Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Что такое пополнение, увеличение штата?

Увеличение, набор штата – процесс найма преданной команды в дополнение к уже существующей, для повышения эффективности рабочего процесса и его показателей. Эта система начинает требоваться при динамичном развитии компании и увеличении ее потребностей в профессионалах. Увеличение штата может потребоваться в любом из отделов вашего бизнеса, и оно необходимо во избежание некомпетентности и ошибок в рабочем процессе.

Чаще всего требуется пополнение штата в таких отделах вашего бизнеса, как сбыт и обслуга, и вам непременно стоит вовремя нанять людей на эти вакантные должности, ибо никакой профессионал не сможет справиться с огромным потоком людей и объемом работы. Постоянное увеличение спроса потребителей подразумевает и повышение уровня сервиса, и просто количества товара. Поэтому вопрос найма и пополнения штата всегда будет стоять остро. И из-за остроты самого вопроса эта часть компании, где чаще всего происходят пополнения, будет самой уязвимой.

Для чего необходим процесс пополнения и увеличения штата?

При постоянном и динамичном росте рынка потребительских товаров вопрос увеличения стоит также остро. Необходимо вовремя произвести, доставить и продать ваш товар. Для этого процесса просто профессионалов будет недостаточно. Здесь требуются рабочие руки, их может предоставить только рынок труда, переполненный молодыми людьми без работы. В дальнейшем, при постепенном развитии многие, доселе неизвестные профессии, приобретут специализацию, что положительно отразится на благосостоянии граждан.

Как и где найти хороших специалистов в той или иной области?

Различные компании следуют различным методам поиска рабочих. Кто-то пользуется услугами профильных фирм и организаций, дают объявления в СМИ, или просто объявляют через радио-рубку в своем магазине. Но у всех разная результативность, все зависит от экономической ситуации в регионе.

Программное обеспечение для работодателя необходимо во избежание щекотливых и непонятных ситуаций с работником. Для того чтобы у вас не было каких-либо проблем с вашими сотрудниками, имеется много разновидных программ по работе с персоналом и т.п. Это поможет вам найти с ними общий язык и выработать командный дух.

Для поиска вы также можете задействовать Интернет. Но для этого вам придется перелопатить огромное количество предложений от разных людей, которых вы даже не видели в лицо. Но не стоит унывать, обычно поиски дают свой результат – таланты всегда где-то скрываются. И после найма талантливого сотрудника вы почувствуете рост как прибыли, так и просто дух работы у ваших сотрудников. Они превзойдут самые смелые ожидания и прогнозы.

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

Выявить необходимость во внесении изменений;
Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

Объемы работ были увеличены;
Внедрены дополнительные технологии или направления;
Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

Количество ежегодно формируемых дел;
Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
Название вводимой вакансии;
Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Рано или поздно в каждой компании наступает ситуация, когда возникает потребность в расширении штата. На что же важно в первую очередь обратить внимание, чтобы не допустить промахов, принимая на работу нового специалиста?

Ошибка №1: «раздувание» штатов.

Прежде чем принять решение о приеме на работу нового сотрудника, необходимо понять для решения какой проблемы вы его берете? Приглашать «человека со стороны» стоит только в том случае, если ни один из штатных работников компании справиться с ней не в состоянии. Поэтому, когда у вас возникает мысль взять новых людей — не торопитесь. В первую очередь, начертите на листе бумаги структуру отдела, который вы хотите усилить. Определите, какой объем работы и какие функции выполняет каждый из его сотрудников. Возможно, хорошо проанализировав и изучив деятельность этого подразделения, вы найдете способы оптимизировать бизнес-процесс, который оно обеспечивает, без расширения штата. Очень часто штат раздувается в компаниях с многоступенчатой структурой управления, когда генеральному директору подчиняются несколько топ-менеджеров, у которых, в свою очередь, есть в личном подчинении еще несколько отделов. Если полномочия сотрудников плохо прописаны, то специалисты подразделений работают не только со своими непосредственными начальниками, но и с вышестоящими руководителями. В итоге получается, что менеджеры дублируют обязанности друг друга. И уже только за счет ликвидации этой путаницы можно высвободить время и средства, которые позволят избежать увеличения штата.

Ошибка №2: плохое планирование.

Очень часто новые сотрудники появляются в компании, когда возникает потребность быстро решить какую-то сиюминутную проблему. Между тем, работа по подбору персонала должна начинаться с составления перспективного плана развития компании. Работник, который понадобится для решения задач, которые возникнут через полгода, должен быть взят на работу уже сегодня. Иначе он не успеет адаптироваться в вашем коллективе, понять специфику вашей компании и в полной мере показать то, чего вы от него ждете.

Ошибка №3: завышение требований.

Бывает и такое, руководитель, начиная искать сотрудника, закладывает в требования к кандидатам неадекватно широкий набор навыков. Это не только усложняет поиск, но и завышает реально необходимую для данной должности заработную плату. Например, если вы ищите корректора, то главным его навыком должна быть грамотность. Ему не нужно знать высшую математику, языки, а его коммуникативные качества вас вообще не должны интересовать. Еще пример. Многие владельцы компаний мечтают найти сильного директора по маркетингу. Но немногие руководители могут четко сформулировать, что на самом деле хотят получить от такого специалиста. Бывает, что генеральный директор, финансовый, коммерческий директоры фирмы видят функции директора по маркетингу каждый по-своему. Неудивительно, что он не оправдывает их надежд. Через год его увольняют и начинают искать нового маркетолога, не осознав истинную причину своих неудач.

Ошибка №4: ставка на уникальность.

Довольно часто люди, которые претендуют на высокие должности, подают себя как носителей уникальных умений, знаний и требуют баснословно высокую зарплату. Не стоит слепо полагаться на них. На самом деле, настоящую ценность представляют не те, кто облаадает уникальными знаниями, а те, кто способен постоянно обучаться новому и применять свои знания на практике. «Уникальные» специалисты часто замыкают весь процесс на себе, и в случае, если им вдруг приходится покинуть компанию, работа существенно осложняется. Не стоит строить бизнес-процесс в расчете на конкретного специалиста. В этом случае вы рискуете стать его заложником.

Ошибка №5: отторжение «неудобных» профессионалов.

Очень часто руководитель пытается найти «самого лучшего» работника и перебирает десятки кандидатур. Но главным критерием оценки при этом становится субъективное «нравится-не нравится», «комфортно-не комфортно». Но специалист — это не домашние тапочки, он не может быть комфортным или некомфортным. Руководители, которые так думают, окружают себя людьми, с которыми им удобно. Но парадокс заключается в том, что «удобные работники» далеко не всегда самые профессиональные.

Ошибка №6: завышение или занижение зарплаты.

Не стоит бояться упустить перспективного кандидата, предлагая ему меньше денег, чем он требует. Во-первых, чаще всего, когда человек приходит устраиваться на новую работу, он завышает желаемый заработок как минимум на 25%. Во-вторых, есть множество других мотивов, которые влияют на выбор человеком той или иной работы: возможность проявить себя, получить новые знания и т. д. Важно показать претенденту перспективы, которые открывает для него работа в вашей компании, и четко сказать, как будет расти его зарплата, если он выполнит те или иные задачи. Чтобы ваша фирма была конкурентоспособной на рынке труда, вы должны предлагать зарплату чуть выше, чем среднеотраслевая.

Ошибка №7: чрезмерная доверчивость.

Стоит насторожиться, если малознакомый человек, устраиваясь к вам на работу, проявляет очень высокую осведомленность о вашей компании и готов согласиться на любые условия. Прежде чем откликнуться на такой энтузиазм, постарайтесь узнать, где работал этот человек раньше. Если у ваших конкурентов, то лучше от его услуг отказаться. Очень велик шанс утечки информации о делах вашей фирмы. Особенно возрастает опасность, если кандидат на вакансию состоял в штате консалтинговой компании, которая занимается маркетинговыми исследованиями на рынке. Есть вероятность, что это «шпион», который устраивается к вам для того, чтобы получить точную информацию о сегменте рынка, на котором вы работаете. По этим же самым причинам не стоит обсуждать по телефону условия работы в вашей компании. Не исключено, что под видом претендента на вакансию вам звонит представитель конкурирующей фирмы, собирающей сведения о зарплатах для каких-то своих целей. Кандидату достаточно просто сообщить, что ваша компания платит «достойные деньги», и пообещать удовлетворить его любопытство при личной встрече. Если человек действительно хочет получить работу у вас, то его этот ответ устроит.

Ошибка №8: «бесцельный» испытательный срок.

Все работодатели, за редким исключением, назначают для новых сотрудников испытательный срок. Но далеко не все четко заявляют, каковы критерии успешности прохождения испытания. Между тем, это в равной степени важно и для новичка в компании, и для ее руководителей. Первый должен точно знать, что входит в его обязанности и полномочия. А вторые — ясно представлять критерии, по которым будет оцениваться профессионализм сотрудника. Испытательный срок не должен быть лишком маленьким. Примерно за месяц на новом месте способны адаптироваться только технические специалисты: бухгалтеры, кассиры, кладовщики. Да и то при условии, что выполняют ту же работу, что и в прежней своей компании. Если же говорить о специалистах, которые принимают решения, то свои профессиональные качества они могут продемонстрировать только на третий месяц. А отдача от менеджера высшего звена наступает не раньше чем через полгода.

Ошибка №9: переоценка лояльности.

Нельзя строить кадровую политику, делая ставку на поиск людей, абсолютно лояльных к вашей компании. Подписав контракт, специалист продает свой труд за определенную сумму денег. И любой работодатель должен понимать: какие бы надежды он ни возлагал на нового сотрудника, если тот найдет работу, где условия будут лучше отвечать его потребностям, то уйдет от вас. Один — ради реализации новой захватывающей задачи, другой — ради карьерного скачка, третий — ради зарплаты, четвертый — ради свободного времени. В принципе, у каждого специалиста есть свой срок эффективной работы в новой компании, который колеблется от восьми до 15-20 месяцев после перехода на новое место. Потом человек привыкает, его интерес к работе начинает постепенно снижаться, ему хочется чего-то нового, он начинает «смотреть на сторону», искать свою мечту. Конечно, есть исключения из этого правила, но их немного. Все это не означает, что каждый новый сотрудник через год работы уйдет от вас. Но то, что его эффективность со временем несколько снизится и возрастет вероятность расставания, не вызывает сомнений. И еще, чем предприимчивее человек, чем сильнее в нем развито креативное начало, чем выше его профессиональная ценность, тем больше он склонен к самостоятельным решениям и тем меньше у него дух корпоративности, тем меньше он привязан к команде. Поэтому, подыскивая человека для выполнения определенной задачи, придется выбирать между яркими профессиональными качествами и лояльностью. Если у вас, что называется, «горит», остановите выбор на крепком профессионале. А если вам нужен человек, который на несколько лет вольется в вашу команду, лучше оказать кредит доверия менее самостоятельному и опытному сотруднику. Вложите силы и средства в его обучение, уделите ему больше внимания — и он проработает в компании дольше.

Что такое пополнение, увеличение штата?

Для чего необходим процесс пополнения и увеличения штата?

Как и где найти хороших специалистов в той или иной области?