Дизайн бланка организации (по гост). Продольное расположение реквизитов бланка Бланк с угловым расположением реквизитов образец
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов офор-мления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении (продольные бланки ) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
Продольное расположение реквизитов на бланке
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Пример оформления документа на продольном бланке
Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, напри-мер, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Продольный бланк документа с реквизитами на двух языках
Угловой бланк
При угловом расположении (угловые бланки ) реквизиты «Наименование организа-ции», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верх-нем левом углу.
На угловом бланке реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный способ расположения реквизитов на угловом бланке
Флаговый способ расположения реквизитов на угловом бланке
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.
Общий бланк
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка). Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· 01 - Государственный герб Российской Федерации;
· 02 - герб субъекта Российской Федерации;
· 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· 08 - наименование организации;
· 14 - место составления или издания документа.
Общий бланк
Бланк письма
Двуязычный бланк
При составлении служебных документов одним из обязательных условий является использование бумаги стандартных размеров.
Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.
Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, идентифицирующие автора официального письменного документа (организацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.
Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные. Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).
Таким образом, бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.
Для изготовления бланков документов применяются два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верхнее, нижнее, 10 мм - правое.
Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными способами: угловым и продольным. Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.
Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в служебном письме.
При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимости "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).
По составу реквизитов различают три вида бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:
| Вид бланка | Состав реквизитов |
| Общий бланк | Герб или эмблема, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа |
| Бланк письма | Герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа |
| Бланк конкретного вида документа | Герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа |
Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты являются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:
наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.
На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (например, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.
Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.
В крупных организациях бланк письма может дополняться такими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подразделения" (например, "Отдел маркетинга"), которые указываются после реквизита "Наименование организации".
Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельности делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.
При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык, т. е. государственный язык Российской Федерации, или два языка:
· русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);
· русский и иностранный (например, английский).
Необходимость изготовления двуязычных бланков устанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.
Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки документов, будут даны в материалах следующего занятия.
1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2.ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?
2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?
3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?
4. Какие поля должны иметь листы документа?
5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?
6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?
7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?
8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?
№ 3 Практические задания:
1. Найдите ошибки в следующих предложениях:
1.1.Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.
1.2.В бланк документа входят только постоянные реквизиты.
1.3.Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.
1.4.Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.
1.5.Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.
2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:
2.1. Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.
2.2. Протокол заседания аттестационной комиссии.
2.3. Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.
2.4. Приказ об объявлении субботы рабочим днем.
2.5. Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.
3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:
3.3. Наименование вида документа.
3.4. Дата документа.
3.5. Место составления документа.
3.6. Наименование организации.
3.7. Наименование структурного подразделения организации.
№ 4 Бланк служебного документа
Основные термины
· Государственный герб Российской Федерации.
· Герб субъекта Российской Федерации.
· Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи
вания).
· Наименование организации.
· Дата документа.
· Регистрационный номер документа.
· Место составления или издания документа.
· Наименование вида документа.
Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав бланков всех видов (например, наименование организации, дата документа), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).
В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцветном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изображение эмблемы, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.
Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации. Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).
Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.
При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.
Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:
· в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;
· при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.
Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:
День, месяц, год.
День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.
Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006
После написания даты цифровым способом не ставится буква
"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишется слово "год".
В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вносит ся в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).
Для регистрационного номера документа в бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".
Документы регистрируются по специальным правилам, закрепляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).
В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался
документ. При этом обязательно учитывается официальное административно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в различных регионах. Например:
г. Рязань
г. Химки Московской обл.
пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.
Следует учитывать, что названия городов и поселков, расположенных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:
г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.
Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:
Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
Оформление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов
Наименование вида документа (приказ, должностная инструкция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".
Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании общего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:
Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации
Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).
Нормативная база
1. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации".
2. Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".
3. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.
4. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.
Контрольные вопросы
1. Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?
2. Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?
3. Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?
4. Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?
5. Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?
6. Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?
7. Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?
8. Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?
9. Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?
10. в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?
№ 4 Практические задания
1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.
1.7.12.10.2006 г.
1.9.Московская обл., г. Подольск
1.10.г. Раменское, Воскресенского р-на
1.12.Ставропольский кр., г. Георгиевск
Также, реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)
Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Существует 3 вида бланков :
Общий бланк – реквизиты 01,02,03,06,12.
Бланк письма – реквизиты 01,02,03,04,06,07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09,10,11,14,17,18.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, а также отметки мест расположения реквизитов 09,10,17,18.
Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа , а площадь предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений - служебным полем документа.
4) Требования к оформлению реквизитов:
01. Государственный герб РФ - помещается на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;
02. Герб субъекта РФ - помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ;
03. Эмблема организации или товарный знак - на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если есть 1,2;
04. Код организации - проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
05. Код формы документа - по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
07. Справочные данные об организации - почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и т.д.;
08. Наименование вида документа - регламентируется уставом. В письме наименование вида документа не указывается;
09. Дата документа - дата подписания или утверждения, дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
10. Регистрационный номер - состоит из порядкового номера документа;
12. Место составления или издания документа - указывается в том случае, если невозможно его определить по реквизитам 06,07;
13. Гриф ограничения доступа (секретно, конфиденциально) проставляют без кавычек на первом листе документа;
14. Адресат - организации, структурные подразделения, должностные и физические лица.
15. Гриф утверждения документа – располагается в правом верхнем углу, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименовании должностного лица, утверждающего документ, подписи, ИОФ, даты.
16. Резолюция – содержит указание относительно решения вопроса. Пишется руководителем и включает ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
17. Заголовок к тексту – это краткое содержание документа, отвечает на вопрос о чем? или чего?
18. Отметка о контроле – отметка за исполнением документа (буква «К» или штамп КОНТРОЛЬ)
20. Отметка о наличии приложений – после текста от левого поля: Приложение:
21. Подпись – включает наименование должности, подпись, ИОФ
22. Гриф согласования – рассмотрение документа сторонней организацией, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования организации, должностного лица, подписи, ИОФ, даты согласования.
23. Виза согласования – визирование документа в пределах одной организации, показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием и выразило к нему отношение. Оформляется наименованием должности, подписи, ИОФ, дата.
24. Печать.
25. Отметка о заверении копии – Верно, должность заверителя, подпись заверителя, ИОФ, дата. Если копия выдается на руки или пересылается в другое учреждение, то ставится печать.
26. Отметка об исполнителе – составитель документа, с которым можно связаться для выяснения возникших вопросов (ФИО, телефон).
27.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организацию - №, дату поступления.
29. Идентификатор электронной копии – проставляется в правом нижнем углу стр. и содержит наименование файла на машинном носителе.
Перечень документов, подлежащих утверждению:
Договора
Задания
Инструкции, правила
Нормативы
Перечни
Положения
Стандарты
Структура и штатная численность
Тарифные ставки
Формы унифицированных договоров
Штатные расписания и изменения.
Перечень документов, которые заверяются печатью:
Доверенности
Договора
Заявления
Образцы оттисков печатей
Представления и ходатайства
Письма гарантийные
Поручения
Протоколы
Реестры
Смета расходов
Справки
Титульные списки
Уставы, штатные расписания.
Тема 4: Деловая корреспонденция
1. Письмо, его виды.
2. Структура служебного письма.
3. Язык и стиль служебного письма.
4. Этикет в деловой переписке.
5. Другие виды передачи текста.
1.) Письмо (служебное, деловое) – общепринятое название большого числа информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основной признак, по которому они объединяются в обобщенную группу - пересылка по почте.
инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, напоминания, извещения, циркулярные, сопроводительные)
и ответные (информационно-разъяснительные, письма-запрещения).
Письма-запросы в целом составляются так же, как и письма-просьбы, но требуют письма-ответа.
Циркулярные письма – рассылаются вышестоящими организациями, которые сообщают подчиненным определенные сведения. Носят распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтвердить данные ранее обещания или условия.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Эти письма так же являются средством контроля за движением документов.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам….» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам….» (в стороннюю организацию).
Обязательным реквизитом является отметка о приложении.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей, либо о том, если ранее заключенное сообщение остается в силе. В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:
Подтверждаем:
Получение документов
С благодарностью подтверждаем:
Получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению
ООО подтверждает:
Свой запрос о строительстве моста
Условия поставки видеомагнитофонов.
Договорные письма – эторазновидность сопроводительных, т.к. они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удаётся с помощью других переговоров получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Ключевым словом является «напомнить». Пометка «вторично» уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма.
Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма – это разновидность писем, извещений своевременно информируемые заинтересованное др. лицо или организацию о свершившемся факте.
Письма-приглашения – письмамогут адресоваться индивидуально или коллективному адресату.
Коммерческое письмо – составляетсяот имени юридического лица. При заключении и выполнении коммерческой сделки - три вида: запрос и ответ на него, оферта (предложение), рекламация (претензия).
2.) Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты:
Эмблема
Наименование Министерства,
Наименование организации,
Наименование структурного подразделения,
Справочные данные (код формы документа, код предприятия, почтовый адрес, номер счета,
- №, дату входящего документа,
Адресат,
Резолюцию,
Отметку о контроле,
Заголовок к тексту, текст,
Отметку о наличии приложения,
Подпись, визы,
Гриф согласования,
Отметку об исполнителе.
Служебные письма классифицируются на простые и сложные.
Логическими элементами делового письма являются:
1) введение или вступление, где дается обоснование вопроса, сведения о целях, задачах и причинах составления письма.
2) изложение сути дела, доказательства, доказательство должно быть убедительным.
3) выводы и заключения, прилагается решение, но это не обязательно.
Письмо оформляется на бланках для писем, как правило не должно занимать более одной страницы формата А4 и А5 (если письмо не превышает 8 строк).
3.) С лужебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличии от других документов, в письме проявляется личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность. Язык служебного письма определяют как официально-деловой.
Текст письма должен излагаться точно, ясно выражать мысли, использоваться отраслевая терминология.
Из языка служебного письма исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (междометья, слова с суффиксами, преувеличения), а так же слова, вышедшие из употребления (не сего года, а текущего года). Использование новых слов и заимствованных должно быть оправданным.
Стилическую конструкцию письма нетрудно построить, если располагаешь набором проверенных практикой фраз, объясняющих мотив написания письма:
В порядке оказания тех. помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на вашу просьбу...
В подтверждение договорённости...
В деловой переписке существуют типичные «стандартные» варианты начала делового письма:
Извещаем, что… (мы сократили на месяц срок поставки)
Доводим до вашего сведения, что... (наш завод прекратил поставку оборудования)
Если автор - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа (Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просит...); от первого лица множественного числа (сообщаем, подтверждаем).
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку.
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Кроме типового характера, некоторые фразы выступают. Как юридически значимые. Например, в гарантийном письме:
Гарантируем возврат кредита в …..
Оплату гарантируем.
4.) Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются:
«Уважаемый господин...»
«Уважаемые коллеги...»
«Уважаемый (имя, отчество)...»
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ.
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
«С уважением...»
«Искренне ваш...»
При подготовке ответного письма следует обратить внимание на оформление реквизита «адресат», если поступившее письмо подписано руководителем, то и ответ должен адресоваться ему.
5). Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию, документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу, телетайпу). Текст должен быть кратким и четким. Из текста исключить предлоги, местоимения, союзы. Знаки препинания обозначаются сокращенно «тчк», «зпт». Количественные данные пишутся цифрами, т.к. в начале отчётной телеграммы должен стоять индекс документа, на который даётся ответ, а в конце текста - её номер. Она составляется на бланке, адрес, текст и подпись пишутся прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Ниже подписи ставится черта, под ней указывается адрес отправителя и дата отправления, текст заверяется печатью.
Разновидности телеграммы:
1) фототелеграмма
2) телеграмма с заверенной подписью
3) телеграмма-доверенность
4) телеграмма с оплаченным ответом
Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения. Они передаются устно по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.
Факс – удобен тем, что со скоростью телефонограммы можно предать текст со всеми особенностями. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Тема 5: Организационно-распорядительная документация
1. Понятие об ОРД.
2. Организационная документация
3. Распорядительная документация
1.) При документировании управленческой деятельности используется несколько десятков видов и разновидностей документов, и ср6еди огромного разнообразия этих служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. При оформлении реквизитов ОРД имеются определённые сходства и различия. Для их рассмотрения разобьем ОРД на 3 группы:
1) организационные документы (уставы, договора, положения, инструкции);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления, выписки из них, указания и распоряжения).
3) информационно-справочные документы (деловая корреспонденция + акты, протоколы, докладные записки и тд.)
ОКУД в число ОРД включает так же документы по личному составу (кадрам): заявление, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.
Общие требования к оформлению ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Организационные документы
Определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационные документы относятся к бессрочным (кроме штатного расписания), они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационные документы руководством и подлежат обязательному утверждению и согласованию (визированию). Текст большинства состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты. В зависимости от организационно- правовой формы организации к учредительным документам относятся: Устав, или Учредительный договор и Устав, или только учредительный договор.
Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации. Он разрабатывается и утверждается учредителями общественных, производственных, кооперативных и других юридических лиц.
Устав– это сложный документ, в него входят следующие реквизиты:
Эмблема организации
Наименование организации
Справочные документы об организации
Наименование документа – УСТАВ
Место издания
Гриф утверждения
Структура текста определяется разработчиками устава. В число оперативных разделов входят:
3) Регламент организации
4) Финансово-материальная база
5) Отчетная и ревизионная деятельность
6) Порядок ликвидации
Положение об организации – документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Включает следующие разделы:
1) Общие положения - определенная цель, для которой разработано положение, перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости;
2) Порядок найма и высвобождения персонала – включает процедуры приема на работу, перечень документов, оформление приказа о приеме и т.д. Разъясняются права и обязанности работников.
3) Основные обязанности персонала – перечисляет круг обязанностей по специальности;
4) Основные обязанности администрации – определяет перечень обязанностей руководства организации;
5) Рабочее время и его использование, начало и окончание работы, перерывы для отдыха;
6) Поощрения за успешные результаты работы;
7) Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Так же на предприятии разрабатывается положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организаций и штатную численность. Составление документа предусматривается Уставом, готовится службой кадров, визируется и утверждается (как правило на год) руководителем организации.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания постановлением Госкомстата № 26.
В штатном расписании фиксируются сведения:
Структурное подразделение (наименование и код)
Профессия (должность)
Количество штатных единиц
Оклад (тарифная ставка)
Надбавки
Месячный фонд заработной платы
Примечания.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя, визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий правила деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц. Рассчитаны на длительное время и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты.
1.Инструкция начинается разделом «Общие положения»
2. «Должностные обязанности».
3. «Права»
4. «Ответственность»
5. «Взаимоотношения»
Инструкция содержит следующие реквизиты:
Название организации и структурного подразделения
Название вида документа (инструкция)
Дату и индекс (номер)
Место издания
Заголовок, текст, подпись, гриф утверждения
Инструкция подлежит обязательному утверждению распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Визируются должностные инструкции руководителями подразделений, начальником отдела кадров (юристом).
После утверждения на инструкции работник проставляет: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные . Они имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Оформляется на бланке.
Похожая информация.
Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов
Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов
Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1).
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.
Дополнительная информация:
бланк документа;
классификация бланков документов;
размеры полей;
формат бланка документа;
реквизит документа;
реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";
реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";
реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";
реквизит "08 - наименование организации";
реквизит "11 - дата документа";
реквизит "12 - регистрационный номер документа";
реквизит "14 - место составления или издания документа.
Бланк письма
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 1
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации"; 09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 2 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. 3
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой 01 02 03 04 - код организации; 05 06 08 - наименование организации; 09 11 - дата документа; 12 13 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция". 4
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. 5
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book". 6
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 7
«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.
Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.
Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.
Когда нужно использовать бланки
В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.
Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.
Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).
Как оформить реквизиты бланка
Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.
При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».
В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.
Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.
Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:
- заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
- размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.
Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.
Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.
Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.
Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.
Основные правила изготовления бланков
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.
Как оформить бланк письма
На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):
- справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
- код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа (ОКУД);
- отметка для регистрационного номера и даты документа;
- отметка для ссылки на номер и дату документа.
Скачать
Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».
На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.
Виды бланков и особенности их оформления
Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.
Скачать
Скачать
Скачать
Скачать
Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации (автор документа);
- отметка для проставления даты и номера документа;
- место составления или создания документа (географический пункт).
Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.
Бланк на двух языках
Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).
Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.
Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Фото: arrowrootmedia.com