«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

• заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
• размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

• справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
• код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа (ОКУД);
• отметка для регистрационного номера и даты документа;
• отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• отметка для проставления даты и номера документа;
• место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?

Об этом поговорим в этой статье.

Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.

Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.

Документы для работы с конфиденциальной информацией:

09 августа, 2019

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

05 июня, 2019

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

13 мая, 2019

Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.

День рождения

Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.

Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.

10 апреля, 2019

В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.

Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.

Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.

Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.

Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.

Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.

Кадровому работнику в своей работе постоянно приходится сталкиваться с бланками. Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает? Что делать с "электронными шаблонами" документов? Какие журналы учета вести?

Что такое бланк документа?

Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов.

Бланки стали широко применяться уже с 60-х годов XIX в. в связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX в. каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги.

В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил следующее определение: "Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Подобное определение дает и современный словарь "Управление документами. Термины и определения", подготовленный ВНИИДАД (М., 2013): "Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа".

Нормативная база

Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются:

— Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 с изменениями (далее — Правила делопроизводства);

— ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Согласно пункту 5 раздела III Правил делопроизводства документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 либо в виде электронных документов (по электронным шаблонам) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

— бланк приказа;

— бланк распоряжения;

— бланк указания;

— бланк постановления;

— бланк протокола;

— бланк письма федерального органа исполнительной власти;

— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

— бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут разрабатываться, утверждаться и использоваться бланки и других видов, разновидностей документов.

В данном перечне Методические рекомендации, к сожалению, не разделяют бланки по типам и видам. Но на практике это делать необходимо, прежде всего — для управления применением электронных шаблонов документов, создаваемых в системах электронного документооборота (СЭД).

Если организация не является государственным органом или органом местного самоуправления, которые руководствуются Методическими рекомендациями в обязательном порядке, то она может основываться на общих требованиях к типам и видам бланков по ГОСТу Р 6.30-2003 и проектировать их так, как рекомендуется в Таблице.

Таблица

Типы и виды бланков документов

Тип бланка	Вид бланка
	Общий бланк	Бланк письма	Бланк конкретного вида документа
Бланк организации	Создается в бумажном или электронном виде (но чаще всего на основании общего бланка проектируют электронные шаблоны конкретных видов документов)	Создается в бумажном или электронном виде (но практически все организации применяют бланки писем в бумажной форме)	Создаются: в бумажном виде — в основном бланки приказов, распоряжений и т.п. документов, если они издаются чаще 100 раз в год; в электронном виде — электронные шаблоны всех других видов документов
Бланк структурного подразделения	В бумажной форме применяется редко; по образцу общего бланка организации проектируются преимущественно электронные шаблоны для оформления конкретных видов внутренних документов подразделения	Создается только для филиалов и представительств (для внутренних подразделений применение, как правило, не разрешается)	Создается преимущественно в электронном виде для оформления внутренних документов подразделения (например, служебной записки, информационной справки, плана работы, отчета и т.п.)
Бланк должностного лица	Создается для оформления поручений/резолюций, но проектируется преимущественно в электронном виде в СЭД	Создается в бумажном или электронном виде, как правило, бланк руководителя организации, а также его заместителей при наличии у них полномочий вести переписку от имени организации	Создаются бланки конкретных видов распорядительных документов — распоряжения, указания, поручения — при наличии полномочий по их изданию

Одним из критериев эффективности применения бланков, изготавливаемых в бумажной форме типографским способом, является частота их использования. В 80-е гг. сформировался следующий критерий: изготовление бланка типографским способом экономически оправдано, если он применяется для составления и оформления документа чаще, чем 100 раз в год.

В современных условиях применения бланков — электронных шаблонов критерий экономической эффективности продолжает действовать, но расчет делается иначе. Основной критерий: экономия ценного ресурса организации — рабочего времени сотрудников, которое затрачивается на составление документов. Конкретные нормативы и критерии пока не регламентированы на общегосударственном уровне, но известно, что на составление документа по форме (особенно с типовым текстом, который заранее включен в бланк) требуется в 3-4 раза меньше времени, чем на составление и оформление индивидуального документа, не имеющего бланка и установленной формы.

Технология учета бланков

Учет бланков необходим для обеспечения правовой, доказательной функции документа в аспекте его носителя — бумажного или электронного — с целью защиты информации и самого документа, обеспечения его аутентичности и целостности.

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов (типографским способом в бумажной форме) рассматривается в п. 3.8.2 Методических рекомендаций. В целом можно согласиться с рекомендацией о передаче этой работы в зону ответственности административно-хозяйственной службы организации, которая заказывает необходимые тиражи бланков в типографии, причем проводит торги и выбор поставщика, а в службу делопроизводства передает уже готовые тиражи по Журналу учета поступления бланков (в целом в организацию). Такой журнал может быть переходящим и существовать в организации в течение длительного времени, т.к. в последней его графе предусматриваются в качестве объекта учета номера очередной серии поступивших из типографии бланков:

Пример 4. Журнал учета поступления бланков в организацию

	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации-поставщика (типографии)	Кол-во экз.	Серия и номера бланков
Бланк письма ООО "ЭКО"		Товарная накладная от 07.04.2014 N 345	ООО "У Никитских ворот", г. Москва		030010-035010 (03 — номер серии)

Типы, виды, количество экземпляров, номера бланков при необходимости их типографского нанесения в момент печати определяются руководителем организации по согласованию с отделом кадров, службой делопроизводства и пр.

Но очень часто в целях экономии и защиты сведений о порядке учета бланков организации отказываются от нанесения номеров в типографии. В этом случае, получив тираж, служба делопроизводства на каждом бланке механическим нумератором проставляет его порядковый номер (на нижнем поле на оборотной или даже лицевой стороне листа бумаги), используя 5- или 6-значное число, но начиная не с первого номера (00001), а с условного десятого или сотого номера (00010 или 00100) в каждой новой серии.

В настоящее время бланки документов (в первую очередь бланк письма) рассматриваются в качестве элементов "фирменного стиля" организации, их форма, шрифт, цвет закрепляются в соответствующей книге фирменного стиля (brand book). В типографии заказывается, как правило, только бланк письма как самый представительный (и дорогой). И если нумерация бланков предусматривается в заказе типографским способом, то для уменьшения стоимости их изготовления проставление номеров допускается на нижнем поле на лицевой стороне листа бумаги.

Учет бланков необходимо осуществлять по видам применяемых бланков в аспекте учета носителя, т.е. материального объекта, имеющего идентификационный номер. Рекомендуем вести несколько журналов выдачи бланков и включать их в номенклатуру дел в качестве "переходящих" дел. Так, следует иметь:

— прежде всего Журнал учета выдачи бланков письма (Пример 5),

— а при необходимости — Журнал учета выдачи общих бланков (если они применяются для издания распорядительных документов), Журнал учета выдачи бланков доверенностей (если разработаны специальные бланки с элементами защиты) и т.п.

Номер бланка	Дата выдачи	Структурное подразделение	Должность, Ф.И.О. лица, получившего бланк	Личная подпись	Отметка о возврате / Примечание
		Отдел кадров	Инспектор Филина О.И.
			Специалист Иванов И.А.
		Отдел кадров	Инспектор Семенова Е.С.	Семенова	Возврат испорченного бланка 20.05.2014 <личная подпись инспектора отдела кадров, которому вернули испорченный бланк>

При видовом учете бланков форма журнала может быть такой, как показана в Примере 5. То есть в боковике табличной формы журнала оформляется не вид бланка, а его порядковый номер как номер носителя. При выдаче сразу нескольких бланков (рекомендуется выдавать не более 10 единовременно) номера в журнале объединяются фигурной скобкой и заполняется одна строка о выдаче соответствующих номеров бланков. Испорченные бланки, которые подлежат возврату в отдел кадров, уничтожаются комиссией по акту, основанием для оформления которого будут являться журнал учета бланков соответствующего вида и записи в нем.

При необходимости на базе приведенной в Примере 5 формы журнала учета выдачи бланков письма может быть организован учет применяемых видов бланков в электронных журналах (таблицах Word, Excel или базе данных), поскольку организации (особенно небольшие) изготавливают документы при помощи компьютера и принтера без применения типографских бланков. В этом случае помимо даты и номера самого документа, изготовленного на основе утвержденного "электронного шаблона" (например, Normal.dot), его идентификацию после распечатывания может обеспечить порядковый номер носителя, проставляемый секретарем вручную одновременно с датой и номером (регистрационным индексом). Порядковый номер носителя может быть включен как дополнительный реквизит (дополнительная графа) просто в журнал регистрации документов. Такой способ защиты документа и обеспечения его аутентичности применяется в процессе переписки с вышестоящими органами, переписки с гражданами (включая претензионную переписку с клиентами — физическими лицами и работниками), в процессе выдачи доверенностей и т.п. ситуациях, когда необходимо предпринимать сознательные усилия по обеспечению правовой, доказательной функции документа.

И, наконец, учет бланков может осуществляться и должен быть настроен автоматически в информационной системе / системе электронного документооборота, если в ней предусматривается создание документов в статусе электронных оригиналов. Обращаем внимание, что бланк документа, существующий в бумажной форме, и бланк, представляющий собой "электронный шаблон", должны быть идентичны по составу реквизитов, их оформлению и расположению на листе бумаги. Для обеспечения этой идентичности "электронный шаблон" также должен быть утвержден как форма для просмотра и форма для печати (утверждается постоянный состав реквизитов и площади, на которых будут оформляться переменные реквизиты или переменные части текста). Обычно формы для просмотра и формы для печати вместе с "входными" формами утверждаются в составе положения о применяемой в организации СЭД или в составе ее технического описания. Если такая функциональность реализуется в процессе разработки СЭД, то заранее, на стадии технического задания, разрабатывается механизм обеспечения автоматического, системного учета бланков.

В пределах каждого регламентированного документопотока в обязательном порядке настраивается счетчик бланков (n + 1 — при использовании утвержденного "электронного шаблона" для создания очередного документа конкретной разновидности).

Некоторые организации предусматривают также настройку в информационной системе / СЭД еще одного обязательного счетчика — счетчика печати бумажных копий электронных документов, созданных с использованием "электронного бланка", если разрешено изготовление его бумажных копий. При изготовлении бумажной копии электронного документа на его нижнем поле, преимущественно в правом углу, на лицевой стороне первого (или каждого) листа, автоматически печатаются порядковый номер бланка (пять или более знаков) и порядковый номер распечатанной копии (преимущественно три знака).

К сведению. Подобный учет бланков позволяет исключить случаи фальсификации документов, созданных в электронной форме. В конце 2013 г., например, имел место случай рассылки фальсифицированного электронного документа от имени одного из департаментов Правительства Москвы о срочном снятии щитов с рекламой социального характера. А ранее стала известной публикация информации на основе фальшивого электронного документа об освобождении от должности руководителя одной из госкорпораций.

Практику идентификации носителя информации в целях защиты документа (его аутентичности и целостности) рекомендуем учесть при работе с формами первичных учетных документов. В соответствии с ч. 4 ст. 9 вступившего в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель организации — экономического субъекта должен утверждать формы первичных учетных документов своей организации.

Для документирования стандартных кадровых процедур (приема, перемещения (постоянного перевода), увольнения, отпуска) в большинстве организаций утверждены в качестве применяемых унифицированные формы документов, относящиеся к унифицированной системе первичной учетной документации, поскольку именно эти формы "подгружены" в самую распространенную бухгалтерскую информационную систему "1С:".

Часть приказов по личному составу, оформляемых по унифицированным формам первичной учетной документации (по формам с индексами N Т-1, N Т-5 при переводе на другую постоянную работу, N Т-8, N Т-11), имеет срок хранения 75 лет. Разновидности этих приказов, как правило, оформляются в бумажной форме (распечатываются из системы в бумажном виде, подписываются собственноручной подписью руководителя, работник знакомится с приказом, проставляя собственноручную подпись). Кроме кодов утвержденных форм (по ОКУД и по локальному классификатору организации), которые используются для идентификации документов, подобные приказы могут быть идентифицированы в аспекте носителя информации ("электронного шаблона" / электронного бланка или формы). С помощью соответствующих счетчиков бланков, которые использованы для создания конкретных документов (раздельно по каждой утвержденной форме), обеспечивается защита носителя информации, а также в целом — идентификация и защита документа как материального объекта.

Часть приказов по личному составу (формы с индексами N Т-6, N Т-7, N Т-9, N Т-10 и N Т-5 при временном переводе) имеет срок хранения 5 лет. Эти разновидности приказов могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью в порядке, установленном руководителем организации. С помощью электронной подписи может также осуществляться ознакомление работников с приказами подобной разновидности, если этот порядок регламентирован в организации. Дополнительную идентификацию и защиту информации электронного документа обеспечит счетчик бланков / счетчик использованных "электронных шаблонов". Если регламентирующие документы предусматривают изготовление бумажных копий электронных приказов данных разновидностей, то помимо счетчика бланков в информационной системе должен быть настроен и счетчик печати копий, если разрешено их изготовление.

* * *

В целом организацию работы с бланками и их учет рекомендуется в настоящее время регламентировать не в общей инструкции по делопроизводству (достаточно просто указания, что тот или иной документ оформляется на бланке или по электронному шаблону), а в специальном документе — правилах или регламенте работы с бланками документов организации.

Понятие “бланк документа”. Основные виды, бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и Республики Коми. Порядок их учета и использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.(ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы - для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (например, бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона).

Требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2

15 – адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Порядок их учета и использования

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

Наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалыдолжностного лица - получателя гербовых бланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).

Фирменный бланк – один из видов полиграфической продукции, чаще всего, формата А4, содержащий в себе постоянное, неизменное текстовое содержимое, а также место отведённое для внесения информации.

Следственно, фирменный бланк в качестве блоков может включает в себя:

• Логотип (при его наличии);
• Название организации;
• Контакты: адрес, телефон/факс, адрес электронной почты и сайта (при наличии);
• ИНН/КПП, платёжные реквизиты (опционально).

Фирменный бланк организации, наравне с визитными карточками сотрудников, является инструментом, который необходим компании с самого начала её основания. Ведь на бланках оформляются исходящие деловые письма, внутренняя документация, отчёты и договора.

И, порой, именно при взгляде на фирменный бланк формируется первое представление о компании. В связи с этим необходимо особое внимание уделить дизайну этого небольшого, но очень важного инструмента.

Дизайн фирменного бланка организации

В первую очередь, дизайн фирменного бланка должен отвечать требованиям фирменного стиля, а также брендбука компании. Но, вне зависимости от того, разработаны ли у компании данные инструменты, составить бланк организации не составит большого труда. Ведь бланк – это инструмент для деловой документации, что обязывает быть бланк строгим, без наличия на нём каких-либо декоративных элементов.

При дизайне бланка, тем более, своими силами, не стоит забывать, что он в какой-то мере является имиджевым инструментом, и он должен быть оформлен согласно правилам типографики и требованиям элементарного стиля. В частности, категорически следует избегать разнообразия шрифтов и их видоизменению (подчеркивание, курсив и пр.)

При дизайне фирменного бланка организации очень важно помнить о том, что бланк активно будет применяться в жизни, следовательно:

• На бланке не должно быть фоновых изображений ввиду того, что бланк может отправляться по факсу;
• На бланке должен использоваться хорошо читаемый шрифт во избежание потери читабельности при пересылке факсом;
• Должен соблюдаться отступ от левого края вследствие того, что бланк может быть подшит в скоросшиватель;
• Всю неизменяемую информацию (реквизиты, контактную информацию) лучше поместить в колонтитулы во избежание непреднамеренного их изменения;
• На бланках ставят подписи и печати, следовательно, бумага не должна быть глянцевой или мелованной во избежание плохого впитывания чернил.

Примеры бланков

При заказе фирменного бланка организации в студии сайт, необходимо сообщить данные, которые вы считаете нужным для отображения на бланке: название и логотип, контактную информацию, платёжные реквизиты или что-либо ещё. Также необходимо сообщить о наличии фирменного стиля компании или дополнительные пожелания о дизайне корпоративного бланка.

Изготовление фирменных бланков организации

Изготовление бланков делается в производственных компаниях, как правило, двумя способами: офсетная или цифровая печать. Выбор одного из видов делается согласно отведённым срокам на изготовление, а также необходимому тиражу готовой продукции.

Цифровая печать при перерасчёте на единицу продукции выходит дороже (от 3-х рублей за экземпляр), но и производство этим способом может занимать около одного часа. Офсетная печать же себя оправдывает при больших тиражах (от 60-ти копеек за экземпляр), но и по времени производство может занимать от нескольких дней.

Бланк можно печатать как на обычной бумаге, так и на дизайнерской, которая может быть более плотной, различной по своим цветовым решениям и фактуре, может иметь защиту водяными знаками. В жизнь можно воплотить практически любое желание клиента.

Но бланк можно распечатать и самостоятельно, на обычном офисном принтере. В любом случае, факт наличия фирменного бланка организации представит вашу компанию в самом выгодном свете и смело заявит о самых твёрдых ваших намерениях.