Как оформить возврат товара поставщику некачественный товар. Как оформить возврат товара поставщику — документы, оформление претензии на возврат товара

В данной ситуации имеет место возврат по основаниям, предусмотренным в законодательстве. Документальное оформление возврата товаров зависит от того, успел покупатель принять товары на учет или нет:

Налоговые и бухгалтерские изменения в 2017 году
С 2017 года в работе бухгалтеров многое поменялось. О самых актуальных изменениях читайте в этом разделе.
Утвердили новые КБК по страховым взносам и упрощенке
Изменились правила заполнения поля 101 в платежном поручении .
Страховые взносы передали налоговикам.
Появилась новая отчетность - расчет по страховым взносам , СЗВ-СТАЖ и другая.
По-новому теперь надо подтверждать .
Хочу быть в курсе всех изменений >>

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Товар еще не принят на учет. Если несоответствие товаров условиям договора или требованиям законодательства обнаружено в момент их приемки, то покупатель составляет акт, например, по форме № ТОРГ-2 (№ ТОРГ-3). На основании этого документа он может отказаться от поступивших товаров и потребовать их замены или возврата денег. Договор купли-продажи (поставки) в этом случае считается неисполненным, а полученные товары покупателем – принятыми на ответственное хранение (п. 1 ст. 454 ГК РФ).

Товар принят на учет. Тот факт, что товар не соответствует требованиям по качеству или другим условиям договора поставки или же требованиям законодательства, покупатель может обнаружить уже после того, как оприходовал эту продукцию. Выявленные недостатки он должен зафиксировать в акте. Унифицированной формы для этого документа нет, поэтому покупатель должен разработать ее самостоятельно.

Задокументировать возврат можно, например, товарной накладной по форме № ТОРГ-12 или расходной накладной, составленной в произвольной форме. Главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Покупатель – плательщик НДС на стоимость возвращаемых товаров обязан выставить бывшему поставщику счет-фактуру, ведь происходит «обратная» реализация (подп. «а» п. 7 раздела II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56.

Если покупатель не принял к учету часть товара, то на возвращенный товар он счет-фактуру не составляет. Продавец принимает к вычету НДС по возвращенному товару на основании корректировочного счета-фактуры (п. 3 ст. 168, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ, п. 2 приложения 2 и п. 12 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, письма Минфина России от 20 февраля 2012 г. № 03-07-09/08, от 10 февраля 2012 г. № 03-07-09/05).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Основания для возврата

Возвратить приобретенный товар покупатель может по основаниям, предусмотренным в законодательстве или указанным в договоре .

Причины возврата предусмотрены в законодательстве
Организация-покупатель может вернуть приобретенный товар при следующих обстоятельствах:

продавец не передал в установленный срок принадлежности или документы, относящиеся к товару (ст. 464 ГК РФ );
было передано меньшее количество товара, чем определено договором (п. 1 ст. 466 ГК РФ );
ассортимент переданного товара не соответствует ассортименту, указанному в договоре (п. 1 и 2 ст. 468 ГК РФ);
организация в разумный срок не выполнила требования покупателя о доукомплектовании товара (п. 2 ст. 480 ГК РФ );
организация передала покупателю товар несоответствующего качества, в поврежденной или испорченной упаковке, таре, и эти нарушения существенные. То есть их нельзя устранить, либо затраты на их устранение слишком велики в сравнении со стоимостью этого товара и т. п. (п. 2 ст. 475 и ст. 482 ГК РФ).

О выявлении любого из перечисленных нарушений условий договора покупатель обязан известить продавца (п. 1 ст. 483 ГК РФ ).

Если у покупателя появляется право возвратить товар на основаниях, предусмотренных законодательством, происходит расторжение договора в одностороннем порядке. В этом случае:

покупатель возвращает товар продавцу;
обязательство покупателя по оплате товара прекращается, если, конечно, расторжение договора произошло до оплаты товара;
покупатель может потребовать возврата денег, если товар уже был оплачен.

Документальное оформление

Документальное оформление возврата товаров зависит от того, успел покупатель принять товары на учет или нет.

Товар еще не принят на учет. Если несоответствие товаров условиям договора или требованиям законодательства обнаружено в момент их приемки, то покупатель составляет акт, например, по форме № ТОРГ-2 (№ ТОРГ-3 ). На основании этого документа он может отказаться от поступивших товаров и потребовать их замены или возврата денег. Договор купли-продажи (поставки) в этом случае считается неисполненным, а полученные товары покупателем – принятыми на ответственное хранение (п. 1 ст. 454 ГК РФ ).

Акт составляют в четырех экземплярах. В нем указывают сведения о товаре, к которому есть претензии по его количеству, качеству, ассортименту и т. д. Документ подписывают обе стороны – как продавец, так и покупатель. Один экземпляр акта покупатель передает продавцу вместе с товаром при его возврате.

Товар принят на учет. Тот факт, что товар не соответствует требованиям по качеству или другим условиям договора поставки или же требованиям законодательства, покупатель может обнаружить уже после того, как оприходовал эту продукцию. Выявленные недостатки он должен зафиксировать в акте . Унифицированной формы для этого документа нет, поэтому покупатель должен разработать ее самостоятельно.

Задокументировать возврат можно, например, товарной накладной по форме № ТОРГ-12 или расходной накладной, составленной в произвольной форме . Главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Покупатель – плательщик НДС на стоимость возвращаемых товаров обязан выставить бывшему поставщику счет-фактуру, ведь происходит «обратная» реализация (подп. «а» п. 7 раздела II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56 .

Бухучет: возврат предусмотрен законодательством

Возврат товара отразите в бухучете в зависимости от того, в каком периоде получена претензия покупателя:

после окончания года, в котором прошла реализация, но до утверждения отчетности за этот год ;
после утверждения отчетности за год, в котором прошла реализация .

Если брак выявлен до окончания года, в котором прошла реализация, скорректируйте сумму продаж в периоде выявления некондиционного товара. В бухучете такие операции отразите следующим образом.

В момент реализации (до выявления брака):

Дебет 62 Кредит 90-1
– отражена выручка от реализации;

Дебет 90-2 Кредит 41
– списана себестоимость проданного товара.

– начислен НДС.

После того как получена претензия покупателя:

Дебет 62 Кредит 90-1
– сторнирована выручка по бракованным товарам;

Дебет 90-2 Кредит 41
– сторнирована себестоимость бракованного товара.

Одновременно, если платите НДС и товары им облагаются, сделайте такую запись:

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– сторнирован начисленный НДС.

Право собственности при реализации товара может сохраняться за продавцом, например, если:

в договоре купли-продажи предусмотрен особый переход права собственности к покупателю, например, после оплаты (ст. 491 ГК РФ ). Подробнее об этом см. Как определить момент перехода права собственности при продаже товара ;
основания для возврата товара возникают у покупателя в момент его приемки. То есть фактически покупатель не принял товар и не оприходовал его (п. 1 ст. 458 ГК РФ ).

До тех пор пока право собственности не перейдет к покупателю, товар учитывают на балансе продавца. То есть отражают по дебету счета 45 «Товары отгруженные».

Возвращенные покупателем товары принимают к учету в зависимости от характера их дальнейшего использования. Делайте это на основании:

документа, свидетельствующего о возврате товаров, оформленного покупателем, например, по форме № ТОРГ-12 с пометкой «На возврат». Если, конечно, основания для возврата товара возникли после его приемки покупателем;
акта по форме № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3 , если недостатки товара выявлены при приемке покупателем.

Возврат товара влияет на уплату НДС. Однако основания таких изменений зависят от того, переходило право собственности к покупателю или нет.

Право собственности перешло к покупателю. Если покупатель возвращает реализованный ему товар, НДС, ранее предъявленный ему и уплаченный в бюджет, продавец вправе принять к вычету (

Многие бизнесмены, занимающиеся внешнеэкономической деятельность, наверняка сталкивались с ситуацией, когда поставщик вручал им некачественные бракованные товары. Важно понимать, что товары ненадлежащего качества можно вернуть поставщику. Продавец будет обязан вернуть деньги либо обменять товар на качественный. Но как оформить возврат товара поставщику? Какие документы нужны для возврата? И какие самые распространённые причины возврата? Ниже мы узнаем ответы на эти вопросы.

Распространённые причины возврата товаров

К сожалению, не все поставщики являются добросовестными исполнителями. Спустя какое-то время после получения груза покупатель может обнаружить, что товар не соответствует договору о поставке (надо заметить, что с подобными проблемами нередко сталкиваются партнёры некоторых поставщиков из Китая). В таком случае он может захотеть обменять груз либо получить обратно свои деньги.

Самыми распространёнными причинами возврата являются следующие ситуации:

Был поставлен товар ненадлежащего качества (присутствуют поломки, отсутствуют некоторые детали и так далее).
Вещи не упакованы должным образом либо упаковка отсутствует полностью.
Поставщик продал не тот товар, который был указан в договоре.
Несоответствие ассортимента контракту.
Отсутствует необходимая документация (сопроводительные документы, сертификат качества, инструкция и так далее).
Истёк срок годности.
Продавец утаил от покупателю какую-либо важную информацию.

Правовые основа возврата товаров

Вернуть вещи поставщику можно в двух случаях:

Если товар не соответствует требованиям, которые зафиксированы в условиях контракта (низкое качество, отсутствует необходимая сопроводительная документация, отсутствует упаковка и так далее). Ненадлежащее качество может быть выявлено в момент получения объектов торговой сделки, в процессе реализации и так далее.
Зачастую поставщик при продаже выдаёт покупателю гарантийный документ, в котором оговариваются сроки, в течение которых он может обменять бракованные вещи или вернуть деньги.
Возврат по взаимному согласию сторон. Бывает и так: поставщик выполнил свою часть сделки и доставил покупателю вещи надлежащего качества, продавец их принял, а позже выяснил, что это не совсем та продукция, которую он хотел. Конечно, покупатель может захотеть отказаться от этого товара, однако поставщик в таком случае не обязан принимать его обратно.
Впрочем, покупатель может договориться с продавцом о возврате по взаимному согласию сторон. Тогда заключается так называемый договор обратной реализации, в соответствии с которым фактически покупатель будет выступать в роли поставщика, а поставщик — в роли покупателя. В таком случае в налоговом документе нужно обязательно отразить этот факт, чтобы избежать двойной уплаты НДС.

В некоторых случаях поставщик может отказаться обменять товар или вернуть деньги, но тогда ему нужно будет доказать, что порча:

произошла по вине покупателя,
была вызвана действием непреодолимых сил (так называемые форс-мажорные ситуации).

Документальное оформление возврата некачественного товара поставщику

Если покупатель во время приёмки или в процессе реализации вещей обнаружил брак, ему следует документально оформить возврат некачественного товара поставщику. Сделать это можно так:

Список документов

Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Документы следующие:

или договор о поставке.
Любой документ, подтверждающий юридический статус покупателя.
Счёт-фактура.
Акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
Расходная накладная по форме ТОРГ-12, которая содержит ссылку на акт о расхождении по форме ТОРГ-3 или ТОРГ-2.
Если вещи возвращаются в день покупки, то нужно также приложить чек, в котором зафиксирован факт осуществления покупки. Также необходимо оформить специальный акт по форме КМ-3.
Если вещи возвращаются не в день покупки либо чек утерян, следует приложить также расходный кассовый ордер по форме КО-2.

При обнаружении брака нужно документально оформить возврат товара.

Как оформляется письмо или претензия на возврат товара: содержание и образец

Для разрешения спора во внесудебном порядке можно отправить продавцу претензию на возврат. Письмо о возврате товара поставщику составляется на фирменном бланке компании, а подписывает его уполномоченное лицо, которое выступает от имени компании (это может быть бухгалтер фирмы, обладающий такими полномочиями, хозяин компании, его доверенное лицо и так далее). Образец претензии .

Полное название компании.
Юридический и фактический адрес компании.
Сведения о покупателе и его реквизиты.
Номер и дата договора, на который оформляется данная претензия.
Полный список претензий к товару (качество, количество, комплектность и так далее). При составлении списка желательно ссылаться на действующее законодательство о возврате вещей, чтобы претензия выглядела корректно.
Полный список требований к поставщику (возврат, обмен, денежная компенсация и так далее).
Сроки, которые отводятся на рассмотрение претензии поставщиком. В течение этого срока продавец обязан письменно уведомить покупателя о своём решении.
Сопроводительные документы.

А как вернуть товар в Китай физическим лицам? Смотрите видео:

Подведём итоги. Во-первых, продавцу можно вернуть вещи только в двух случаях — если был продан товар ненадлежащего качества либо возврат осуществляется по взаимному согласию сторон. Во-вторых, самыми частыми причинами возврата вещей ненадлежащего качества является наличие поломок и неисправностей, отсутствие упаковки, отсутствие необходимых сопроводительных документов и сертификатов, истечение срока годности товара. В-третьих, для возврата вещей ненадлежащего качества потребуется оформить несколько обязательных документов (акт о расхождении, расходная накладная и некоторые другие).

Предприятия нередко сталкиваются с проблемой оформления возврата товара и связанных с этой операцией особенностей налогообложения.

С правовой точки зрения различные причины возврата товара представляют собой совершенно различные операции перехода права собственности на товар с существенными отличиями в налогообложении.

При покупке товара на основании договора купли-продажи, отношения в рамках которого регулируются статьями 454-558 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с положениями ст.223 ГК РФ право собственности на товар переходит от продавца к покупателю непосредственно после отгрузки товара, то есть с момента передачи вещи, за исключением случаев, предусмотренных законом или условиями договора.

Положениями главы 30 ГК РФ определен следующий порядок передачи товара:

* путем вручения покупателю;

* товар передается с полным пакетом сопроводительных документов;

* ассортимент и количество товара должны соответствовать условия договора;

* если предусмотрена комплектация, то в наличии должен иметься указанный в документах комплект;

* товар должен быть определенного качества в соответствии с установленными для него техническими и т.п. нормами;

* товар должен быть упакован в соответствии с его физическими свойствами;

* наконец, товар должен быть свободен от прав третьих лиц.

Все эти условия передачи товара регламентируются Гражданским кодексом, а, следовательно, являются необходимыми для совершения сделки купли-продажи и обязательными для участвующих в них сторон.

Таким образом, при получении товара (в том числе и неоплаченного), как правило, у покупателя претензий к поставщику не возникает, что подтверждается документально. Какие-либо особые условия перехода права собственности также не оговорен, и товар с момента получения принадлежит покупателю. Факт поступления товара оформлен бухгалтерскими проводками: товар оприходован на балансовом счете >, НДС принят к вычету, задолженность поставщику отражена по счету 60 >, оплата - по кредиту счетов 50 > или 51 >.

В бухгалтерском учете поступление товаров отражается одинаково, вне зависимости от его дальнейшей судьбы.

Однако товар не всегда удается реализовать. В таком случае во избежание прямых убытков у покупателя возникает необходимость возврата товара поставщику.

В зависимости от основания обратной передачи товара возникают противоположные налоговые последствия.

На практике причины возврата товара можно разделить на две группы: возврат на законных основаниях и возврат по соглашению сторон.

Возврат в соответствии с действующим законодательством

Все ситуация, при наступлении которых покупатель может вернуть товар, перечислены выше и являются прямым нарушением статей главы 30 ГК РФ. Это и передача меньшего количества товара, и нарушение комплектности, не тот ассортимент и т.д. В этом случае возникает прямое нарушение продавцом договорных условий.

К сожалению, в некоторых случаях ГК РФ не позволяет покупателю в одностороннем порядке и единовременно вернуть не устраивающий его товар.

Например, в соответствии со ст.474 ГК РФ возвратить некачественный товар можно только при обнаружении таких недостатков, которые не могут быть устранены без существенных дополнительных расходов, либо появляются вновь после устранения.

При передаче некомплектного товара покупателю сначала приходится обращаться к продавцу с требованием доукомплектовать товар или же снизить цену. В требовании должен быть оговорен срок его исполнения.

Если возврат происходит по причинам, указанным в законодательстве, то договор купли-продажи или договор поставки считается нарушенным, то есть практически не выполненным одной из сторон. В таком случае подобный договор можно считать расторгнутым, из чего следует вывод об отсутствии изначальных отношений между контрагентами, а, следовательно, и об отсутствии первоначальной реализации, поскольку некачественная продукция по определению не является чем-то, предназначенным для продажи. Для целей налогообложения она товаром не признается.

В этом случае и у продавца, и у покупателя делаются сторнировочные проводки, устраняющие из бухгалтерского учета саму операцию поставки. Кроме того, на основании ст.171 НК РФ при возврате поставщику товаров он имеет право на принятие к вычету НДС, ранее включенный в цену товара и уплаченный в бюджет. Практически это является подтверждением того, что налоговые органы не признают первоначальную передачу товаров реализацией, а, следовательно, и обратная передача товаров реализацией не является.

Возврат товара по соглашению сторон

Причинами возврата товара могут быть не только факты нарушения законодательства в части договорного права со стороны поставщика. В случае отсутствия у покупателя претензий к поставщику по качеству, ассортименту и комплектности товара, а также при наличии особых условий в договоре возникает возможность возврата товара по соглашению сторон. Например, покупатель не смог реализовать товар из-за отсутствия спроса, в силу сезонных факторов или по причине морального износа. Также договором могут быть оговорены особые условия возврата, например, на основаниях, предусмотренных ст.523 ГК РФ, при неоднократном нарушении сроков поставки, определенных в договоре.

В подобных случаях произошла первоначальная реализация, право собственности на законных основаниях перешло от поставщика к покупателю в момент отгрузки. Претензий к качеству, количеству, ассортименту и т.п. не возникает ни в момент отгрузки, ни после. Здесь уже нет ни нарушения закона, ни несоблюдения договорных отношений. Вынужденный возврат товара поставщику будет означать обратный переход права собственности на товар.

В соответствии с нормами НК РФ данная операция является реализацией, поскольку пунктом 1 ст.39 НК РФ установлены следующие критерии реализации:

* передача права собственности на товары от одного лица другому лицу;

* возмездная основа сделки.

На этом основании у поставщика и покупателя возникают новые обязательства, где они меняются ролями со всеми последствиями, вытекающими из нового договора купли-продажи. В случае, если возможность возврата товара предусмотрена первоначальным договором, нового, конечно, не требуется.

У покупателя (теперь уже -- продавца) возврат товара отражается как обычная реализация с использованием счета 90 >. Реализация в обычном порядке облагается НДС, как это регламентируется ст.146 НК РФ. Поэтому покупатель при возврате должен выписать счет-фактуру, вернуть товар с оформлением накладной унифицированной формы ТОРГ-12. В накладной и счет-фактуре указывается цена товара, по которой он приобретался.

У поставщика товар приходуется так же, как и раньше у покупателя применением бухгалтерских счетов 41 >, 60 > и 19 >.

Суммы НДС, предъявленные ранее продавцом покупателю, в случае возврата этих товаров продавцу подлежат вычету на основании п.5 ст.171 НК РФ с обязательным оформлением счет-фактуры. В случае отсутствия счет-фактуры вычет применить нельзя. Порядок оформления счет-фактур при возврате товара подробно изложен в письмах Минфина РФ от 03 апреля 2007 г. No03-07-09/3 и от 12 августа 2008 г. No 03-07-09/23.

Консультант по налогообложению - Воронина Н.И.