Когда составляется план очередных ежегодных отпусков. Правила составления графика отпусков. Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

График отпусков - это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.

Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск «Примечание».

График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.

График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.

Декабрь для работодателя - это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа. Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней. Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника. Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности. Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.

Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления

Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц - штраф от 1000 до 5000 руб.;

— на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Форма составления графика отпусков

График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».

График отпусков подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.

Время утверждения графика отпусков

Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего, К этому дню график должен быть составлен.

Что должно быть учтено при составлении графика отпусков

При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.

Кто может использовать отпуск в любое время

Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.

Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев

Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.

Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:

Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;

работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;

беременные женщины и женщины находящиеся в отпуске по беременности и родам могут взять ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;

Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Досрочное предоставление отпусков

Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:

Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.

Планирование количество дней отпуска в графике отпусков

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.

Такое право имеют:

— несовершеннолетние - 31 календарный день;

— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) - не менее 30 календарных дней;

— педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;

— государственные гражданские служащие - 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.

Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков

При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.

Так же следует поступить и при составлении графика отпусков - суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Учебный отпуск в графике отпусков

Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.

Не использованные дни отпуска

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;

— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Изменение графиков отпусков

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.

Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.

Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение - такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.

2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Похожих статей пока нет.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 11

ОТСУТСТВИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ: ПРОБЛЕМЫ РАБОТНИКА И РАБОТОДАТЕЛЯ

Практика показывает, что работодатели нередко игнорируют требования закона о ежегодном предоставлении работникам оплачиваемых отпусков. Это, в свою очередь, ведет к нарушению кадровой службой правила о составлении графика отпусков и контроле за его соблюдением. Как правило, появление графика связано с обращением работников в федеральную инспекцию труда, прокуратуру, суд или в действующий в организации профсоюзный орган. При этом нередко принуждение к составлению графика отпусков происходит путем неоднократного наложения административного штрафа в размерах, определенных ст. 5.27 КоАП РФ. Рассмотрим, какие права работника нарушаются представителями работодателя из-за несоставления или несоблюдения графика отпусков на очередной календарный год, а также судебную практику.

Что говорит закон

В ч. 5 ст. 37 Конституции РФ работающему по трудовому договору гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск, что продублировано в ч. 1 ст. 122 ТК РФ. В ст. ст. 114 и 115 ТК РФ эти положения детализируются:

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка;

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (минимальная продолжительность);

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. К таким работникам отнесены, например, педагоги, которым полагается отпуск не менее 42 и не более 56 календарных дней.

В свою очередь, ст. 116 ТК РФ гарантирует ежегодное предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков работникам:

Занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

Имеющим особый характер работы;

С ненормированным рабочим днем;

Работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

В ст. 120 ТК РФ уточняется, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Кроме того, следует учитывать, что на основании ст. 423 ТК РФ в части, не противоречащей ТК РФ, действуют положения Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169. В них содержатся важная дополнительная информация, в частности о том, что такое "рабочий год", и примеры для уяснения норм статей гл. 19 ТК РФ об отпуске. Напомним, есть и иные подзаконные акты, но касаются они порядка предоставления оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников различных отраслей экономики и сфер предоставления услуг.

На практике также нужно применять указания, содержащиеся в пересмотренной в 1970 г. Конвенции МОТ N 132 "Об оплачиваемых отпусках", вступившей в силу в России 06.09.2011. Так, в ст. 10 Конвенции предписано, что время (не очередность) предоставления отпуска, если оно не установлено иными способами, соответствующими национальной практике (см. ч. 4 ст. 123 ТК РФ), определяется работодателем после консультации с работником или с его представителями. При определении времени предоставления отпуска должны учитываться потребность предприятия в рабочей силе и возможности для отдыха, доступные работнику.

Итак, у каждого работающего именно по трудовому договору сотрудника есть гарантированное Конституцией и ТК РФ право на ежегодный оплачиваемый отпуск разной продолжительности, зависящей от вида профессиональной деятельности работника. Однако данное право с учетом иных норм ТК РФ можно реализовать по-разному, что порождает для работника одновременно и соответствующие правовые последствия, например определенные в абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это следует из допускаемой ст. 122 ТК РФ возможности использовать отпуск или авансом, или после выработки стажа работы, дающего право на ежегодный как основной, так и дополнительный оплачиваемый отпуск. При этом исходя из ст. 121 ТК РФ и положений Правил об очередных и дополнительных отпусках следует такой вывод: стаж работы, дающий право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска без негативных материальных последствий для работника при увольнении, равен 12 месяцам в каждом рабочем году с учетом нахождения в этот период в отпуске минимальной продолжительности.

Тем не менее ч. 2 - 4 ст. 122 ТК РФ допускают предоставление отпуска в любое время рабочего года (в том числе, как было отмечено выше, авансом) в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у конкретного работодателя. В этих целях ст. 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя ежегодно определять очередность предоставления оплачиваемых отпусков путем составления и утверждения соответствующего графика, который обязателен как для работодателя, так и для сотрудников.

Для этого работодатель обязан до утверждения графика отпусков учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии и по правилам ст. 372 ТК РФ). Затем не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года (т. е. до 17 декабря), исполняя требования абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ, с утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить работников под личную подпись. При этом работодатель должен удовлетворить пожелания отдельных категорий сотрудников, которым отпуск по закону предоставляется в удобное для них время или связан с конкретными событиями их личной жизни (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Более того, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). А согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ ему обязаны произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала. При несоблюдении этих норм работник может потребовать перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Судебная практика

Споры, касающиеся графиков отпусков, можно условно разделить на две категории. Во-первых, это споры, связанные с самовольным уходом работника в ежегодный отпуск.

Судебная практика. Обращаясь в суд, истица среди прочего просила восстановить ее на работе, признать приказы о дисциплинарных взысканиях незаконными, взыскать заработную плату за период вынужденного прогула, компенсацию морального вреда. По ее словам, приказы о привлечении ее к дисциплинарной ответственности незаконны, поскольку дисциплинарных проступков она не совершала. А отсутствие на рабочем месте было обусловлено уважительными причинами, поскольку в период нахождения в отпуске она болела, в связи с чем ее отпуск продлился на период нетрудоспособности.

Ответчик исковые требования не признал, пояснив, что она была уволена с должности по двум причинам - по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей), а также по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул без уважительных причин).

Суд установил, что работодатель не составлял график отпусков на 2011 г., поэтому работники вынуждены были писать заявления о предоставлении отпусков. Более того, заявление истицы на отпуск как документ, требующий учета и исполнения, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, подлежал регистрации, чего ответчик не сделал. Поскольку в организации отсутствовал график отпусков, отражающий сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков на календарный год, суд пришел к выводу, что днем начала отпуска истицы являлась дата, указанная в ее заявлении.

Как следует из ст. 124 ТК РФ, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работник болел, работодатель обязан продлить этот отпуск или перенести его на другой срок. Сроки продления и перенесения отпуска определяются работодателем с учетом пожелания работника. Так как один из дней нетрудоспособности истицы пришелся на день отпуска, она имела право на продление отпуска на один календарный день, следовательно, отсутствие на рабочем месте в день планового выхода из отпуска нельзя считать прогулом.

В связи с этим суд признал приказы незаконными и отменил их, восстановив истицу на работе, и взыскал с ответчика заработную плату за период вынужденного прогула и компенсацию морального вреда (Решение Центрального районного суда г. Хабаровска от 29.11.2011, Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 15.02.2012 по делу N 33-1029).

Во-вторых, это споры, возникающие из требований работника компенсировать несвоевременное предоставление отпуска из-за отсутствия у работодателя графика отпусков.

Судебная практика. До увольнения по собственному желанию с 25.11.2011 истица ни разу не была в отпуске, хотя работала у ответчика с 31.12.2009. При увольнении ей не была выплачена компенсация за неиспользованные отпуска. В ходе заседания было установлено, что у ответчика отсутствовали графики отпусков, табели учета рабочего времени, справки формы N 2-НДФЛ, а также приказы о предоставлении истице отпусков и выплате при увольнении компенсации за неиспользованные отпуска.

Работодатель ссылался на отсутствие вины, поскольку истица работала бухгалтером и сама была виновата в том, что должным образом не оформляла отпуска и не начисляла отпускные, хотя это входило в ее непосредственные обязанности. Суд отверг данный довод, указав, что общий контроль за работой предприятия, в том числе и за предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков, лежит на его директоре, который согласно уставу является единственным исполнительным органом общества.

Суды указали на ст. 56 ГПК РФ, в соответствии с которой каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений. Между тем ответчиком ни в суд первой, ни в суд апелляционной инстанций не было подано допустимых доказательств предоставления истцу в оспариваемый период отпусков или выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении (график отпусков, приказы на отпуск и пр.).

На этом основании суд первой инстанции удовлетворил иск в полном объеме, а суд апелляционной инстанции оставил без удовлетворения жалобу работодателя (Решение Цимлянского районного суда Ростовской области от 02.02.2012, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 05.04.2012 по делу N 33-3731).

В некоторых случаях, однако, отсутствие графика отпусков не влияет на выводы суда.

Судебная практика. Как следует из Апелляционного определения Ростовского областного суда от 19.04.2012 по делу N 33-3990, работник-заявитель не был удовлетворен решением Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону от 23.12.2011. Указанным судебным актом частично отменено предписание Государственной инспекции труда по Ростовской области в части начисления и выплаты премии и денежной компенсации работнику в соответствии с требованиями ст. 236 ТК РФ. Предписание было выдано за нарушение работодателем ст. ст. 122 - 124 и 136 ТК РФ (отсутствие графика отпусков и предоставление такого отпуска сотруднику только в следующем году с нарушением сроков его оплаты).

Как выяснилось в процессе рассмотрения дела, предписание инспекции труда было выполнено, взыскания отменены. Также установлено, что первоначально приказом от 20.08.2010 работнику предоставлен отпуск с 31.08.2010. В связи с его болезнью в период с 19.08.2010 по 01.10.2010 первоначальный приказ от 20.08.2010 отменен приказом от 01.10.2010. Работнику предоставлен отпуск с 04.10.2010 по 05.11.2010, а отпускные были перечислены совместно с другими выплатами 31.08.2010, что подтверждается листком начисления и платежным поручением.

Данные обстоятельства свидетельствовали о незаконности предписания инспектора труда о начислении и выплате денежной компенсации за несвоевременную выплату отпускных.

Доводы работника о несвоевременности предоставления отпуска и отсутствии графика отпусков не являются юридически значимыми при решении требований, связанных с наличием у него права на выплату компенсации за нарушение срока оплаты отпуска. В данном случае следует правильно установить первый день отпуска и дату выплаты отпускных сумм. С учетом изложенного решение суда является законным и обоснованным. Оснований для его отмены по доводам апелляционной жалобы не имеется.

Приведенные примеры содержат не единообразное толкование норм, регламентирующих порядок предоставления ежегодных отпусков как со стороны работника и работодателя, так и со стороны суда.

Из анализа судебных актов следует, что суды отказывают работнику в его требовании признать уважительной причиной его отсутствия на работе произвольное нахождение в отпуске. Это в полной мере касается и льготных категорий сотрудников, которые при наступлении гарантированных законом обстоятельств используют ежегодный отпуск даже без его оплаты. Суды действуют, как правило, формально, без учета существа дела о вынужденных поступках работника из-за отсутствия в организации графика отпусков, признавая время использования отпуска, не согласованного с работодателем, прогулом.

Документы для кадровой службы

Какие документы подтверждают правомерное использование работником оплачиваемого ежегодного отпуска? Их можно разделить на оформленные в первый год работы у данного работодателя (комплект из заявления и приказа об отпуске) и в последующие годы (график отпусков и приказ об отпуске).

Именно на их основании происходят отражение сведений о времени ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, учет предоставленных отпусков и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков следует внести соответствующие изменения с разрешения руководителя организации, утвердившего график.

К сведению. На практике применяются утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а именно форма N Т-7 "График отпусков" и форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику". Несмотря на то что с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, большинство работодателей утвердили их в качестве локальных форм первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. Дело в том, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Как известно из вышеуказанного Постановления Госкомстата, формы N Т-6 и N Т-7 составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации и объявляются работнику под личную подпись.

В первый год право требования использования отпуска путем его предоставления в натуре и даже с частичной денежной компенсацией у работника возникает по истечении шести месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя (см. ст. ст. 121, 122 и 126 ТК РФ). Такой работник, как правило, не включается в график отпусков на очередной календарный год, тем более если он трудоустроился к данному работодателю не с начала года. Учитывая, что график отпусков на конкретный календарный год у добросовестных работодателей действует с 17 декабря предыдущего года, то, как было отмечено выше, реализация права на оплачиваемый ежегодный отпуск оформляется путем подачи заявления и издания приказа о предоставлении отпуска (см. ч. 2 и 3 ст. 122 ТК РФ).

Таким образом, комплект документов, состоящий из заявления работника и приказа руководителя, допустим при строго ограниченных законом обстоятельствах, которые, в частности, указаны в ч. 2 ст. 124 ТК РФ (оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска была произведена несвоевременно либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала).

Таким образом, отсутствие в организации графика отпусков лишает и работодателя, и работника возможности планировать эффективное предоставление и использование ежегодного оплачиваемого отпуска за второй и последующие годы работы в организации. К тому же график отпусков должен быть утвержден работодателем после учета мнения профкома организации (при его наличии), поэтому несоблюдение данной процедуры будет являться еще одним нарушением ТК РФ.

Действия работника

Работнику, по сути, безразлично, каким образом работодатель оформит ежегодный оплачиваемый отпуск. Другое дело, если отпуск не будет оформлен своевременно, тогда-то и начинается поиск действенных способов защиты своего конституционного права на оплачиваемый ежегодный отпуск (часть пятая ТК РФ, ст. ст. 352 - 419), что приводит к конфликтам.

Если работодатель своевременно не доведет до сведения сотрудников график отпусков, предварительно согласовав с ними желательные даты, то в начале очередного календарного года они могут избрать один или несколько вариантов воздействия на работодателя с целью заставить его исполнить предписания ч. 2 ст. 22 и ст. 123 ТК РФ.

Причем лишь индивидуальный трудовой спор, который рассматривается комиссией по трудовым спорам (при ее наличии в организации) и судами, требует от работника предварительного обращения к работодателю для непосредственного урегулирования с ним этой ситуации (что следует из норм ст. 381 ТК РФ). Остальные способы защиты своего права на гарантированный ежегодный оплачиваемый отпуск (обращение в государственную инспекцию труда) допускают действия работника в установленном ТК РФ порядке, без первоначальной попытки решить эту проблему с работодателем.

Вместе с тем независимо от способа защиты своего права на использование, перенос, продление, выход на работу из оплачиваемого ежегодного отпуска работник не должен действовать самовольно, без соблюдения соответствующих норм ТК РФ. Если это произойдет, то он сам станет нарушителем закона.

Мнение. Радмила Хосаева, юрист ООО "Прогресс"

На первый взгляд кажется, что отсутствие графика отпусков не так уж страшно. Справляется же как-то организация без него. Однако работодателю следует иметь в виду, что любая конфликтная ситуация с продолжительностью и периодами отпуска будет упираться в график отпусков. И именно его наличие часто является решающим аргументом в пользу работодателя в судебных спорах.

Приведем пример, с которым мы столкнулись на практике. В организации отсутствовал график отпусков, но существовало негласное правило, согласно которому работникам запрещалось брать отпуск на пять дней с понедельника по пятницу. Допускался только отпуск с понедельника по воскресенье продолжительностью семь календарных дней. Сотрудники, которые приносили подобные заявления, по требованию руководства переписывали их на недельные, даже если были против. В ином случае их просто не отпускали в отпуск. Требование о том, чтобы один из отпусков был продолжительностью не менее двух недель, в компании соблюдалось.

Напомним, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем по соглашению между работником и работодателем он может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Никаких ограничений и требований, касающихся оставшихся 14 дней, законодательство не содержит, в том числе и в отношении выходных дней. Поэтому они могут быть предоставлены сотруднику частями и приходиться только на рабочие дни или только на выходные либо и на те и на другие дни (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).

Но вернемся к нашему примеру. Подобная практика существовала в компании довольно долго, пока в организацию не пришел "просвещенный" сотрудник, руководивший профсоюзом на прошлом месте работы. После того как его заявление на отпуск на пять дней "завернули", он написал заявление с просьбой предоставить ему оставшиеся две недели отпуска по одному дню в пятницу еженедельно на зимние месяцы. Работодатель также ему отказал, сославшись на сложный документооборот и загрузку бухгалтерии. Сотрудник обратился в трудовую инспекцию. Проверка не заставила себя долго ждать и выявила не только отсутствие графика отпусков, но и другие нарушения. С тех пор работодатель согласовывает отпуск на пять дней всем желающим.

Если бы график отпусков в компании был, то в случае спора (когда не могут согласовать разбивку отпуска на части в течение года) он имел бы приоритетное значение и именно ему должны были бы следовать работник и работодатель (ст. 123 ТК РФ).

В. Архипов

практикующий юрист

* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены четыре вида отпусков:
ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск без сохранения заработной платы (содержания);
отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком

Составление графика отпусков

В соответствии со статьями 114 и 115 ТК РФ все сотрудники, работающие в организации по трудовому договору, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней . Иногда к основному отпуску присоединяется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, он предоставляется за особый характер труда, за работу во вредных и опасных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116ТКРФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
График отпусков - это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.
Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 - шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.
График отпусков (форма № Т-7) подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений. Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.
График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков.
Например, график на 2010 год должен быть утвержден не позднее 16- 17 декабря 2009 года.
Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков.
График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск .
О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.
Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска.
Трудовой кодекс не предусматривает обязанности знакомить всех сотрудников с графиком отпусков под расписку, однако лучше это все-таки сделать. В то же время достаточно того, чтобы каждый работник знал из правил внутреннего трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т.п.
Две недели - это малый срок, трудно спланировать полноценный продуманный отдых. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.
Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации, где вывешиваются на видном месте.
Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т - б), если он будет издан в срок.
Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время .

Разработка графика отпусков

Прежде чем приступить к составлению графика отпусков, надо уяснить несколько моментов.
1. Разработка графика отпусков - процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно при большой численности персонала в организации. Учитывая, что Трудовой кодекс устанавливает требование по утверждению графика отпусков не позднее, чем за две недели до начала календарного года (не позднее 17 декабря), его разработка должна начаться раньше. Когда именно - решает руководитель предприятия или кадровые службы, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет. Если к началу декабря будут собраны все необходимые данные, то удастся своевременно подготовить график к утверждению.
2. При составлении графика отпусков можно применять два подхода :
- реальный подход. График отпусков составляется, чтобы действительно служить рабочим документом в течение всего года. Реальный подход- это правильный путь, но применяется он не везде. В основном он используется на крупных предприятиях, где работает более тысячи человек и без графика отпусков просто не обойтись, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, встречаются ситуации, когда сотрудники отказываются брать отпуск по разным соображениям: кто-то боится потерять рабочее место, кто-то желает заработать. Работодателю в таком энтузиазме выгоды нет, ведь не предоставление отпусков - это серьезное нарушение трудового законодательства. Имея утвержденный график, можно настоять на том, чтобы сотрудник ушел в отпуск;
- формальный подход. Суть его в том, что график составляется и существует как формальный документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход популярен в организациях с небольшим штатом сотрудников и демократическими принципами управления. Если отпуска предоставляются работникам по их заявлениям в любое время, то заранее утвержденный график с фиксированными отпусками может быть неудобен. Поскольку Трудовой кодекс требует принятия графика отпусков, в назначенное время его необходимо составить и утвердить, пусть даже он будет носить формальный характер. Обычно перед проверкой такой график приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков.
Выбрать первый подход правильно не только с точки зрения закона, но и удобно: имея реальный график отпусков, бухгалтерии проще планировать денежные суммы на выплаты отпускникам. Недовольными, скорее всего, будут некоторые работники, им придется долгожданный отпуск планировать почти за год.
Второй подход больше устроит работников, в меньшей степени - кадровые службы. Инспекторы по кадрам могут оказаться в неприятной ситуации, если неожиданная проверка из инспекции по труду выявит несоответствие времени отпусков в графике и в приказах.
Чтобы исключить риск, стоит придерживаться реального подхода к составлению графика отпусков.
А недовольных работников отослать к статье 123 ТК РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.
3. Для составления графика необходимо получить следующую информацию .
Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков.
В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов, директора подразделений). Они должны:
собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;
уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;
предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.
Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно - в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены.
Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков.
Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время.
Некоторым работникам федеральные законы предоставляют право уйти в отпуск в удобное для них время. Со всех льготников надо собрать заявления о времени будущего отпуска и составить их список. Если кадровые службы не имеют сведений о всех льготниках, работающих в организации (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы - удостоверения, медицинские справки и т.п.
При составлении графика иногда допускаются ошибки , связанные с тем, что не учитываются пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).

Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

В последнее время, в связи с заявлениями Президента РФ и министра труда РФ о том, что люди должны ежегодно отдыхать, графики отпусков и соблюдение порядка выплаты отпускных проверяются инспекторами Гострудинспекции особенно тщательно.
Следует не забывать, что большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, но есть и исключения :
если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на 3 дня (ст. 119 ТК РФ). Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании;
несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска;
период, когда организации удобнее предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск зимой или осенью, когда эти учреждения не загружены отдыхающими).
График отпусков утвержден, но это не означает, что он должен остаться неизменным - к сожалению, в жизни далеко не все складывается так, как планируется. То или иное событие может коренным образом изменить намеченную ранее перспективу. Это утверждение в полной мере касается и сроков предполагаемого отпуска, зафиксированных в графике отпусков.
В каких случаях можно вести речь о переносе отдыха на другой временной период.
Из текста статьи 124 ТК РФ следует, что заслуживающими внимания являются три обстоятельства, допускающие (при обоюдном соглашении сторон трудового договора) перенесение времени отпуска:
-работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;
-работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;
-предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном рабочим ритме работы организации. В таком случае время отдыха может быть перенесено на следующий рабочий год.
С переносом отпусков следует обращаться очень аккуратно. В соответствии с той же статьей 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд . Кроме того, нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Бывает, что у работника меняются личные обстоятельства, и он сам просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Идти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает администрация. Если с учетом производственной необходимости какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, то можно на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе.

Пример оформления
ГРАФИК ОТПУСКОВ, форма Т-7

Для увеличения изображения кликнуть по картинке

График отпусков на следующий год - вопросы декабря,

График отпусков - один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков - это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ );
лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ );
работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ );
работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ );
мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ );
один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ );
пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» );
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» );
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» );
инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах» );
супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих» );
граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» );
граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» );
лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов» );
женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» ).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 - должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 - ФИО работника.

В графе 4 - табельный номер.

В графе 5 - количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 - запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» - дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ , согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 - 176 ТК РФ ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов - заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ , а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска	Примечание

		Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014		Отпуск переносится по просьбе работника

Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска	Примечание

		Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25		Отпуск переносится в связи с болезнью работника

К сведению

Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска	Примечание

		Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014		Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска	Примечание

		Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26		Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 - дата переноса, в графе 10 - причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предполага-емого	Примечание

		Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у		Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

Унифицированная форма Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)М. В. Сезонов

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Примечание

количество календарных дней

перенесение отпуска

запланированная

факти-ческая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

Администрация

Директор

Сезонов Михаил Викторович

Три дня за ненормированный рабочий день

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Власова Марина Сергеевна

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013

Отпуск переносится по просьбе работника

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

Комлева Инна Геннадьевна

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

Комлева

И. Г. Комлева

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.

При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2019 году?

Общие аспекты

По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.

Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.

Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.

В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть .

Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.

При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.

Что это такое

График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.

Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.

Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.

Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.

Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим .

Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки. При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.

График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.

При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с .

По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.

Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.

Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7. При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.

В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях. Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.

Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.

Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?

Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом ().

При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.

Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.

До какого числа нужно сформировать

Когда должен быть составлен отпускной график? По утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.

Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2019 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.

С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.

Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков

К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.

Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.

Если отпуск разделен на части

Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.

В этом случае допустимо делить отпуск на части (). Закрепляется такая договоренность разными способами.

Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.

На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.

В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних .

Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.

Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы ().

Образец документа

Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:

список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
число отпускных дней для каждого работника;
предполагаемая дата начала отпускного периода;
возможность деления отпуска на части.

В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:

Часто задаваемые вопросы

Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.

Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.

При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.

В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.

При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.

Возможности 1С

Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».

В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».

Процесс формирования будет таким:

Открыть журнал «График отпусков организации»	И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ
В документе указать дату	И выбрать организацию
Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть	Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников»
При выборе сотрудников	Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную
Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7	Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала

Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».

При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.

В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.

Надо ли малым организациям

В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.

Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.

При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.

Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.

Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.

Как составить на 14 дней

Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.

Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.

Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.

При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.

Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.