Коды учета использования рабочего времени. Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений. Алгоритм работы с табелем
Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.
Как часто вы должны заполнять расписание?
Существует не трудно и быстро правило об этом, но, как правило, лучше, чтобы завершить их, как только вы можете, чтобы вы помните, что вы провели свое время. Если у вас нет таких заданий, вы можете их заполнять один раз в неделю. Если у вас есть много отдельных задач, которые нужно сделать за один день, лучше потратить несколько минут, записывая свое время, прежде чем покидать офис каждый день.
Как управлять отсутствием и отдыхом
Иногда вам не нужно записывать время на деятельность по проекту, потому что сотрудник не работает или в годовом отпуске. Когда период простоя затрагивает всех, например, закрытие офиса для отпуска, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы ваша команда не записывала время в эти дни.
Кто заполняет табель
Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.
Как преодолеть сопротивление использованию расписаний
В названии задачи высокого уровня нет ничего чувствительного для подавляющего большинства сведений о планировании проекта. Если это было запланировано, ваша команда может увидеть запланированную задачу в любом случае. Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда не хочет использовать расписания. Это может быть сложной задачей для перехода к записи времени, когда вы ранее не работали. Внедрение отслеживания времени является культурным изменением для многих организаций.
В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.
Алгоритм работы с табелем
Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Они считают, что расписания могут использоваться для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточно часов.
- Они считают, что в расписаниях много работы.
- Они чувствуют себя микроменеджментом.
Как сэкономить время при отслеживании времени
Лучший способ справиться с этими проблемами - сидеть с командой и объяснять, что вы делаете для их решения. Когда вы знаете, почему члены команды устойчивы к отслеживанию своего времени, вы можете самостоятельно решать свои проблемы. Отслеживание времени само по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным.
В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.
Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:
Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для тех же проектов, вы можете использовать функцию «Копировать последнюю неделю», чтобы автоматически заполнять расписание на этой неделе. Либо нажмите сохранить сразу, либо сделать несколько настроек и представить его.
Вы даже можете сэкономить время, когда вы создаете заказный расписание на этой неделе. Если ваше программное обеспечение для отслеживания времени связывается с вашим графиком проекта, вы можете «Автозаполнять», чтобы выполнить поставленные задачи, сохраняя при этом задание их ввода. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически отправят ваши данные времени в расписание проекта, обновив задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на сегодняшний день.
- Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
- Период, на который открывается табель.
- Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.
Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.
Со временем расписания станут нормой для вашей команды, и завершить их будет еще одной быстрой задачей. Вскоре вам будет интересно, как вам удалось запустить ваши проекты без богатых данных, которые обеспечивает отслеживание времени. Это не заставит вас долго ждать, пока ваши оценки не улучшатся, уверенность в вашей способности достигать предельных сроков улучшится, и все это будет отражено в ваших успехах.
В центре внимания - оценка методов работы и результатов работы. Способ работы включает в себя трудолюбие, командный дух и целевую ориентацию. Что касается результатов работы, то качество и удобоукладываемость, скорость и продажи также достигают целей продаж.
Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.
| Наименование | Буквенное обозначение | Цифровое обозначение | |
| 1 | Дневное и вечернее время работы | Я | 01 |
| 2 | Ночное время работы | Н | 02 |
| 3 | Работа по выходным и праздникам | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочная работа | с | 05 |
| 5 | Командировка | К | 10 |
| 6 | Основной отпуск | от | 14 |
| 7 | Дополнительный отпуск | од | 15 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 16 |
| 9 | Сокращенное время работы для учащихся | УВ | 17 |
| 10 | Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда | УД | 18 |
| 11 | и родам | р | 19 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) | оч | 20 |
| 13 | Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) | ож | 21 |
| 14 | Неоплачиваемый отпуск | до | 22 |
| 15 | Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом | ОЗ | 24 |
| 16 | Больничный | Б | 25 |
| 17 | Неоплачиваемая нетрудоспособность | т | 26 |
| 18 | Часы сокращения работы | лч | 27 |
| 19 | Простои (по причинам, не связанным с работником) | вп | 28 |
| 20 | Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) | г | 29 |
| 21 | Прогулы без уважительной причины | ПР | 31 |
| 22 | Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) | НС | 32 |
| 23 | Выходные дни | в | 33 |
| 24 | Забастовки | ЗБ | 34 |
| 25 | Неявки по неясным причинам | НН | 35 |
В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.
Если у сотрудника была управленческая ответственность, в свидетельстве о занятости также должен быть указан рейтинг для этого. Здесь важны не только работа сотрудника, но и результаты работы, достигнутые командой, возглавляемой ими. Наконец, в свидетельстве о трудоустройстве должен быть приведен краткий анализ преимуществ. Индивидуальные рейтинги и итоговые рейтинги должны соответствовать. Если все индивидуальные оценки хороши, общее резюме не может быть неадекватным.
Заполняем документ с использованием кодов
На практике распространены следующие формулировки. Заметьте. Необходимо также описать и оценить социальное поведение. Оценки классов обычно описываются в сертификате работы со следующими фразами: Ваше поведение было начальством, коллегами по работе, сотрудниками и клиентами.
Обычное заполнение бланка
Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.
В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.
Всегда образцовый: очень красивый или всегда безупречный: безупречный: удовлетворительный без вины: ниже среднего. Важен также порядок: если начальство не упоминается в первую очередь, это можно рассматривать как непослушание. Это классика скрытого языка свидетелей, так как только несколько работников знают эту проблему.
Окончательная формула в свидетельстве о занятости
Помимо оценки эффективности, на практике распространена шкала второго уровня, а именно окончательное сожаление, благодарность и формула пожеланий. Если эта формула отсутствует полностью или частично, свидетельство о занятости считается плохим и вряд ли подходит для применения.
В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.
Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.
«Мы благодарим г-на Мюллера за его ценный вклад и сожаление о потере его как коллеги, мы желаем ему всего наилучшего в его будущей карьере и жизни, и мы желаем ему дальнейших успехов». Объяснения показали, что многие трудные ловушки скрываются в ловушках, которые быстро распознаются обученным персоналом. Если работник не удовлетворен своим сертификатом, рекомендуется провести демонстрацию с работодателем. Однако, если этот человек не готов к добровольному совершенствованию, необходимо будет обратиться в суд в случае достаточных и неадекватных оценок.
Заполняем табель учета рабочего времени с умом
Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.
Свидетельство о трудоустройстве может проложить путь к следующему заданию - или сделать перезапуск более сложным. Если сотрудник получает промежуточный сертификат или, оставив свой окончательный сертификат, могут быть легко обнаружены хотя бы формальные ошибки. Трудно обнаружить ошибки в оценке, потому что язык сертификата и его подводные камни не всегда известны сотруднику. Проверка свидетельства о трудоустройстве: эти моменты важны. Основные подводные камни в свидетельстве о занятости. Должно быть достаточно хорошо известно, что свидетельство о занятости должно быть написано «доброжелательно». Однако проблема заключается в том, что подразумевается под «доброжелательным». Свидетельство о найме может соответствовать. § 109 Торговые правила не содержат каких-либо признаков или формулировок, которые делают любое заявление иным, чем внешняя форма или формулировка сотрудника. Скрытые отрицательные намеки недопустимы. Однако доброжелательный рейтинг не соответствует хорошему. Даже плохой рейтинг может быть доброжелательным, если работодатель правильно его обрабатывает. Тем не менее, на практике оценки плохо и достаточно редко присуждаются, поскольку работодатель в этом отношении несет бремя доказывания в этом процессе. Оценки очень хорошие и хорошие, однако, сотрудник объяснить. На практике, по крайней мере, в общей оценке, класс обычно присваивается хорошо, хотя в юридическом плане только одно приложение для класса имеет удовлетворительно достаточные шансы на успех. Следует проявлять осторожность, если рейтинг всегда очень хорош: это способ часто хвалить работника, и такой сертификат работы может нанести ущерб на практике в целях применения. Форма доставки Сертификат о трудоустройстве не должен направляться по электронной почте. Скорее, это написано на фирменном бланке компании для создания используемой бумаги, должно быть хорошего качества. Дата выпуска должна быть такой же, как и в последний день трудовых отношений. Грамматика и должна быть безупречной. Каждое свидетельство о трудоустройстве должно быть подписано компетентным образом вместе с печатным указанием лица нижеподписавшегося. В противном случае было бы непонятно, кто написал показания. Подпись лица на том же уровне иерархии компании, что и лицо, покидающее лицо, недопустимо. Если вы сомневаетесь, вы играете это безопасно, когда сертификат работы подписывается руководством. Сертификат должен быть написан на немецком языке. Морщины, трещины и жирные пятна не допускаются. Разрешается списание свидетельства о трудоустройстве при отправке. Индивидуальное описание деятельности в компании. Дата ввода и выхода сотрудника, работающего в компании, должна быть воспроизведена правильно. То же самое относится к имени, дате рождения и месту рождения работника. Сама компания также должна быть кратко представлена в двух или трех предложениях. Здесь может быть введен объект предприятия, количество сотрудников и, при необходимости, оборот. Свидетельство о занятости должно содержать бесплатное, но правильное описание задач, карьеру в компании и, при необходимости, ответственность руководства. Это более важно для целей заявки, чем оценка, поскольку она дает очень индивидуальную информацию о деятельности сотрудника. Если сотрудник несет ответственность за сотрудников в качестве надзора, это должно быть в свидетельстве о трудоустройстве. Причина отправления не может быть принята без согласия работника. Речь идет о том, является ли причина прекращения. Один работодателем должен предоставляться только по оперативным причинам. Поведенческие и личные причины не должны упоминаться. Если у вас есть сомнения, лучше, если в свидетельстве о занятости не говорится о причине ухода. Оценка работника. Оценка работника отражает эффективность и социальное поведение. Производительность структурирована по-разному в зависимости от деятельности и, в частности, имеет следующие вопросы: Какие знания специалиста у сотрудника есть? Какое понимание у него есть? Эффективно ли работает работодатель в стрессовых ситуациях?
- Вот почему важно проверить, все ли в порядке с вашим сертификатом работы.
- В случае, если работодатель - непреднамеренно - может сделать много ошибок.
На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.
Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.
Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере
Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).
Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.
Использование специального программного обеспечения
При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.
При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.
Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.
О хранении документов
Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.
Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.
При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.
Кому может понадобиться табель?
Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.
Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.
Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.
В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2017 году
Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».
Можно ли использовать свои сокращения
Предприятие вправе самостоятельно дополнить при необходимости буквенные обозначения (согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка. При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.
Заполняем документ с использованием кодов
В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52Н. Заполнение происходит двумя способами:
- Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
- Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.
Выбор способа определяется кадровой и организации. Табель учета рабочего времени обозначения, расшифровка кодов, а так же способ заполнения документа необходимо закрепить в локально нормативном документе организации.
В форме 0504421 табеля учета рабочего времени условные обозначения проставляются только буквенные символы (Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Необходимо помнить основные правила заполнения документа:
- Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
- Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы), вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
- В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы отклонений, в нижней половине клетки — условные обозначения отклонений.
- В случае, если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код отклонения, а знаменатель — часы работы. Например Н/2 означает, что работник отработал в ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
- Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и порядке утвержденным учреждением.
- В строке «Вид табеля» указывается: при первичном заполнение цифровое обозначение — «0», при корректировке, начиная с единицы проставляется соответствующий номер: «1», «2» и т.д.
Образец заполнения формы 0504421
Кто должен вести
Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и тп), в зависимости от структуры и кадровой политики.
Сколько хранить
Форма 0504421 хранится 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными — 75 лет (ст. 586 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).