• Главная
  •  > 
  • Новости
  •  > 
  • Документированная информация в смк. Документированная информация в смк Понятие документированной информации

Документированная информация в смк. Документированная информация в смк Понятие документированной информации

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.

Понятие документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

  • регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
  • регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
  • решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
  • оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
  • проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

  • бумажная;
  • звукозаписи;
  • видеоматериалы;
  • электронная документированная информация.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

  • с ограниченным кругом доступа;
  • материал, являющийся государственной тайной;
  • конфиденциального рода;
  • с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

  • свободно распространяемая;
  • данные, разглашение которых строго запрещено;
  • информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
  • материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Свойства документированной информации

Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

  • фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
  • релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
  • ценность - соответствие данных целевому назначению;
  • полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
  • полезность - степень ее необходимости;
  • достоверность - отображает уровень объективности информации;
  • новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
  • своевременность;
  • доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
  • защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
  • эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
  • адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

  • законные акты, нормативно-правовая база;
  • документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
  • документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
  • сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

  • March 22nd, 2016 , 03:44 pm


Источник: статья опубликована на официальном сайте IAF (International Accreditation Forum, — ред.), ее автором является Дениз Робитейлл. Она представляет США в соответствующей TAG (Technical Advisory Group, — ред.) при Техническом комитете №176 в Международной организации по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization, — ред.). Дениз Робитейлл является также сертифицированным ASQ (Американское общество качества - American Society for Quality, — ред.) аудитором по качеству.

Хорошо, "круто", пожалуй, не самый точный термин. Вам особенно так покажется, если ваш менталитет сформирован стандартизацией . С другой стороны, есть все-таки некоторые улучшения в редакции ISO 9001:2015 , которые заслуживают немного эмоциональной, экспрессивной лексики.

Окончательный проект международного стандарта (FDIS - Final Draft International Standard, - ред.) готов и выходит на голосование, а это значит, что, если даже в тексте проекта будут произведены изменения после подачи голосов, больших последствий для того, как будет выглядеть уже официально опубликованная редакция, поправки иметь не будут. Это делает рассуждения о том, с чем мы будем в итоге иметь дело в новой редакции более обоснованными.

Приняв эту предпосылку, мы можем теперь бросить взгляд на новшества и улучшения ISO 9001:2015, проанализировать, что в обновленном стандарте может послужить к выгоде организации. После трех лет неизбывной тревоги (разработка ISO 9001:2015 началась в 2012, - ред.), мы заслужили, я думаю, хорошие новости. И есть кое-что, оправдывающее надежды. О чем же идет речь?

Предупреждающие действия

Термин «предупреждающие действия» исчез из стандарта, тот смысл, который раскрывался данным понятиям, конечно, никуда не делся, он был просто поглощен более общей концепцией «мышления, основанного на риск-менеджменте ». Предупреждающие действия работают с потенциалом возникновения дефектов и проблем, что находится в центре внимания управления рисками также. Увы, но требование о предупреждающих действиях воспринималось организациями, как неудобное и лишь немногие относились к нему со всей серьезностью. То, как концепция риска изложена в ISO 9001:2015 делает внедрение предупреждающих действий более простой задачей, легче и предпринимать нужные действия в нужное время.

Благодаря этому в организации развивается культура «озабоченности последствиями изменений», которая распространяется на все аспекты работы системы менеджмента качества (СМК, - ред.). Каждый подвержен влиянию изменений и, наоборот, каждый может сам управлять изменениями. Изменчивость может быть спровоцирована расширением линейки выпускаемой продукции, уходом важных сотрудников, потерей значимого поставщика, поломкой элемента оборудования, пересмотром требований регуляторов, увеличением продаж и многими другими событиями. Они могут быть незаметными: внесение корректив в бизнес-процесс или замена какого-нибудь инструмента, они также могут быть огромного масштаба: переезд производства за тысячи миль.

Независимо от природы и границ происходящего, должен мгновенно последовать цикл определенных действий: установление характера изменений, оценка риска, принятие решения об ответных действиях, если они нужны и предупреждающие действия.

Стоит отметить еще один фактор, который отличает нынешнее мышление, основанное на оценке рисков от того, что было в редакции ISO 9001:2008 . Появляются альтернативные варианты действий. Старая версия была в этом смысле прямолинейна: предпринять действия для предотвращения потенциальных проблем. Все или ничего. В версии 2015 предусмотрена середина: можно снижать вероятность реализации риска или оптимизировать частотность (frequency, - ред.) его проявления. В примечаниях есть фразеология, позволяющая заняться распределением рисков. Из текста ISO 9001:2015 предельно ясно, что у компании, которая внедряет норматив есть выбор принять решение о взятии риска и не предпринимать ничего, если это признано целесообразным.

Следующий концепт, которым прирастает с выходом ISO 9001:2015 стандарт, играет огромную роль во внедрении мер снижения рисков.

Среда организации

Изменения не плохие и не хорошие сами по себе. Риском или возможностью изменение становится исходя из его влияния на запланированные результаты и намеченные выходы. Степень, с которой результат изменений может быть запланирован, при учете внешних и внутренних аспектов, оказывающих влияние на систему менеджмента качества, и определяет материализуется ли изменение в качестве непредвиденной проблемы или станет отчетливой возможностью. Стандарт четко направляет организацию рассмотреть вопрос о целях изменений, потенциальных последствиях, доступности ресурсов, распределения ответственности и полномочий за изменения.

Несмотря на то, что напрямую изменения посвящен лишь один раздел, управление изменениями в ISO 9001:2015 пронизывает многие элементы СМК по модели ISO. Обновленная редакция весьма близка к тому, чтобы дать компаниям «рыбу» системы управления изменениями: решить, что должно быть сделано; решить, кто будет за это отвечать; делегировать полномочия; обеспечить ресурсы; выполнить план; проверить результаты, - все при постоянном учете внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на организацию и, таким образом, на план.

Цели в области качества

Что касается целей в области качества, то в них и подавно нет никакой новизны. Что привносит нового ISO 9001:2015, так это руководство по вопросу о достижении поставленных целей. Если точнее, то обновленный норматив устанавливает: что именно нужно сделать для достижения цели, оказываются затронутыми такие вопросы, как ресурсы, ответственность, сроки, методы оценки результатов.

На мой взгляд, эти изменения окажут крайне позитивное влияние и, может статься обратят цели, которые на поверку оказываются пустыми декларациями, в живую формулировку приоритетов, к которым на самом деле движется компания. «Это наш текущий статус. Вот где мы хотим быть. Это то, что мы будем делать, чтобы попасть туда». Новые акценты, которые ISO 9001:2015 расставляет в вопросе целей в области качества делают эффективными требования по распространению среди сотрудников информации о целях. Просто, то, как данная проблематика освещена в ISO 9001:2015 делает практически невозможной не распространять эту информацию. Чем больше людей вовлечены в СМК, тем более интенсивное движение в желаемом направлении вы будете наблюдать.

Документированная информация

Это очень «круто», насколько вообще можно сказать «круто» про стандарт. Я, вообще-то, очень переживала, с чем мы столкнемся с этой «документированной информацией », но, кажется, я вижу свет в конце тоннеля. Вам, наверняка, хорошо знакомы модули для испытаний и формы закупок из вашей ERP системы, вместе с техническими индикаторами (min/max levels, - ред.), управлением складом, «Crystal Reports» (элемент SAP, - ред.), Гербер файлы, файлы «Solid Works», EDI-транзакции, продажи электронной коммерции, электронные письма, цифровые фотографии? Вы знаете, все формы и документы, которые вы используете ежедневно и работа с которыми происходит не совсем гладко, есть ли простые и понятные записи и документы? «Вся эта ерунда» - это и есть документированная информация. Просто, вы получите большую гибкость в том, как вы управляете информацией. Не надо будет засовывать «квадратные колышки» в «круглые отверстия» только для того, чтобы сертификационный аудитор был счастлив (Впрочем, нужно отметить, что кроме шести обязательных процедур и раньше была обеспечена гибкость, но только в том смысле, что прежняя редакция появилась задолго до того, как большая часть из перечисленных элементов ERP и делопроизводства стали мэйнстримом, можно так сказать, что стандарт был бесполезен в этих аспектах).

Различие между записями и документами в ISO 9001:2015 не исчезает. Стандарт дает одну необычайно полезную подсказку. Все, что раньше называлось документами нужно «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, - ред.). А то, что относилось к записям нужно по ISO 9001:2015 сохранять (retained, - ред.). Просто запомните, что документы описывают, какую работу вы выполняете, а записи фиксируют, что уже сделано. Например, процедура - это живой документ, который периодически нужно редактировать, когда ситуация этого требует и «поддерживаться в рабочем состоянии». Формы заказов на закупку или продаж представляют собой записи того, что уже произошло. Эти записи сделаны по факту и их нужно «сохранять». Будет правильным сказать, что сегодняшние документы - это в будущем записи, скажем, старая процедура архивируется и становится записью о том, как вы делали что-нибудь.

Я считаю, что произведенные в ISO 9001:2015 изменения и усовершенствования будут иметь огромный положительный эффект для компаний. Понадобится ли много усилий, чтобы внедрить их в практику? Да, конечно. Проблема заключается в том, чтобы преодолеть затруднения и научиться управлять изменениями, чтобы наслаждаться открывающимися возможностями. Почти как раскусывать конфетку «Tootsie Roll Pop», чтобы добраться до шоколадной сердцевины. Ну, может не так «круто».

Перевод: сотрудник Центра по сертификации и лицензированию «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Читать на сайте 1CERT.RU
  • December 2nd, 2014 , 06:35 pm

В пункте 4.2.1 стандарта ISO 9001:2008 говорится, что для системы менеджмента качества (СМК, - ред.) необходимы Политика в области качества, Цели в области качества , Руководство по качеству , а так же документированные процедуры, требуемые стандартом . Необходимые документированные процедуры перечислены в пунктах 4.2.3 «Управление документацией», 4.2.4 «Управление записями», 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)», 8.3 «Управление несоответствующей продукцией», 8.5.2 «Корректирующие действия», 8.5.3 «Предупреждающие действия». Проект ISO 9001:2015 использует термин «документированная информация» для обозначения сразу и документов, и записей . Нужно смотреть на требование в контексте, чтобы понять: что именно требуется в конкретном случае. Например, подпункт 4.3 устанавливает, что область применения системы менеджмента качества должна быть доступна как «документированная информация» - подразумевается документация, а не записи. Кстати, раздел, посвященный вопросу об области применения СМК - это все, что осталось от положений, касающихся Руководства по качеству из действующей редакции. Пункт 5.2 проекта ISO 9001:2015 утверждает, что Политика организации в области качества должна быть доступна в качестве «документированной информации», то же самое сказано в пункте 6.2 по поводу целей в области качества.

В профессиональной деятельности, объектом которой яв­ляется документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть недокументной - не зафикси­рованной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с доку­ментной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от докумен­та, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) инфор­мация документная, б) на документе и в) о носителе и спосо­бе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная инфор­мация, т. е. информация, содержащаяся в документе. Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-

Раздел I. Теоретические основы документоведения


Глава 2. Документ как система

лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производи­телей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.

Наконец, информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетель­ствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе име­ет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.

Значит, информация документа и документная информа­ция соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это инфор­мация, основанная на документе (-ах), подтвержденная доку­ментом (-ами). Документная информация может быть доку­ментальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация - это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: докумен­ты создают люди для людей. Природная информация, под­вергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социаль­ной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фото­графию, человек получает, запоминает, накапливает и исполь­зует информацию (знания). Специалисты в области инфор­мации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих про­фессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, пе­рерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользо­вание.


Контрольные вопросы

1. Каково значение информационной составляющей до­кумента?

2. В чем суть современных концепций информации?

3. Что такое социальная информация?

4. Каковы основные виды социальной информации?

5. Каковы отличительные черты массовой и специаль­ной информации?

6. Как соотносятся понятия «документная информа­ция» и «информация документа»?

2.6. Материальная (физическая) составляющая документа

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без ко­торого он существовать не может.

Материальная составляющая документа - это его ве­щественная (физическая) сущность, форма документа, обес­печивающая его способность хранить и передавать информа­цию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет но­ситель информации - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дис­кет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает вы­полнение документами их главной функции, давая возмож­ность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, при­способленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

С тех пор,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.

Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:

1979 – микрофильмы стали документами;

1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;

1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.

1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).

Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.

Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.

Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.

В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.

Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).

Документ состоит из трех частей:

Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.

индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;

не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);

отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.

Реквизиты – выполняют две функции

Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

    зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

    зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

    порядок документирования информации;

    право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

    порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.