1с 8 зуп 3 отчет об отпусках. Как откорректировать остатки отпусков и как изменить количество дней отпуска в год с определенной даты. Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить
Остатки отпуска в 1С Зарплата и Управление Персоналом 3
В 1С «Зарплата и управление персоналом» версии 3.1 очень удобный функционал учета отпусков. По умолчанию всем сотрудникам полагается основной отпуск, являющийся ежегодным и согласно законодательства, продолжающийся 28 календарных дней.
В зависимости от местонахождения организации и условий труда сотрудникам возможно назначать ежегодные отпуска дополнительно к основному. К таким отпускам относятся: северный, дополнительный отпуск за вредность, дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС и др. Данные виды отпусков становятся доступными для назначения после необходимых настроек информационной базы.
Так, например, для дополнительного отпуска согласно территориальным условиям, в настройках организации на вкладке «Основные сведения» установим соответствующие флажки, как на рисунке:
А чтобы назначить дополнительный отпуск за вредные условия труда, в настройках состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты) укажем, что начисляем надбавку за вредные условия труда:
В справочнике Виды отпусков (Настройки – Предприятие) можно просмотреть доступные для назначения отпуска. При необходимости можно создать новый отпуск, отвечающий требованиям условий труда, действующим на предприятии. Во вновь создаваемом виде отпуска указываем его наименование, периодичность и продолжительность.
Также в ЗУП 3.1 предусмотрена возможность назначения дополнительных отпусков для отдельных категорий работников в штатном расписании. Впоследствии, при приеме на работу в должность с дополнительным отпуском данные автоматически заполняются в карточке сотрудника.
При внесении изменений в штатное расписание необходимо учесть следующее: если мы изменяем отпуска в должностях, на которых уже приняты сотрудники, то автоматически сведения у этих сотрудников не обновятся. Чтобы актуализировать данные, необходимо создать документ «Кадровый перевод» и в нем указать изменение дополнительного отпуска.
В случае ухода сотрудника в отпуск, в информационной базе создается документ «Отпуск», который делает записи об использовании отпусков в регистре накопления «Фактические отпуска»:
Из документа «Отпуск» можно сформировать справку об остатках отпусков. Также данную информацию можно просмотреть, сформировав в разделе Кадры отчет «Справка об остатках отпусков».
Также в конфигурации предусмотрена возможность ввода остатков отпусков сотрудников. Если до этого учет велся в другом программном обеспечении или сотрудники были приняты до начала эксплуатации программы, такой функционал решает проблему автоматизации кадрового учета, потому что не нужно вводить документ «Прием на работу» для каждого сотрудника. Начальная штатная расстановка создается в подразделе «Данные на начало эксплуатации» (раздел Главное – См. также).
В табличной части мы заполняем данные сотрудника, дату приема, должность, оклад, количество занимаемых ставок и способ расчета аванса. По умолчанию в графу отпуска подтягивается основной отпуск, внести изменения мы можем, нажав гиперссылку с количеством дней отпуска и внести информацию по дополнительным отпускам, а также указать остатки отпусков за трудовые периоды.
В том случае, если данные о сотрудниках уже внесены и требуется только корректировка количества дней отпуска, нам поможет документ «Ввод остатков отпусков». По умолчанию документ в конфигурации скрыт, но его можно открыть через меню «Все функции» (в левом верхнем углу окна) – Документы – Ввод остатков отпусков, либо в разделе Главное добавить видимость документа настройкой навигации.
При увольнении сотрудника данные об использованных днях отпуска покажут бухгалтеру – компенсировать неиспользованные дни либо же удерживать из начислений сумму за предоставленный авансом отпуск.
Если у Вас остались вопросы по остаткам отпусков в 1С ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.
Как откорректировать остатки отпусков .
Заходим в программу 1С «Зарплата и Управление Персоналом», рабочий стол Бухгалтера. На рабочем столе выбираем закладку «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».
В открывшемся диалоговом окне видим список сотрудников на конкретную дату и информацию о них: наименование, должность, подразделение, вид договора, …, остаток отпуска. Выбираем сотрудника, для которого необходимо ввести остаток неиспользуемого отпуска или откорректировать его. Выбираем инструмент «Редактировать остаток отпуска».
Откорректировать остатки отпусков можно двумя способами:
1.Простой ввод остатков,
2. Детальный ввод остатков.
1. Простой ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год) и общее число дней. Нажимаем «ОК».
2. Детальный ввод остатков.
Вводится дата (на которую вводятся остатки. С даты, следующей после даты остатков, начнется новый рабочий год). Нажимаем «Детальный ввод остатков» и открывается табличное поле детального ввода остатков. Нажимаем «Добавить», выбираем вид ежегодного отпуска, вводим периоды работы: года работы, за которые предоставляется отпуск и количество дней отпуска. Нажимаем «ОК».
Количество дней отпуска изменилось, теперь можно делать отчеты, начисление отпуска и рассчитывать компенсации отпуска при увольнении.
Если в процессе эксплуатации механизма 1С, медленнее проводятся документы или формируются отчеты по отпускам, заполнение справочника поможет решить эту проблему. Программа будет рассчитывать остатки каждого сотрудника не с даты приема на работу, а только для тех рабочих лет, для которых нет записей в справочнике остатков.
Кнопка "Рассчитать" в форме редактирования остатков по сотруднику, позволяет рассчитать остатки автоматически с даты приема сотрудника на работу, используя данные о фактических отпусках, введенных в программу и проигнорировав все остатки, введенные вручную.
Этим механизмом можно воспользоваться, если необходимо откорректировать остатки отпусков, если они неправильно перенеслись при переходе с 1С7.7 в 1С8 и заметили ошибку несколько лет спустя.
Так же этим механизмом можно воспользоваться, в ситуации, если работник уходил в отпуск по беременности и родам, потом - в отпуск по уходу за ребенком до трех лет и его рабочий год необходимо внести изменения. Если по каким- либо причинам это не делается автоматически.
В ст.121 ТК РФ содержится перечень времени, включаемого и не включаемого в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно указанной статье время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ч.2 ст. 121 ТК РФ). Следовательно, окончание рабочего года смещается на количество дней такого отпуска работника.
Как изменить количество дней отпуска в год с определенной даты.
Трудовым Кодексом РФ для некоторых категорий работников в дополнение к основному ежегодному отпуску установлено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - это время отдыха, которое предоставляется сотруднику помимо ежегодного основного отпуска.
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются, в частности (ч.1 ст. 116 ТК РФ):
Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
Работникам с особым характером работы (ст. 118 ТК РФ);
Работникам с ненормированным рабочим днем - не менее трех рабочих дней;
Работникам, работающим в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (в том числе по совместительству), - 16 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);
Судьям - от пяти до 15 рабочих дней (п.2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1);
Муниципальным служащим - не более 15 календарных дней (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ);
Прокурорским работникам - от пяти до 15 календарных дней (п. 1 ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1);
Сотрудникам Следственного комитета - от пяти до 15 календарных дней (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ);
Гражданским служащим - один календарный день за каждый год гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ);
Работникам профессиональных аварийно-спасательных служб - не более 15 суток из расчета один день отпуска за 24 часа работ (п.6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ);
Таможенным служащим - от пяти до 15 календарных дней (ст. 39 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ);
Гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, - 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ);
Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, - 14 календарных дней (п.5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1);
Работникам представительств Российской Федерации за границей - не менее трех календарных дней. Условием предоставления такого отпуска является работа в определенных странах (постановление Правительства РФ от 21.04.2010 N 258). Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска этих работников зависит от страны, в которой они работают (приложение к Приказу МИД России от 08.08.2011 N 14299);
Работникам федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы - от 3 до 15 календарных дней (Приказ МЧС России от 03.06.2011 N 285).
В конфигурации "1С: Зарплата и Управление Персоналом" реализована возможность создавать дополнительные и отпуска и предоставлять их работникам.
Описание видов дополнительных от пусков производится в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Создается новый вид отпуска. В карточке элемента справочника производится настройка вида отпуска. Проставляется способ расчета остатка отпуска, проставляется опция предоставление отпуска сотрудникам и указывается количество дней в год. К примеру, если дополнительный отпуска предоставляются только работникам определенной должности, то галочка «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» не проставляется. Чтобы назначить дополнительный отпуск, необходимо перейти в справочник «Должности». Открыть карточку элемента справочника «Должности», перейти на вкладку «Ежегодные отпуска» добавить дополнительный отпуск и проставить количество дней. Теперь сотрудники, принятые на данную должность, будут получать дополнительный отпуск каждый год.
Для начисления дополнительного отпуска заходим в основные начисления организации и создаем новый вид расчета.
1. Указывается Наименование вида расчета, последовательность расчета — «Первичное», т.е. результат данного начисления не зависит от других начислений, Способ расчета устанавливается в положение «Регламентированный». Способ расчета выбирается в зависимости от того, предоставляется ли дополнительный отпуск в календарных или рабочих днях, указывается способ расчета «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» либо «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней». Формулу расчета в этом случае вручную описывать не надо. Если коллективным договором не предусмотрено иное, то переключатель выбора расчетного периода для определения среднего заработка устанавливается в положение «Стандартно», согласно трудовому законодательству. «Стандартный» расчетный период для определения заработка, сохраняемого на период дополнительных отпусков, составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу события.
2. На закладке «Время» переключатель «Вид времени» устанавливается в положение «Неотработанные полные смены, а также командировки». Выбирается вид времени по классификатору использования рабочего времени (для отображения нашего отпуска в табеле учета рабочего времени Т-13): «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск». Проверяется, как будет выглядеть буквенное обозначение дополнительного отпуска в табеле. Для этого после выбора вида времени из классификатора открывается для просмотра настройки этого вида времени при помощи кнопки «Открыть» (лупа справа от реквизита). Буквенное обозначение в табеле «ОД».
3. На закладке «Использование» указывается, что начисление «Не является пособием по социальному страхованию», настраивается порядок учета периодов начисления для расчета остатка неиспользованных отпусков. Если организация ведет учет использования дополнительного отпуска в разрезе рабочих лет, то в справочнике Виды ежегодных отпусков описывается соответствующий вид отпуска, например, Дополнительный ежегодный отпуск, в форме вида расчета для начисления дополнительного отпуска переключатель Ежегодные отпуска устанавливается в положение «Является отпуском» и выбирается вид отпуска из справочника «Виды ежегодных отпусков». Количество дней ежегодного дополнительного отпуска, положенное по должности работника указывается в справочнике «Должности организаций» на закладке Ежегодные отпуска. порядок отражения периодов начисления в форме персонифицированного учета СЗВ-6: в общем случае указывается, что период нахождения в ежегодном дополнительном отпуске Включается в стаж для досрочного назначения пенсии.
4. На закладке «Бухучет и ЕНВД» настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете.
5. На закладке «Налоги» производится настройка налогообложения начисления.
6. На закладке «Взносы» настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами.
7. На закладке «Прочее» указываются виды расчета, которые будут вытеснять этот вид расчета, если период их действия будет совпадать.
Новый вид расчета удобнее создать копированием предопределенного вида расчета Оплата отпуска по календарным дням (или Оплата отпуска по шестидневке).
Теперь рассмотрим более детально механизм изменения количества дней отпуска в год с определенной даты.
В программе предусмотрено два места, где можно указать количество дней отпуска:
- Справочник «Сотрудники»,
- Справочник «Должности».
- Справочник «Сотрудники»
На закладке «Кадровый учет» /«Остатки отпусков».
В этом случае дополнительный отпуск будет учитываться с даты приема сотрудника.
2. Справочник «Должности».
В этом случае с даты перехода на данную должность.
Необходимо сделать так:
А. Указываем продолжительность отпуска непосредственно для сотрудника. Дополнительные дни начнут учитываться с даты приема.
Б. Теперь «сдвигаем» дату начала действия дополнительного отпуска.
В карточке сотрудника или в справочнике «Остатки отпусков» нажимаем «Изменить остатки отпусков».
Затем переходим на закладку «Детальный ввод остатков». Удаляем лишние виды отпусков. Вместо периода работы указываем дату, с которой должны начать учитываться дополнительные дни к отпуску. Количество дней указываем равными нулю. В данном примере дополнительный ежегодный отпуск для сотрудника будет учитываться с 10 декабря 2013 года.
В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Начальные остатки отпусков
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").
Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1
Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.
По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).
Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.
Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков ).
В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Документ программы « » можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.
Использование дней отпуска
При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа « », перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):
Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.
На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».
Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».
В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.
Отражение отпусков в программе
Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».
При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».
Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска
В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.
Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.
В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.
Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.
Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.