Что должно находиться в личном деле сотрудника. Как формируется личное дело сотрудника. Пополнение новыми документами
Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.
Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609 . Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.
Поскольку управление файлами персональных данных всегда выполняется с использованием многих персональных данных, важна важная проблема защиты данных. Когда компания имеет более 20 сотрудников для управления, участие сотрудника по защите данных является обязательным. В случае цифровых личных файлов это правило применяется к более чем 10 сотрудникам. Если управление персоналом компании осуществляется аналогичным образом, оно обязано защищать данные сотрудника от несанкционированного доступа и, следовательно, блокировать его.
В зависимости от типа документа это может быть сложным делом, с различными правами доступа, и его сложно организовать. В цифровой системе управления управление доступом, такое как эти, может управляться намного легче. Основным требованием является сотрудничество с административными системами, которые характеризуются высокими стандартами безопасности и новейшими технологиями. С помощью цифровых персональных файлов административные процессы могут быть автоматизированы до тех пор, пока не будут автоматизированы многочисленные обходные пути, например, через почтовый трафик, и таким образом сокращаются пути связи.
Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:
- На кого заводится дело.
- Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
- Где хранится картотека.
- Как долго должны храниться личные дела.
Пакет документов для личного дела
Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.
Запросы на отдых и отсутствие, изменения основных данных и аналогичных сообщений не теряются и могут быть перенаправлены непосредственно соответствующему супервизору. Таким образом, процессы выпуска упрощаются и могут быть отредактированы более быстро.
Любые изменения могут быть сделаны в любое время, без необходимости много времени и усилий. Обновление основных данных, изменение структуры отдела или запись новых документов и информации выполняется за несколько кликов. Так как цифровая платформа используется каждым сотрудником, чтобы иметь собственную учетную запись пользователя с соответствующим доступом, высокая степень гибкости предоставляется благодаря их способности выполнять собственные проверки. Если происходит смена задания, цифровой личный файл также может перемещаться и может быть перенаправлен новой компании.
Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:
- Титульный лист.
- Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
- Один экземпляр .
- о материальной ответственности (при необходимости).
- Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
- Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
- Автобиография (на усмотрение работодателя).
- Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
- Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
- Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
- Информация о премии или взыскании (если имеются).
- Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
- Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.
Как оформить личное дело
Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.
Цифровой персонал может набирать очки с точки зрения прозрачности двумя способами. С одной стороны, работодатель, а также возможные другие руководители компании получают обширный обзор своих сотрудников и их развитие. Карьера, включая все сертификаты, сертификаты и учебные курсы, представляется прозрачным образом. В то же время заявления об изменениях в компании могут быть сделаны с использованием оценок и отчетов. С другой стороны, сотрудники также получают гораздо большую прозрачность благодаря постоянному доступу к своим кадровым записям, имея возможность видеть и контролировать их.
Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.
За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72 . На титульной странице указываем:
- порядковый номер личного дела работника;
- название организации или ИП, где ведется личное дело;
- Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
- дату рождения;
- дату принятия на работу и дату увольнения;
- срок хранения дела.
Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.
На многие вопросы, такие как получение зарплаты или одобрение праздника, уже можно ответить заранее. Наконец, аспект мобильности является значительным преимуществом в процессе оцифровки записей персонала. Вся соответствующая информация, которая так часто теряется в огромных бумажных горах, будет храниться только в одном месте. Они могут быть доступны в любое время, из любого места, без пренебрежения релевантностью защиты данных.
Вам нужен контрольный список для цифровых личных файлов? В личном отчете содержатся данные о личности работника. Данные, содержащиеся в личных данных, могут храниться только в рамках трудовых отношений и законных материальных интересов работодателя. Это не зависит от формы личных файлов, так же мало в том месте, где хранятся личные файлы, Например, в главном управлении компании или предприятия.
Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.
Работодатель не обязан создавать и управлять файлами личных данных. Однако это, как правило, имеет место. Допустимое содержание личного файла может отличаться в зависимости от обстоятельств отдельного случая. Допустимое содержание включает. Документы, кадровые анкеты, медицинские оценки, результаты экзаменов или тесты на пригодность, трудовой договор, включая другие соответствующие соглашения, Залоговые соглашения, оценки и сертификаты, информация о возможных размерах заработной платы и заработной платы, информация о социальном страховании. Если проводятся специальные или вторичные действия, Например, в филиалах сотрудник уведомляется об этом.
Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.
Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье.
Персонал: понимание работника
Управление «секретными или черными файлами» запрещается. Как правило, только работодатель и персонал, отвечающий за персонал, имеют право управлять и управлять кадровыми документами. Круг заинтересованных лиц должен быть как можно меньшим, ср. Инспекция в файлах персонала может проводиться в любое время без каких-либо особых причин. Сотрудник должен учитывать интересы компании и отменить своего начальника. За этот период пособие на работу не должно сокращаться. Сотрудник будет целесообразно использовать свое право на доступ, если он изменит свои трудовые отношения или личные заявления в отношении личного файла.
Как хранить
Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.
Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.
Может ли адвокат искать своего клиента в штате?
Сотрудник должен быть проинформирован о полном содержании записей персонала. Он может делать заметки, при необходимости делать копии отдельных компонентов. Нет права передавать файлы личного состава.
Заявки на удаление из файла персонала
Сотрудник имеет право потребовать от работодателя удалить неправильную информацию в своем личном деле.Инспекция в файлах персонала членами рабочего совета
Если работодатель не удовлетворяет просьбу работника, он или она может требовать снятия или исправления иска. Рабочий совет не имеет права доступа к кадровым учетным документам сотрудников. Член трудового совета, который был вызван, должен молчать о содержании документов о персонале, которые он узнал, если только работник явно и в соответствии со ст. обстоятельства отдельного дела от обязанности хранить тайну.
В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.
Заболевания: что может быть в личном файле, а что нет?
Выходная плата - это разовая выплата заработной платы работодателя в трудовом законодательстве, которая выплачивается по случаю прекращения трудовых отношений.
- Наставление Это прелюдия к предупреждению.
- Поэтому особое значение имеет различие между увещанием и предупреждением.
- Разделение.
Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Пополнение новыми документами
Наиболее важные данные о трудовых отношениях должны быть записаны быстро. Ваш босс юридически не обязан создавать такую коллекцию. Однако по административным причинам эта процедура, скорее всего, будет найдена в большинстве учреждений. Как правило, вы не можете брать с собой личные файлы. Копии, однако, часто допускаются, но их нужно финансировать из собственных карманов.
Запись в личных файлах
Если сотрудник работает в компании, многие данные теряются. В конце концов, определенная информация должна быть передана страховым компаниям и рамочные условия для установления трудовых отношений. Иногда работник нарушает договорные обязательства с его поведением, поэтому появляется предупреждение - персонал также наносится этим документом. Но как долго это предупреждение в личном файле?
Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.
Что записано в файле о вас, вы можете взглянуть на понимание самостоятельно - это гарантирует корпоративный закон компании. Вы можете взять кого-то из вас. У вас также есть возможность добавить свои комментарии к определенному контенту и к записям персонала.
Вы можете удалить предупреждение из личного файла?
Когда именно удаление предупреждения из файла персонала должно происходить, особых сроков нет. Поэтому возникновение незначительности этого предупреждения связано с серьезностью преступления. В трудовом законодательстве жалоба на конкретное поведение выполняет две задачи.
Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.
ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.
Функция предупреждения: работник четко указывает, что определенное действие или недействительность не отвечает интересам работодателя и в будущем должно быть опущено. функция документации: письменное предупреждение доказывает, что работник совершил одну или несколько ошибок. Это может, например, повлиять на возможные соображения транспорта. . Максимальная длина напоминаний, которые могут быть оставлены в личном файле, записывается в коллективных соглашениях или рабочих соглашениях в некоторых учреждениях.
Что работодатели должны учитывать при создании и управлении персоналом
А что, если вы не позволили себе обвинить и все еще были предупреждены? Вы можете удалить соответствующую заметку из личного файла ранее? Указанная информация чувствительна и должна быть тщательно обработана. Сотруднику обычно сообщают о сборе, обработке и использовании данных и их назначении заранее. В этом случае он принимает свое согласие. Если он не согласен с этим, работодатель обязан обратить внимание на последствия его воли.
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.
Что касается трудового законодательства, работодатель не обязан хранить личный файл. На самом деле нет правовой основы для ведения кадровой документации. Однако некоторые данные приводятся в коллективных соглашениях. Без управления личным файлом компания вряд ли сможет удовлетворить требования коммерческого, корпоративного и налогового законодательства. Кроме того, обязательства по представлению отчетности добавляются в фонды медицинского страхования, например, из-за продолжающейся выплаты заработной платы или прекращения трудового договора в отдел занятости.
Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
Фактически, работодатель должен точно решить, как управлять кадровыми документами. Главное, что в случае необходимости он может передать запрошенную информацию о задании или необходимые документы, и все документально оформлено. Однако, если явный личный файл создается и поддерживается, сотрудник всегда имеет право доступа к полной документации, предоставленной ему.
Каким должно быть содержание личных файлов?
Он должен быть как можно более полным и обеспечивать истинную картину личных и профессиональных обстоятельств работника. Во-первых, это включает в себя все документы, касающиеся трудовых отношений, такие как документы заявки, тесты на пригодность, медицинские отчеты, профессиональная подготовка, обучение, навыки, оценки и предупреждения.
Состав документов личного дела работника
заявление о приеме на работу;
трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
анкета (автобиография );
документы об образовании (копии);
документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
должностные инструкции (регламенты);
аттестационные листы, отзывы, представления;
паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
документы о награждении, наложении взысканий (копии);
сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).
Формирование личных дел работников
Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив . При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.
Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе (посмотрите образец).
На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).
Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
Оформление личного дела
В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):
заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:
Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)
Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна
в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:
Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»
То же, «П»-«Я»
согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
важно зафиксировать количество листов дела.
Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.