Компании и частные предприниматели, привлекающие наемных сотрудников, обязаны ежеквартально подавать в Соцстрах особую форму отчетности – 4-ФСС. На основании документа Фонд контролирует правильность расчета взносов, полноту их уплаты и обоснованность расходов экономического субъекта на страхование. Подготовка и подача отчетности имеет особенности и нюансы. Она может производиться разными способами, один из которых – шлюз ФСС.

Как подается форма 4-ФСС

В 2017 году право сдавать отчетность на бумаге сохранилось только у юридических лиц и ИП, в которых зарегистрировано не более 25 сотрудников. Прочие субъекты бизнеса обязаны подавать информацию в электронном виде. Это способ разбивается на два самостоятельных варианта:

1. Отправка 4-ФСС по интернету

Компании вправе использовать шлюз приема отчетности в ФСС, чтобы отправлять готовую форму через официальный сайт Фонда. Это удобно: данные можно внести прямо на портале, что исключает возможность ошибок, связанных с неправильной выкачкой сведений из бухгалтерских программ.

Второй вариант передачи 4-ФСС по интернету – использование услуг операторов электронной отчетности (например, Такскома). Система сама шифрует файл и направляет его на проверку в Фонд.

1. Передача данных на физических носителях

Если передача информации по сети недоступна или неприемлема для компании, она вправе представить данные на физическом носителе (диске, дискете, флешке). Для этого руководителю юридического лица или его представителю, действующему на основе доверенности, необходимо явиться лично в ФСС.

Какие нюансы нужно учитывать при электронной сдаче отчетности?

Шлюз приема ФСС – это удобный способ представления отчетности контролирующим органам. У бухгалтера нет необходимости ехать в Фонд лично или отправлять туда курьера. Процедура отправки включает следующие шаги:

1. Установка сертификата УЦ ФСС РФ.
2. Установка сертификата электронной подписи, которой располагает организация-страхователь.
3. Подготовка отчета в соответствии с актуальными требованиями Фонда (в бухгалтерской программе или прямо на сайте). Система принимает документы в xml-формате.
4. Подписание готового файла ЭЦП и шифрование.
5. Передача на проверку в ФСС.

Важно ! Чтобы иметь возможность направлять 4-ФСС через сайт Фонда, нужно зарегистрироваться на портале и получить расширенные права. Для этого в контролирующий орган подается специальное заявление в бумажном виде.

Моментом фактической сдачи отчета считается тот день и час, когда информация поступила на шлюз ФСС. Пользователь получает квитанцию-подтверждение.

Специалисты не советуют откладывать отправку формы на последний момент. Шлюз ФСС для сдачи отчетности может испытывать перебои в работе из-за большого количества пользователей. После передачи документа нужно отслеживать его состояние. У контролирующего органа имеются одни сутки на его проверку, и при наличии определенных ошибок информация будет считаться непредставленной.

Практика показывает, что в готовых отчетах компании-страхователи допускают два типа ошибок. Первые связаны с «битыми» форматами и проблемами в электронно-цифровой подписи. По результатам первичной проверки такие 4-ФСС отвергаются. Если после исправления бухгалтер направит их повторно, именно этот момент будет считаться датой представления. Поэтому рекомендуется иметь «в запасе» 1-2 дня, чтобы не нарушить сроки.

Второй вид ошибок – неточности в расчетах. Если в готовом документе нарушены контрольные соотношения, он будет считаться принятым, но бухгалтеру поступит уведомление о необходимости исправления недочетов. Его нельзя игнорировать, в противном случае страхователю грозят штрафные санкции.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

По информации Минтруда, максимальная величина больничных, пособий по беременности и родам, а также пособий по уходу за ребенком в следующем году будет выше, чем в текущем.

Шлюз ФСС отправки реестров: проверка и контроль

Страхователю, обладающему ключом электронной подписи (далее - ЭП) и доступом к соответствующему реестру сертификатов, для отправки отчетности предоставлена возможность использовать шлюз на сайте ФСС. Проверка и контроль такой отчетности проводятся не позднее суток с момента соответствующего использования указанного шлюза. Приказом ФСС предусмотрен закрытый перечень случаев, при которых отчет, подаваемый через шлюз, может быть отклонен. Рассмотрим порядок использования указанного шлюза.

Право пользования шлюзом

Шлюз, размещенный на официальном сайте Фонда соцстраха, применяется для подачи отчетов, подписанных ЭП пользователей, зарегистрированных в ФСС.

Согласно указанному пункту адрес шлюза приема расчетов в сети Интернет опубликован на официальном сайте ФСС (www.fss.ru).

Если страхователь при направлении расчета действует через доверенное лицо, информация о его полномочиях и их сроке должна быть внесена в соответствующую базу ФСС, а сами полномочия должны быть указаны в надлежащим образом оформленной доверенности от имени страхователя.

Все документы, подаваемые через шлюз, получают персональный идентификатор.

Процесс подачи расчета через шлюз в общем порядке выглядит следующим образом:

• загрузка и поступления файла расчета страхователя на шлюз;
• контроль формата и размера файла;
• идентификация ЭП страхователя;
• проверка содержания файла;
• формирование протокола проверки и квитанции о получении.

Если файл расчета содержит какие-либо несоответствия, сервисом формируется квитанция об ошибках.

Специальная вкладка сервиса «Проверка и контроль» содержит протокол проверки.

Весь процесс приема и проверки расчета должен занимать не более суток.

Обязанность по представлению расчета будет считаться исполненной только в случае положительного результата его проверки сервисом.

Расчет, поданный через шлюз, будет отклонен ФСС, если:

• нарушен формат и (или) размер файла;
• ЭП внесена некорректно;
• сертификат ключа ЭП недействителен;
• файл подписан ЭП лица, полномочия которого не подтверждены в установленном порядке;
• файл содержит нарушения требований к структуре формата.

Обязанность исправления выявленных несоответствий и ошибок лежит на страхователе. После внесения необходимых изменений файл направляется повторно. При этом время направления неверного расчета не учитывается.

При возникновении конфликтных ситуаций страхователю надлежит обратиться за разъяснениями в соответствующий территориальный орган ФСС, а если ситуация не разрешена, то жалоба может быть направлена в Центральный аппарат ФСС.

С 2017 года в порядке представления отчетности в ФСС произошел ряд изменений. Во-первых, теперь страхователи с численностью сотрудников свыше 25 человек должны сдавать отчет в ФСС в электронной форме. Для этих целей может использоваться шлюз ФСС для сдачи отчетности. У тех у кого численность меньше вправе это делать в бумажном виде. Во-вторых, в Фонд представляется только отчетность по взносам на травматизм. По взносам на ВниМ отчеты принимают налоговики. В связи с этим утверждены новые формы расчетов как в , так и в .

Как сдать отчетность в ФСС в электронном виде?

Прежде всего, нужно будет пройти регистрацию на портале ФСС. Далее потребуется электронная подпись, которую оформляют через удостоверяющий центр ФСС. Их список и прочую информацию можно найти на сайте Фонда. Дальнейшие шаги описаны Фондом (смотрите ниже).

Отчетность в Фонд в электронном виде можно сдать не только через шлюз приема отчетности в ФСС. Расчеты, подписанные электронной подписью, можно привести и на флешке, диске и т. д. Но по сравнению с таким вариантом предоставление отчетности через шлюз все-таки имеет свои преимущества, позволяя сдать расчет без личного посещения органов Фонда.

Вместе с тем, при подаче отчетности через шлюз могут быть и сложности. Шлюз приема ФСС является единой точкой приема расчетов страхователей со всей страны, поэтому в определенные периоды нагрузка на него может быть значительна, в связи с чем могут возникать некоторые задержки в обработке документов. Эти моменты также следует учитывать и отправлять свой расчет заранее.

Иначе может получится так. Расчет, отправленный в последний день срока, пройдет обработку только на следующий день (согласно приказу ФСС № 19 от 12.02.10 обработка документов через шлюз происходит в течение 24 часов). При этом могут быть выявлены ошибки либо иметь место технические сбои, в результате чего со сдачей отчета можно и опоздать.

Виды ошибок при сдаче расчетов через шлюз ФСС

Можно выделить 2 вида ошибок:

с электронной подписью и форматами

в представленных расчетах

При ошибках первого вида расчет не будет принят и его придется представлять вновь. Соответственно время и дата его представления изменятся. Такие ошибки возникают:

когда расчет подписывает неуполномоченное лицо;

когда сертификат подписанта прекратил действие;

когда файл расчета не соответствует принятым форматам или размерам.

Ошибки второго вида возникают, если не выдерживаются контрольные соотношения. Несмотря на присутствие таких ошибок, расчет считается сданным, а страхователю направляют квитанцию с указанием на наличие ошибок и рекомендацией по их устранению. После исправления расчета страхователь может направить повторно, при этом датой представления расчета считается первоначальная дата его направления в Фонд.

ИП, после регистрации, обязано подавать свою бухгалтерскую отчетность в ФСС. Здесь существуют свои особенности, которые зависят от того, какой тип системы налоговых изъятий был выбран на предприятии. Об этом будет написано ниже.

Особенности ведения

Чтобы вести бухгалтерскую (фиксирующую) отчетность, необходимо обладать необходимым набором знаний (например, каковы требования МСФО, сколько лет хранятся документы и т.д.). Причем самым главным моментом является выбор ИП налогового режима для своей отчетности. Стоит отметить, что при выборе специальной системы, бизнесмены получают возможность в определенной степени упрощать отчетность. Поэтому они могут позволить себе содержать только одного бухгалтера или вести всю нужную документацию самостоятельно.

Каждый отдельный режим может иметь некоторые нюансы по МСФО. При этом период, сколько хранятся документы, в каждом отдельном случае также имеет различную продолжительность.

Системы налогообложения и ИП

На сегодняшний день система налоговых изъятий для ИП может быть следующей:

• Упрощенка. Отчетность при УСН представляет собой отчетность. Стоит отметить, что отчетность при УСН подается по результатам года. Срок подачи – до 30.04 предстоящего года. Отчетность ИП на УСН без работников оформляется по более упрощенной схеме. При выборе подсистемы «доходы минус расходы» также существуют свои тонкости оформления бухгалтерской отчетности;
• ЕНВД. Отчетность ИП на ЕНВД требует подачу декларации. Бухгалтерские документы здесь подаются в срок до 20-го 1-го месяца, что идет за требуемым периодом квартала;
• ЕСХН. Здесь бухгалтерию составляет декларация. Она подается до 31.03 предстоящего года;
• ПСН. Декларация бухгалтерской отчетности здесь не подается;
• ОСНО. В данном случае отчетность ИП на ОСНО оформляется по декларации 3-НДФЛ. Документы подаются до 30.04 следующего года, по 4-НДФЛ – в срок, не более 5 суток после завершения месяца с момента обретения первого дохода, а по НДС – в срок до 25-го 1-го месяца предстоящего квартала.

Каждый алгоритм налоговых изъятий имеет свой явный минус, но и много плюсов. Об этом следует учитывать, выбирая конкретный вид для своего предприятия, ИП или организации.

Особенности режимов налогообложения

Каждый режим изъятий в бухгалтерской отчетности при оформлении документов опирается на требования МСФО. В некоторых случаях происходит трансформация бухотчетности в соответствии с параметрами МСФО.

В соответствии с этим правила оформления определяются в зависимости от типа выбранной системы налогообложения. Если некоторые режимы используются совмещенно, то документы по бухгалтерской отчетности подготавливаются отдельно и за определенный период.

Также допускается нулевая отчетность ИП. Здесь оформляются те же документы, что и в обычном случае, но только в строках (доходы, расходы и т.д.) проставляются нули. При закрытии организации, поданная отчетность проверяется дотошнее всего.

Что следует знать?

В каждом отдельном случае необходимо знать самые важные нюансы:

• сколько времени длится отчетный период для конкретной организации. Сроки подачи для каждого режима определяет налоговый кодекс;
• сколько лет хранится документация. Каждый тип документов имеет свои сроки хранения. Обычно в любой организации существует специальная таблица, отражающая сроки хранения (количество лет) каждого вида документов;
• дата подачи документов в налоговую;
• какая существует программа для сдачи бухгалтерской документации.

Все эти параметры определяются в соответствии с законом и МСФО. В соответствии с этим подбирается трансформация или последовательность оформления документов (особенно при закрытии организации).

В соответствии с требованиями отчет вести обязательно (особенно, если дело касается «доходы минус расходы»). Иначе его могут не принять.

Подача отчетности

Любые организации, действующие на территории РФ, должны подавать бухгалтерские отчеты в налоговую. При этом в каждом отдельном случае имеется свой срок подачи документов за определенный период.

Стоит отметить, что сюда в сроки подается только отчетность за период в год. Срок сдачи - до 31.03 года, который идет за отчетным.

Если предприниматель не успел в нужные сроки, тогда на него возлагаются штрафные санкции. Поэтому очень важно знать, какой срок сдачи документов был определен законом. А также требования, прописанные для оформления или трансформация в МСФО.

В установленный законом период (срок сдачи бухгалтерской отчетности) организации должны подавать данные и в органы госстатистики.
Для сдачи документов существует специальная программа, которая упрощает эту процедуру.

Особенности подачи в ФСС

При подаче бухгалтерской отчетности в ФСС в соответствии с законом и МСФО (особенно, если была трансформация) обязательно используется шлюз. Он необходим для приема документов.

Чтобы использовать шлюз для приема отчетности, требуются знания законодательных норм. Если шлюз использовался неправильно, тогда приема документации можно не ждать. На данный шлюз попадают через специальный портал.

Программа «шлюз приема отчетности» представляет собой специальную точку доступа, через которую осуществляется закачка документации организации в ФСС.

«Шлюз приема отчетности» — программа, которая используется для следующих целей:

• передача нужных бумаг после оформления или того, как прошла их трансформация в соответствии с МСФО;
• минимизация затрат;
• чтобы срок подачи в требуемый период значительно сократился.

Программа «шлюз приема отчетности» гарантирует безопасность и надежность сдачи отчетности. Этот портал очень удобен в использовании. Но только, если он применяется в соответствии с требованиями.

Если все сделать правильно при заполнении, портал позволит эффективно передать отчетность в ФСС.

Удобство использования портала

Портал, которые используется ФСС для приема документов, имеет много преимуществ. Так, данный портал позволяет в сроки отправить отчетность. При этом дата отправки определяется в самой организации, но в положенный период (срок прописан в законе).

Также портал позволяет экономить время. Поэтому вести отчетность становится в разы проще. Используя портал, можно хорошо сэкономить, ведь не нужно самостоятельно вести документы в службу.

Закрытие ИП

Как мы уже выяснили, вести фиксирующую отчетность следует в строгом соответствии с буквой закона. Подача документов (дата узнается в налоговой), трансформация отчетности в соответствии с МСФО, период их хранения (сколько лет хранится в хранилище) – все это области применения данного правила. Также оно задействуется и при закрытии организации. В последнем случае компания должна выполнить все действия в соответствии с действующей законодательной базой.

При закрытии организации отчетность должна быть принята налоговой без претензий. Здесь также используется портал государственных служб.

Самый главный минус, который несет в себе процедура, выполнимая при закрытии ИП, – сложность. Стоит отметить, что при закрытии предприятия оформляется ликвидационная декларация. Она подается через портал, после того, как о закрытии была осведомлена соответствующая структура. Использовать специальный портал в этом случае очень удобно.

Срок подачи декларации при закрытии ИП не привязан к определенному времени. Дата закрытия выбирается самостоятельно. Однако этот срок не должен быть позднее 25-го числа месяца, что идет после закрытия. Этот период прописан в законе.

Решение о закрытии предприятия принимает руководитель. Он же и выбирает для этого конкретный период. Обычно решение о закрытии организации происходит из-за того, что расходы критически превысили доходы.

Важный нюанс отчетности

Самым важным нюансом в бухотчетности является правильное отображение таких параметров, как доходы и расходы. Эти параметры используются для того, чтобы высчитать чистую прибыль – доходы минус расходы. Подсчет параметра «доходы минус расходы» осуществляется за конкретный требуемый период.

В фиксирующей отчетности «доходы минус расходы» отражают прибыльность организации, что дает возможность отслеживать этот параметр во времени. Благодаря параметру «доходы минус расходы» можно оценить благосостояние компании за весь период ее существования, вплоть до открытия. Таблица, в которую вносится баланс, всегда содержит эти параметры.

Однако именно доходы и расходы часто приводятся с ошибками, что влечет за собой неточность всего отчета. Поэтому за их расчетом нужно следить особенно внимательно. А сам отчет должен составляться по требованиям МСФО.

Как нужно хранить?

После сдачи отчетности, организации еще несколько лет обязаны организовать необходимые условия хранения первичной и отчетной документации. Каждый отдельный документ имеет свой срок хранения (обычно это несколько лет).

Лицо, ответственное за сохранность документации, ведет специальный учет, в котором указывается дата принятия бумаги, а также сроки, когда ее можно передать в другое хранилище или уничтожить.

Срок хранения документов (количество лет, месяцев) прописан в законодательной базе. Исчисление срока начинается с начала года (1 января). Почти любой документ хранится в течение трех лет. Но есть бумаги, срок хранения которых составляет иные временные рамки.

По прошествии требуемого количества лет, бумаги снимаются с хранения и подлежат уничтожению.

Сегодня, благодаря распространению технологий, документация имеет как электронное, так и бумажное отображение. Хранится в обоих форматах, в течение требуемого количества лет могут любые документы.

Заключение

Бухгалтерская отчетность – важная составляющая деятельности любого предприятия. Поэтому она должна выполняться профессионалами и безукоризненно. Иначе у компании почти наверняка будут проблемы с налоговой.