Акт приема передачи печати организации образец его составления. Передача печатей и штампов другому лицу

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

ФАЙЛЫ

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон . Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

наименование компании — владельца печати,
должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
и того, которому она передается,
нужно отразить причину передачи,
дату, до которой печать переходит в другие руки,
поставить оттиск печати,
подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах :

один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
- полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
- повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
- должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
- должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
- на основании каких документов действуют сотрудники
- и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.

Из статьи вы узнаете:

Каково назначение акта приема-передачи печати

Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.

Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.

Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами .

Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.

Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.

Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.

Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.

Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.

К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати , труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.

В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон - участники передачи.

В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.

ПРИМЕР

Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?

Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.

Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.

Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.

Полезная статья: Сведения о том, как составить акт приема-передачи печати и много других ценных советов можно найти в статье « ».

Любая организация должна следить за сохранностью своих печатей. Для этих целей руководитель назначает лицо, ответственное за их надлежащее хранение, правомерное использование, применение для заверения только подлинных документов.

Сотрудник в ходе своей деятельности использует ряд официальных бумаг. Одним из документов, служащих основанием для перемещения штампов, служит специальный акт приёма-передачи.

Что это такое?

Это специальный документ свободной формы, подтверждающий факт перемещения печати от одного лица к другому .

Для обеспечения сохранности и правомерности использования штампы хранятся у ответственного сотрудника, назначенного руководителем предприятия. Однако в процессе деятельности организации иногда возникают ситуации, когда необходимо передать право владения другому человеку. К таким случаям относятся:

штамп передан во временное распоряжение другому должностному лицу компании, например, при необходимости заключения договора, подписания документов от имени директора;
назначено новое ответственное лицо, и печать должна перейти под его контроль, например, ситуация возникает в случае увольнения, отпуска, длительной болезни, командировки сотрудника;
печать отдана во временное использование стороннему юридическому лицу, например, для заверения документов от имени фирмы.

Факт передачи оформляется особым актом, в котором содержатся сведения:

об участвующих в процессе сторонах;
о причинах смены ответственного лица;
о сроках временного использования.

Кто его заполняет?

Акт приёма-передачи должен оформляться во всех организациях, доверяющих использование штампа другому предприятию или сотруднику. Документ составляется несколькими лицами:

Сотрудник, у которого печать находилась на хранении . Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
Лицо, которому передаётся штамп . Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
- доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
- нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
- работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Инструкция составления

Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов.

Законодательством не установлена унифицированная форма документа. Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно.

Однако существуют определённые требования к оформлению. В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
данные получающего лица;
причина передачи;
реквизиты приказа о передачи печати;
период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.

Также должен быть проставлен оттиск печати . Документ заверяется подписью руководителя предприятия.

Оформленный акт должен храниться в организации три года . Это позволяет при выявлении злоупотреблений или ошибок, в результате которых были заверены незаконные или неправильно оформленные документы, установить, кто во время подписания этих бумаг владел печатью фирмы.

Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.

Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?

Обеспечиваем контроль за движением печати в организации

В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.

Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.

В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Составляем акт приема-передачи печати

Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.

Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах - для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.

Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.

В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.

Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.

Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.

Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.

У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.

Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:

Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.

После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.

Важно! Обязательно необходимо указать время и случаи, при которых новый ответственный человек может распоряжаться штампами.

Ниже представлен образец бланка, шаблон можно скачать внизу статьи.

Передача штампа командированному сотруднику

Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя. В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.

Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.