оформляться на бланке или без его применения. Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).

См. Пример 18.

Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать. Подпись заместителя Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей.

Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.

Правила написания заявления

По центру - заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки. Формулировка просьбы, жалобы или предложения Эта часть начинается с красной строки.
Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы. Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно. Старайтесь придерживаться официально-делового стиля.
Выражайте свои мысли просто и лаконично. Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части. Дата подачи заявления Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Письмовник

Деловое письмо Как писать заявление? Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.

Схема расположения реквизитов заявления: 1 2 3 4 5 6 Пример Начальнику отдела кадров Т. М. НиколаевойотКостяевой Татьяны Владимировны Заявление Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт.

До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

Оформление подписи в документах

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Если подпись одна В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
• личная подпись,
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки. Например: Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит.
И подпись будет выглядеть так: Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Инфо

Возможны два варианта написания: с предлогом «от» или без него. При использовании написания с предлогом «от» после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога «от».

• Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

Примеры написания заголовка заявления: Начальнику ЖЭУ-5И.И. Смирновуот Н.И. Васильева,проживающего по адресу:Санкт-Петербург,ул.

Замшина, д. 16, кв. 103 Заявление Начальнику ЖЭУ-5И.И. СмирновуН.И. Васильева,проживающего по адресу:Санкт-Петербург,ул. Замшина, д. 16, кв. 103 заявление. Собственно текст заявления пишется с красной строки.

Личные документы

Образец заявления об увольнении по собственному желанию скачать Заявление о приеме на работу Заявление о приеме на работу Трудовой кодекс РФ не требует составления заявления о приеме на работу, главную роль здесь играет трудовой договор, но организации все равно просят заполнить заявление. Это связано больше с тем, что удобнее идентифицировать человека во внутренней системе фирмы, если есть документ, в который можно внести много данных. На этом заявлении ставят отметки, просят вписать адрес проживания, указать телефон, нумеруют согласно своему внутреннему реестру и т.д.

По структуре выглядит также как предыдущие, только в «шапке» может потребоваться больше информации о работнике: адрес, паспортные данные, контактные телефоны.

Как правильно подписывать документы

Генерального директора Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет: Первый заместитель Генерального директора С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Как оформить заявление о переводе на другой факультет? В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например: (1) Ректору ФГУ; (2) доктору технических наук И. П. Слесареву; (3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка); (4) студентки такого-то факультета; (5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.). Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится.

Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части). Где указывается дата? Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля.

Как правильно в каком порядке ставить подпись число в конце заявления

Зачем нужны заявления Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление - простой способ письменно подтвердить своё намерение. Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно.

Внимание

Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению - так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь. В какой форме подавать заявление Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке.

Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП. Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учё­те» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».*

* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9, n .3.

В «Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете», подписание документов расписано более подробно: «В учреждениях все бухгалтер­ские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются ру­ководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем». Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемо­риальных ордеров и т.д. В соответствии с Инструкцией «приходные кас­совые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира».*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Фе­дерации от 3 ноября 1993 года № 122. — М.:ИПО «Полигран», 1993, с. 9-10.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписа­ния.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название долж­ности включает наименование учреждения. Например:

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой дву­мя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585 Директор бассейна «Заря» подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, под­пись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указыва­ется фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фа­милия. Проставление косой черты перед указанием должности или пред­лога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального зако­на «Об информации, информатизации и защите информации»:

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания долж­ностным лицом в порядке, установленном законодательством Российс­кой Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и пе­редаваемого с помощью автоматизированных информационных и те­лекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной циф­ровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и со­блюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий оп­ределяется законодательством Российской Федерации».

www.bibliotekar.ru

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?

Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?

А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

учредительные документы организации;

должностная инструкция;

локальные нормативные акты;

приказ;

распоряжение;

доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора - подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

5. связанных с банковскими расчетами;
6. различных ведомостях;
7. кадровых бумагах;
8. декларациях;
9. счетах-фактурах;
10. кассовых документах;
11. договорах, которые нужно регистрировать;
12. доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

13. в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
14. между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

15. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
16. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
17. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);

при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией . После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.

Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).

В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

assistentus.ru

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 2

Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Оформление писем

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) (например, Приказ о создании аттестационной комиссии) или чего? (кого?) (например, Должностная инструкция маркетолога).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Оформлять текст документа можно в виде:

• анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
• таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
• связного текста. Связный текст в основном состоит из двух частей:
• в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
• во второй, заключительной, части — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа — «просим направить», «направляем на рассмотрение»;
• от первого лица единственного числа — «считаю необходимым», «прошу выделить»;
• от третьего лица единственного числа — «министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным».
• наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Правила визирования документа

Визирование — это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

• виза согласования;
• виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах — на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Заверение копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись:

• «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
• при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.

Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
• наименования должности лица, утверждающего документ;
• подписи;
• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
• даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости — содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 22 – подпись

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 1

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2



Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Подпись» в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7



Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. 11

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.




__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 58.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
4 Там же. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
8 Там же. – Пункт 3.22.
9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10 Там же.
11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
12 Там же. – Пункт 3.22.
13 Там же. – Пункт 3.22.

Дополнительная информация:

Оформление подписи в документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.



Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость , оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
• личная подпись,

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко

Если документ оформлен на бланке , то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные :

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера : «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх , т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности .

Директор Личная подпись Л.И. Киселев

Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»

А.П. Силин С.И. Михеев

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев

Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова

Личная подпись Т.И. Кораблева

Личная подпись Р.Ю. Савельев

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица , подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор Темников С.С. Комиссаров

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.

• Вивчення закону Ома Вивчення закону Ома Встановити залежність сили струм від напруги у зразку з монокристалу визначеної речовини та визначити його опір, питому електропровідність та концентрацію носіїв […]
• Роль потерпевшего в возникновении криминогенной ситуации. Криминологию потерпевший интересует, во-первых, как жертва преступления, т.е. как субъект, которому преступлением причинен реальный вред, независимо […]
• Насколько долго могут задерживать ДПС. Gamil сказал(-а): 28.03.2008 14:37 Статья 28.5. Сроки составления протокола об административном правонарушении 1. Протокол об административном правонарушении […]

в качестве реквизита документа является основным средством индивидуализации исполнителя и подтверждения его свободного волеизъявления при принятии на себя обязательств гражданско-правового характера.

Наличие подписи является обязательным условием признания юридической значимости документа.

В криминалистике подпись определяется как удостоверительный знак конкретного человека, атрибутами которого является личное и рукописное выполнение. Именно эти качества отличают подпись от факсимильных, компьютерных и иных ее изображений. Подпись является реализацией специально сформированного подписного почерка, который, как и обычный почерк, обладает свойствами индивидуальности, устойчивости, избирательной изменчивости. Благодаря этим свойствам с помощью судебно-почерковедческой экспертизы возможна идентификация исполнителя подписи, а также установление условий ее выполнения.

Почерк способен отражать состояние лица в момент подписания документа (заболевание, алкогольное или наркотическое опьянение, стресс). Это важно для установления способности (неспособности) лица понимать значение своих действий или руководить ими при совершении гражданско-правовых актов. Такое свойство почерка как избирательная изменчивость позволяет установить под влиянием каких «сбивающих факторов» (необычных условий) выполнялась та или иная рукопись. Это помогает выяснить наличие основного условия сделки - изъявление воли на ее совершение (ст. 158 ГК РФ). При отсутствии свободной воли сделка будет признана недействительной (ст.ст. 177, 179 ГК РФ). По той же причине рукописную подпись не могут заменить ее аналоги.

Соответственно тому, как документы - объекты осмотра разделены на традиционные и электронные, подписи в качестве одного из основных реквизитов также следует дифференцировать на традиционные (рукописные) и нетрадиционные. Последние, в свою очередь, рассматриваются отдельно как полученные техническим способом и электронные цифровые подписи (ЭЦП) 367 . Начинать осмотр подписи следует с определения её вида, т.е. отнесения подписи к одной из указанных категорий.

Подавляющее большинство подписей - объектов судебного осмотра в цивилистическом процессе составляют рукописные, которые являются наиболее

надежным реквизитом для установления достоверности документа и его подлинности. В криминалистике различают так называемые «техническую» и «рукописную» подделки «традиционной» подписи, для каждой характерны свои информативные признаки.

Способы технической подделки подписей делятся на две основные группы: 1) нанесение подписи на документ путем обводки одного из экземпляров подлинной подписи (перерисовка или перекопировка), 2) нанесение на документ изображения подлинной подписи (с помощью клише-факсимиле, цифровых технологий и т.п.).

Признаки, свидетельствующие о технической подделке оригинальной подписи традиционными способами (п. 1), довольно подробно рассмотрены в других работах, в том числе и автором.

Относительно недавно в экспертной практике появился новый способ имитации подписи с использованием «графопостроителей» или «плоттеров» . В результате комплексного исследования специалистами (почерковедом, техникодокументалистом и специалистом в области компьютерной техники) факт имитации подписей, выполненных с использованием данных компьютерных технологий, удается установить.

Американскими и Канадскими компаниями разработан еще один вариант устройства для компьютерного копирования рукописных подписей и текстов - «роботизированная рука» (robotic arm). Пока еще в нашей экспертной практике не было случаев использования подобных достижений научно-технического прогресса в противоправной деятельности. Однако, нельзя не согласиться с Н.А.

Ивановым в том, что необходимо работать на опережение и проводить серьезные исследования по разработке методик для установления факта компьютерной подделки рукописных объектов.

Рукописные подделки подписей представляют собой выполнение подписи от имени другого лица с подражанием его подлинным подписям. Выполнение подписи одним лицом с подражанием подлинной подписи другого лица производится с установкой на наиболее близкое сходство с оригиналом.

В криминалистике различают следующие виды подражания: «на глаз», по памяти, с предварительной тренировкой. Применительно к каждому из них разработаны признаки, которые помогают при осмотре обоснованно усомниться в

подлинности подписи и предположить выполнение ее с подражанием.

В процессе осмотра обнаружение соответствующих признаков в подписи на оспариваемом документе дает основания сомневаться в её подлинности. Однако, дальше сомнения при осмотре идти нельзя, т.к. подобные признаки, как правило, многозначны и появляются не только в подписях, выполненных с подражанием. Они имеют диагностическое значение при установлении необычных условий выполнения подписи и не являются исключительно симптоматичными для подделки.

Проверка сомнения в подлинности оспариваемой подписи облегчается с помощью сопоставительного анализа, если в распоряжении субъекта осмотра имеются другие документы, содержащие подписи, выполненные от имени того же лица, и их происхождение не вызывает сомнений. Обычно такого рода документы в дальнейшем при назначении судебно-почерковедческой экспертизы служат образцами подписного почерка лица, от имени которого исполнена подпись на оспариваемом документе.

В качестве объектов осмотра с идентификационных позиций аналоги подписи - изображения, полученные с помощью клише-факсимиле или цифровых технологий, малоинформативны.

Нанесение на документ оттиска подписи может осуществляться с помощью специального клише, точно воспроизводящего сочетание штрихов подписи (факсимиле). Факсимиле наносится штемпельными красками и представляет собой рельефное клише. Как правило, факсимильное изображение подписи используют лица руководящего состава организаций и финансовых служб предприятий, которым приходится подписывать большое количество документов, или требуются подписи лиц, часто отсутствующих на рабочем месте.

Закон (п. 2 ст. 160 ГК РФ) допускает использование при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, и по соглашению сторон. Однако, замена рукописной подписи факсимильной не всегда допустима. Так, вексель будет «считаться подлинным, если на нем имеется подпись, выполненная собственноручно лицом, которое его составило либо приняло на себя обязательство» . Нормативными актами запрещено наносить изображение подписи с использованием факсимиле или иных способов копирования на доверенности, платежные документы, другие документы, имеющие финансовые последствия (исключение составляют случаи подписания документов инвалидами по зрению при осуществлении кредитной организацией операций).

Такое ограничение обусловлено следующим: во-первых, практически невозможно установить, что изображение подписи нанесено непосредственно тем лицом, от имени которого подписан документ, а, во-вторых, факсимиле может быть специально изготовлено в целях фальсификации документа. В судебной практике встречаются иски, в которых оспариваются подписи на документах, нанесенные с помощью факсимиле (при этом сторона отрицает факт подписания) .

Изображение подписи может быть нанесено путем использования цифровых технологий (подлинная подпись сканируется, вносится в изготовляемый документ, а затем данный документ распечатывается на цветном принтере). Такие изображения подписи характеризуются признаками печатающих устройств, о которых говорилось выше применительно к осмотру печатей. Поэтому при осмотре важно, ориентируясь на разработанные криминалистами признаки, прежде всего, определить способ выполнения подписи. Затем, проверяется нормативная допустимость данного аналога подписи. В случае затруднений в установлении способа нанесения подписи к осмотру может быть привлечен специалист или назначена судебно-техническая экспертиза документа.

В определенных случаях документы подписываются несколькими должностными лицами (протоколы, акты, коллективные письма и др.). От чего зависит порядок расположения нескольких подписей в документе?

Делопроизводитель, г. Барнаул

Ответ

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Порядок расположения нескольких подписей в документе зависит от его вида и должностного положения лиц, подписывающих документ в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Также прочитайте о рекомендательном письме более подробно.

Так, в гарантийном письме подписи руководителя организации и подчиненного ему главного бухгалтера располагаются последовательно (одна под другой), например:

Генеральный директор С.П. Самойлов

Главный бухгалтер Ю.А. Машкова

При подписании совместного документа руководителями равных по уровню в иерархии управления должностей их подписи располагают параллельно, на одном уровне. При этом в наименования должностей должны входить наименования организаций, т. к. совместные документы оформляют не на бланках, например:

Директор ВИЭМ В.И. Савченко

Директор ЗАО «Техком» А.Н. Седых

В документах, создаваемых в процессе работы коллегиальных органов (собраний, заседаний, комиссий), подписи показывают не должностное положение лиц, участвующих в подписании, а возложенные на них обязанности в составе данного органа, например:

В протоколах:

Председательствующий О.Н. Даценко

Секретарь У.Ф. Бугаева

В актах:

Председатель комиссии Е.М. Березкин

Члены комиссии И.А. Мухина

В.П. Оловягин

С реквизита «Подпись» начинается оформляющая часть документа, поэтому подпись располагается после текста документа, на последней его странице.