Автоматизация работы кадровой службы. Тема: Организация работы кадровой службы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский университет управления и экономики

Алтайский институт экономики

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина:

Делопроизводство в кадровой службе

Тема:

Автоматизация работы кадровой службы

Барнаул - 2011

Введение

1. Автоматизация работы кадровой службы

2. Создание и оформление документов

3. Ведение кадровых баз данных

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

Для написания курсовой работы использовались общелогические методы научного исследования: анализ, обобщение.

Целью данной курсовой работы является процесс автоматизации работы кадровой службы.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы автоматизации работы кадровой службы;

2. определить порядок создания и оформления документов;

3. изучить ведение кадровых баз данных;

4. рассмотреть программу «Кадры» компании «Электронные офисные системы».

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д.

Для написания курсового проекта были использованы следующие источники нормативно-методической базы, такие как ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, учебной литературы таких авторов как Андреева В.И., Кирсанова М.В., Глинских А.И., периодические издания «Секретарское дело» и др.

1. Автоматизация работы кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом). Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого -- найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

· оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

· организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

· наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

· вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем -- сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций -- основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном -- представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, -- «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами . На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства . Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы -- это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Внедрение и сопровождение системы

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса -- серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров -- процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

· вырос спрос на «западную» функциональность;

· увеличился интерес к Internet-технологиям;

· наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;

· развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2. Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 19 форм по учёту кадров. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах в формате MS Word. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например изменение фамилии, наложение дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех этих случаях службе кадров надо создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от... », «Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о... », «В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от … », «Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в деятельности кадровой службы наборы профессиональных фраз и выражений, прежде всего типовые формулировки приказов по личному составу, особенно при увольнении, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм) и т.п. Всё это один раз вводится в компьютер и затем используется всеми сотрудниками кадровой службы.

Можно рассмотреть создание шаблона приказа по личному составу. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сама форма приказа, остающаяся неизменной, а переменной - как бы подсказка - что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части. В первую очередь, таким образом, составляются шаблоны документов, для которых отсутствуют унифицированные формы, как для приказов, так и справок по личному составу.

Хотя пакет Microsoft Office 2007 даёт возможность создания нового документа на основе значительного количества готовых шаблонов с уже заданными параметрами оформления, но эти шаблоны не соответствуют требованиям российского делопроизводства, поэтому кадровой службе необходимо создать и добавить свои шаблоны.

Для создания шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе - Microsoft Word первоначально нужно создать общий шаблон приказа по личному составу. Нужно выбрать в меню Файл команду Создать и указать, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создаем бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.docx а уже на его основе создаются шаблоны - Приказ об изменении фамилии.docx, Приказ о наложении взыскания.docx и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу (при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, в зависимости от установленной операционной системы и настроек, например D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где User - имя пользователя). Таким образом, все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе, и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005. с.46-53.

Так как для многих приказов существуют унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, доступные и в электронной форме, в основу ряда шаблонов ложатся именно эти формы. В этом случае не используется бланк организации, в имеющейся унифицированной форме заполняются некоторые поля, например наименование организации, код по ОКПО, должность руководителя организации и получившийся документ сохраняется в виде соответствующего шаблона. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений - например, название должности, наименование структурного подразделения - выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров - с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

При создании шаблона или индивидуального документа следует обращать внимание на используемые в нём шрифты. Стандартно в MS Windows/Office установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний. Однако при передаче документа, созданного с использованием нестандартного шрифта могут возникнуть проблемы. При отсутствии необходимого шрифта на компьютере система автоматически применяет подстановку, используя при отображении документа тот шрифт, который имеется на данном компьютере. Однако почти всегда заменяющий шрифт имеет другой размер, что ведёт к некорректному отображению сложных документов, а в некоторых случаях, при использовании старых шрифтов, к тому, что текст отображается некорректно, вместо русских символов могут выводиться диакритические знаки и т.п., т.н. «абракадабра» или знаки вопроса. Для того, чтобы избежать этой проблемы рекомендуется при подготовке документов использовать три основных шрифта, представляющих три типа шрифтов - Arial (прямой шрифт), Times New Roman (шрифт с засечками), Courier New (моноширинный шрифт, все знаки занимают одинаковую ширину строки, аналогичен машинописному тексту). Используя разный размер шрифта, варьируя его начертание (курсив, жирный, жирный курсив) и применяя подчёркивание, можно оформить практически любой документ. Так как эти шрифты стандартно устанавливаются на всех компьютерах, работающих под управлением Windows, документ, набранный такими шрифтами, будет корректно отображаться на любом компьютере.

Особенно важно обращать внимание на шрифты пользователям офисного пакета Microsoft Office 2007, так как если не указать специально, то в нём будут использоваться специфические шрифты, отсутствующие у пользователей предыдущих версий Microsoft Office (2003, XP и т.п.).

Один из элементов создания документа - его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ - маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. В дальнейшем создание документа на основе конкретного шаблона и определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Поэтому не менее важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме. Встречаются случаи, когда каждый сотрудник по своему усмотрению создаёт папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами, такими как Doc1, doc2, ccc4 и т.п. Это совершенно недопустимо. Когда таких файлов скапливаются сотни, иногда сам сотрудник с трудом находит нужный документ, а уж если сотрудник заболел или отсутствует по другой причине, найти без него нужный файл становится большой проблемой. Если документы хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составу и размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\2004\2004_0405N28.doc. В этом случае имя файла - дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.2004), помещённого в папку 2004 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок должна соответствовать номенклатуре дел подразделения. Если в подразделении имеются электронные папки (дела), которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э. Например: Дело 0318э. Если в организации используется централизованная система документооборота и электронного архива, все документы могут создаваться и хранится внутри такой системы. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Термика, 2004.

кадровый документация автоматизация учет

3. Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009. С. 65-97.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

· структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

· списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

· списки уволенных из организации лиц и т.д. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Такие программы предусматривают обычно возможность импорта текстовых и графических файлов, что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения бумажных документов и т.д., а при наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств допуска - персональные коды, отпечатки пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу необходимо учитывать, что Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003). Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала при поступлении на работу, для профессиональной ориентации на рабочих местах, преодоления конфликтов, связанных с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее, компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной осторожностью.

Система для тестирования может оказаться весьма полезной в случае отбора кандидатов или поиска работников для конкретного заказчика, формирования временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д. По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

Однако ещё раз следует подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного состава, так и получившие широкое распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего фактора при подборе кадров.

Заключение

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.

Список использованных источников:

Нормативно-методическая база:

2. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.

4. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. - М.: «Инфра-М», 2007.

6. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000. № 2. С. 10-16.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд-е 4. М: ЗАО "Бизнес-школа "И0нтел-Синтез", 2002. С 165-174

8. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

9. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

10. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

11. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

12. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005.

13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014

Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.

курсовая работа , добавлен 11.04.2015

Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.

курсовая работа , добавлен 20.12.2015

Инновационные технологии управления персоналом. Основы кадровой работы организации. Принципы и методы управления нововведениями в кадровой работе. Обоснование проекта внедрения свободного программного обеспечения в деятельность кадровой службы.

дипломная работа , добавлен 07.04.2011

Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

курсовая работа , добавлен 12.10.2010

Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

курсовая работа , добавлен 23.09.2011

Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

дипломная работа , добавлен 02.03.2009

Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

дипломная работа , добавлен 17.07.2008

Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

курсовая работа , добавлен 02.03.2010

Сущность, цели и задачи кадровой политика на предприятии. Изучение понятия кадрового обеспечения и его элементов. Анализ работы с персоналом на примере государственной гражданской службы Российской Федерации, оценка современных технологий управления.

Поскольку кадровая служба призвана обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации, то среди наиболее значимых ее задач можно выделить:
помощь фирме в достижении ее целей;
эффективное использование мастерства и возможностей работников;
обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими;
стремление к наиболее полному удовлетворению служащих своей работой, к их наиболее полному самовыражению;
развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает желанной работу в этой фирме;
связь управления персоналом со всеми служащими;
помощь в сохранении хорошего морального климата;
управление движением к взаимной выгоде индивидов, групп предприятий, общества.
Можно выделить две структуры управления персоналом в организации.
Штабная структура - специалисты отделов по управлению персоналом, занимающиеся разработкой принципов работы с персоналом организации, конкретных программ и организацией кадровых мероприятий (менеджеры по персоналу).
Линейная структура - менеджеры-практики, реализующие конкретные функции работы с персоналом в ходе выполнения собственных управленческих функций (линейные менеджеры).
Для того чтобы иметь возможность реализовать различные направления кадровой работы на уровне конкретных подразделений, структуры управления персоналом создают разветвленную и пронизывающую различные уровни организации сеть (рис. 10.1).
Однако вновь создающейся организации все это «великолепие» широкого многообразия структур и подразделений пока недоступно.
Поэтому при проектировании структуры управления персоналом в первую очередь необходимо учитывать:
Уровень, на котором предполагается реализовывать управление персоналом:
либо это станет предметом заботы и учета на высшем корпоративном уровне и можно говорить о корпоративном управлении персоналом;
либо это будет вменено только в обязанность среднему уровню, и тогда можно говорить об организации работы с персоналом, которую будет реализовывать руководитель кадрового подразделения вместе с линейными менеджерами;
либо в организации речь будет идти об исполнительском уровне управления персоналом, что, как правило, выражается или в кадровой работе (документировании трудовых отношений), или в решении отдельных проблем (разрешении конфликтных ситуаций, наборе персонала), и тогда можно говорить об уровне исполнителей - сотрудников кадровых подразделений (как правило, отдела кадров в традиционном представлении).
Штат службы управления персоналом. Даже в самых больших корпорациях непосредственно в службах управления персоналом работает не более 150 человек. В среднем один специалист приходится на 200 занятых.
Более точно количество сотрудников Ч, необходимых для выполнения работ по комплектованию и учету кадров, можно рассчитать по следующей формуле:
Ч = Т хК1
Фп
где Ті - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал), ч; Кі - численность персонала; ФП - фонд оплаты труда.

Рис. 10.1. Организационная структура управления персоналом на уровне предприятия
Штат служб управления персоналом для некоторых типов предприятий иллюстрирует табл. 10.1 .
Таблица 10.1
Штат служб управления персоналом Отрасль и размер предприятия Норма персонала на одного сотрудника кадровой службы Число сотрудников кадровой службы Обрабатывающая до 500 - 999 чел. 116 1 - 20 1000 - 4 999 чел. 130 2 - 90 свыше 5 000 чел. 352 7 - 126 Исследование и развитие 102 1 - 60 Общественные нужды 154 1 - 110 Больницы 180 1 - 28 Банки 98 1 - 72 Страховые компании 101 1 - 142 Транспортировка и распространение 272 1 - 75 Правительственные учреждения 272 2 - 104 Образование 161 1 - 46 Другие фирмы 194 1 - 120
Следует учитывать, что существуют еще и национальные нормы расчета соотношения числа сотрудников кадровых служб и персонала. Так, в России на одного сотрудника кадровой службы приходится 50 - 100 человек, в Германии - 130 - 150, во Франции - 130, в США - 100, в Японии - 40 человек.
3. Основные задачи, решаемые службой по управлению персоналом. При характеристике в целом содержания деятельности служб по управлению персоналом выделяют следующие основные задачи:
решение штабных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина) - 33%,
компенсации и пособия - 28,5%,
обучение, повышение квалификации - 1%,
трудовые отношения - 10%.
Приведем результаты сопоставительного анализа основных функций управления персоналом на крупных предприятиях США и ФРГ (табл. 10.2).

Кадровая служба - обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, которое отвечает за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет функции в области управления персоналом. В некоторых современных компаниях такого структурного подразделения нет, а всю необходимую работу выполняет один или несколько сотрудников. В штате небольших организаций может вообще не быть специалиста этого профиля.

Как же следует организовать кадровую работу в организации? Официальных рекомендаций и типовых решений здесь нет. Каждый работодатель выбирает наиболее подходящий для него вариант. Посмотрим, какие факторы могут повлиять на этот выбор.

ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ СЛУЖБА КАДРОВ?

В идеальном варианте перед кадровой службой стоят следующие глобальные задачи:

1. Осуществлять эффективный подбор и расстановку персонала.

2. Сформировать трудовой коллектив и поддерживать его стабильную работу.

3. Организовать систему кадрового делопроизводства и кадрового учета.

4. Обеспечить грамотное ведение кадровой документации и хранение документов по личному составу, содержащих персональные данные.

5. Эффективно взаимодействовать с остальными подразделениями организации.

Функции, которые выполняют «кадровики», достаточно разноплановые. Мы назовем самые «популярные», которые в той или иной комбинации могут составлять содержание работы отдельных кадровых служб:

организация и ведение кадрового делопроизводства;
обеспечение защиты персональных данных сотрудников;
организация хранения кадровой документации;
учет кадров, ведение статистической отчетности;
подбор персонала (рекрутинг), оформление приема на работу;
адаптация персонала, организация испытания при приеме на работу;
обучение персонала, планирование карьеры, оформление переводов на другую работу;
аттестация персонала;
мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования;
развитие персонала, внедрение корпоративной культуры;
оформление увольнения;
разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде;
взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

Как определить необходимое количество работников службы кадров?

Обратите внимание!
Прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации нет

В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос нет. Для определения необходимой численности специалистов кадровой службы работодателю следует организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Правда, в современных условиях надо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, так как с 1991 г. прошло много времени и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.

Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества сотрудников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков в компании принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.

Отдельным функциям особое внимание

Одна из основных функций работников кадровой службы - работа с трудовыми книжками.

Обратите внимание : для организации работы с трудовыми книж- ЬАЗ ками недостаточно закрепить ведение этой работы за отдельным структурным подразделением или конкретным работником . В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обратите внимание!
Для назначения лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, необходимо издание отдельного приказа

На практике нередко именно работникам кадровых служб вменяют в обязанности ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками организации, и ведение воинского учета. При этом следует помнить, что эти функции не относятся к обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Так, ведение учета рабочего времени не может быть включено очередным пунктом в перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, так как является отдельной функцией. В случае когда работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, поручают ведение учета рабочего времени, фактически отработанного работниками, это должно оформляться как внутреннее совместительство или совмещение профессий.

Работодателями в соответствии с законодательством осуществляется воинский учет граждан по месту их работы. Пункт 12 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, предусматривает, что при наличии в организации на воинском учете менее 500 граждан, воинский учет осуществляет один работник, выполняющий обязанности по совместительству. При наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан обязанности по ведению воинского учета выполняет один освобожденный работник. Таким образом, должность специалиста по ведению воинского учета должна быть введена в штатное расписание, и, если работник, осуществляющий кадровое делопроизводство, ведет воинский учет, это должно оформляться заключением трудового договора о работе по совместительству.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ РАБОТНИК ИЛИ ОТДЕЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ?

В зависимости от объема функций и задач, стоящих перед кадровой службой, работодатель решает, будет кадровыми вопросами заниматься ответственный сотрудник или на это будут брошены силы отдельного подразделения. Далее мы рассмотрим возможные варианты такого решения.

Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство одному из сотрудников.

Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.

Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение.

Не кадровик...

Этот вариант приемлем тогда, когда объем кадровой работы небольшой, и с ним вполне справится один сотрудник, который к тому же может заниматься такой работой на условиях неполной занятости. В подобной ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, чаще всего даже не предусмотрена штатным расписанием, а обязанности кадровика поручаются одному из специалистов организации (бухгалтеру, экономисту, секретарю). Если должности кадровика в штатном расписании нет, то эти обязанности поручаются на условиях совмещения, а не совместительства.

Как это должно быть сделано, зависит от того, в какой момент происходит такое поручение.

Этап 1
Заключение сторонами соглашения о выполнении дополнительной кадровой работы.

Вариант 1. Если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре (объем и характер работы, размер доплаты).

Вариант 2. Ведение кадрового делопроизводства может поручаться работнику и после заключения трудового договора. Для этого необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты.

Этап 2
Издание приказа о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1 ).

Единственный кадровик в организации

При выборе этого варианта должность специалиста, ведущего кадровое делопроизводство, включается в штатное расписание.

Этап 1
Издание приказа по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Я работаю в небольшой организации секретарем руководителя и уже несколько лет за доплату оформляю кадровые документы. Недавно руководитель принял решение о том, что пора ввести штатную единицу кадровика. Перевод на эту должность, после того как она будет введена, предложили мне. Я с радостью согласилась, сейчас подыскиваю кандидата на место секретаря. К тому же необходимо оформить это нововведение. Приказы о внесении изменений в штатное расписание я уже составляла, здесь проблем нет. А вот как назвать новую для нашей организации должность? Руководитель пожеланий не высказал, фактически поручил решить этот вопрос мне.

Действительно, при составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:

1) Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:

заместитель директора по управлению персоналом,
начальник отдела кадров,
начальник отдела подготовки кадров,
менеджер по персоналу,
инженер по подготовке кадров,
инспектор по кадрам,
специалист по кадрам,
техник по труду,
табельщик,
экономист по труду.

2) Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.

Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей такого сотрудника. И конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности сотрудника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом компании.

Этап 2
Заключение сторонами соглашения о выполнении работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и других должностных обязанностей.

Вариант 1. Если работник принимается на соответствующую должность, все обязанности закрепляются в его трудовом договоре (приложение 2 ) и (или) должностной инструкции.

Вариант 2. Если осуществляется перевод на «кадровую» должность с другой должности, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

«Кадровые» должности в ОКПДТР

Этап 3
Издание приказа о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций.

Вариант 1. При приеме работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций, издается приказ о приеме работника на работу.

Вариант 2. Если было оформлено дополнительное соглашение о переводе, то работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу.

Кадровое подразделение

Для подразделения, ведущего кадровое делопроизводство, не установлено унифицированное название, оно может называться отделом кадров, службой управления персоналом и т. п.

Этап 1
Закрепление в штатном расписании структуры кадрового подразделения.

Для создания в организации нового структурного подразделения издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3 ).

Если меняются масштабы деятельности или направление работы организации, в штатное расписание могут быть внесены соответствующие изменения, направленные на увеличение или сокращение численности сотрудников кадровой службы. Изменения в штатное расписание также вносятся соответствующим приказом по основной деятельности.

Крупная кадровая служба может иметь свою внутреннюю структуру, например включать в себя подразделения: отдел нормирования и экономики труда, отдел управления персоналом, отдел кадров, кадровый архив и т. д. Такая структура должна быть закреплена в штатном расписании организации.

Этап 2
Разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения,

в том числе и функцию ведения кадрового делопроизводства, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов. В состав названного комплекса входят положение о структурном подразделении и должностные инструкции. В настоящее время имеется немало информации об этих документах, можно найти их образцы и примеры оформления. В отдельных отраслях и крупных организациях разрабатываются типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику ведомства или организации. И все же на практике редко встречаются организационные документы, составленные и оформленные идеально. При этом особенно сильно «хромает» оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения документов этого типа. И если содержанию организационных документов уделяется должное внимание, то форма документов либо не знакома авторам, либо игнорируется ими как нечто несущественное.

Между тем текст документа, как бы хорош он ни был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы. Процедура придания юридической силы документу связана с оформлением определенных составных частей документа (реквизитов), которые располагаются до и после текста.

Я работаю кадровиком в молодой развивающейся компании. Руководством принято решение о создании в нашей организации службы кадров с ее руководителем и тремя специалистами. В штатное расписание изменения внесли. До того момента, как они вступят в силу, есть месяц. И за это время нужно составить и утвердить положение о службе кадров и должностные инструкции. Есть ли какие-то требования к форме этих документов?

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т. е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Специалистами-документоведами предложены унифицированные формы Положения о структурном подразделении (приложение 4 ) и должностной инструкции (приложение 5 ). Основные требования, предъявляемые к Положению о службе кадров и должностным инструкциям, следующие:

оформляются на бланке организации;
должны быть зарегистрированы в учетных формах;
должны быть утверждены руководителем организации (или уполномоченным им лицом);
тексты должны быть подписаны их разработчиками;
по необходимости тексты согласовываются с заинтересованными должностными лицами;
работники структурного подразделения должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Причем в отношении должностных инструкций можно добавить следующее. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с ней передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником этого документа желательно подтвердить письменно.

Сложность подготовки организационных документов, большой объем различной информации (это многостраничные текстовые документы), высокая степень ответственности любого должностного лица за невыполнение требований, содержащихся в них, вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания документов данной группы. Поэтому схемы их построения содержат структуру текста, т. е. обязательные разделы содержательной части. При составлении организационных документов сначала раскрываются данные разделы, а затем, при необходимости, добавляются сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать следующие основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы.

Предъявляются определенные требования и к содержательной части организационных документов.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Этап 3
Подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберемся, какие документы необходимы для эффективной работы кадровой службы.

Приложение 5

Форма должностной инструкции

Введение

2.1 Положение об отделе кадров

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

4. Документы кадровой службы

4.1 Трудовой договор

4.4 Трудовая книжка

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Заключение

Список использованной источников

Введение

Тема курсовой работы - «Организация работы кадровой службы».

Кадровая служба - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это кадровая служба. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Актуальность темы обосновывается тем, что от правильной организации деятельности кадровых служб будет зависеть необходимый набор персонала, рациональность подбора и план кадровой стратегии, необходимое количество персонала, чтобы в дальнейшем она смогла бы проводить кадровую политику, не допуская сокращение или увольнение кадров.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

выявить задачи и функции кадровой службы предприятия;

изучить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

исследовать особенностей кадровой документации.

Объектом для исследования является кадровая служба организации.

Предмет работы - документы регламентирующие работу кадровой службы организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба (служба управления персоналом) - структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

·планирование трудовых ресурсов - определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

·обеспечение кадрами - отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

·организация делопроизводства - составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

·проведение аттестации сотрудников организации;

·подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

·анализ движения и текучести кадров;

·выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

·координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

·управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

.Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

·прием работников на предприятие;

·учет работников;

·увольнение работников;

·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

·расстановка работников предприятия;

·перемещение работников предприятия;

·становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

·изучение работников;

·оценка работы работников;

·аналитическая работа;

·подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

·работа с письменными обращениями работников предприятия;

·архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

·документирование деятельности работников предприятия;

·кадровая работа в подразделениях предприятия;

·планирование кадровой работы;

·руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

·размеры организации;

·стратегические цели организации;

·стадия развития организации;

·численность персонала;

·приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

·эффективность подбора и расстановки сотрудников;

·справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

·продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

·быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

·анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

·тестирование;

·планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.

2. Основы деятельности кадровой службы

1 Положение об отделе кадров

Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление положения об отделе кадров. Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности персонала организации.

·Положение об отделе кадров включает в себя несколько разделов:

·общие положения;

·задачи;

·структура;

·функции;

·взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

·права;

·ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров директору предприятия.

В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, направления работы и закрепленные подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:

·разработка планов комплектования кадров;

·оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

·учет личного состава предприятия;

·хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

·контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

·изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

·анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

·создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

·работа по созданию резерва на выдвижение;

·подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

·подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

·подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

·принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

·осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

·организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

·ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.

В разделе «Права» указаны основные полномочия отдела кадров:

·право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

·право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

·право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

·право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

·руководство работой отдела;

·обеспечение выполнения работ;

·разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

·обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

·проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

·обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

·создание условий для повышения квалификации персонала;

·контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

·внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

Начальник отдела кадров должен знать:

·постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

·основы экономики, организации труда и управления;

·нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

·правила внутреннего трудового распорядка;

·правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.

2.3 Структура и формы кадровой службы

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

·управление кадров;

·управление персоналом;

·отдел кадров;

·отдел персонала;

·кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек - инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

)Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;

)Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;

)Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних - отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

отраслевая принадлежность предприятия;

место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

уровень централизации управления;

тип предприятия (локальная компания, холдинг);

определяющие экономические показатели;

количество работников предприятия;

концепция управления персоналом;

кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

состояние регионального рынка труда;

наличие региональной образовательной инфраструктуры;

пол и возраст работников;

технологические особенности производства;

уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

·самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

·выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

·выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2)копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

)копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

)сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

·требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

·принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

·взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

·требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:

·государственное содействие системной организации нормирования труда;

·применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) - это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

·исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

·своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;

·надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

·условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

Таблица 1 - Акты регулирующие порядок работы с кадровыми документами:

№ п/п.Название документа и дата его утвержденияПолезная информация для работника кадровой службы1Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г.ТК РФ в области документирования: - Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.). - Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). - Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) - Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). - Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.).2Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.3Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».4Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.5Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.6Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004.Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.7Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.8ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов9Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.10Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.11Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.12Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.13Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.Создаёт основу для разработки должностных инструкций.14Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.Срок его действия - до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных.15Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.16Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.

После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, я могу сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для скоординированной работы организации кадровой службы.

кадровый делопроизводство учет служебный

4. Документы кадровой службы

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические. Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:

·Документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.).

·Распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы).

·Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).

·Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).

Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

трудовой договор;

№ Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

№ Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

№ Т-2 - личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 - штатное расписание;

№ Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 - график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 - командировочное удостоверение;

№ Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а - приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 - табель учета рабочего времени;

№ Т-49 -расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 - расчетная ведомость;

№ Т-53 - платежная ведомость;

№ Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 - лицевой счет;

№ Т-54а - лицевой счет (свт);

№ Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

4.1 Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты:

название документа;

место составления;

Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдается работнику.

4.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу - это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.

Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.

Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения. Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.

При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия.

Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) заносятся в трудовые книжки.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых является обязательным для всех организаций. (Приложение №1)

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. (Приложение №2)

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. (Приложение №3)

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

4.3 Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется в одном экземпляре на основании документов (Приложение №4):

паспорта;

военного билета;

трудовой книжки;

на основании опроса работника.

Свободные строки могут заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Так же в разделе 1 указываются названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности.

В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

·дата прохождения аттестации;

·решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»;

·ссылка на конкретный документ с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются:

·даты начала и окончания обучения;

·вид повышения квалификации;

·наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

·вид документа (свидетельство, удостоверение);

·графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации.

Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях:

·сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);

·сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

·заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

4.4 Трудовая книжка

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации сведения о нём отражаются в этом документе. (Приложение №5)

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно этим правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Для пресечения использования поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, а работодателей обеспечить учет трудовых книжек, также бланков трудовой книжки и вкладыша.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

·о работнике;

Страница
11

Анализ системы управления персоналом ЗАО «ЭКО-МАЛ»

Стержень любой организации - работающие в ней люди, которыми необходимо управлять. Система управления персоналом очень разносторонняя и многогранная. Она включает в себя все аспекты взаимодействия работников с организацией.

Управление персоналом организации является целенаправленной деятельностью руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом. Она включает в себя разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом.

Для того чтобы проанализировать систему управления персоналом, рассмотрим схему управления ЗАО “ЭКО-МАЛ”.

Рис.1. Структурная схема управления ЗАО «ЭКО-МАЛ”

Исходя из этой схемы видно, что управление персоналом осуществляется генеральным директором, которому в свою очередь подчиняются исполнительный и финансовый директора. Исполнительному директору подчиняются производственный цех, автотранспортный участок и карьер, где осуществляются захоронения отходов. Финансовому директору подчиняется бухгалтерия. Производственный цех подразделяется на участок по переработке шлаков, участок по подготовке шихты, служба главного

механика, служба главного энергетика, бюро материально-технического снабжения и сбыта, хозслужба. Во главе каждого из участков стоит начальник участка, который осуществляет управление персоналом участка. В

службах главного механика и электрика управление персоналом осуществляют главный механик и главный электрик. Во главе автотранспортного участка также стоит начальник участка, осуществляющий управление персоналом участка. Управление персоналом карьера, осуществляет начальник карьера. Как видно из схемы у предприятия отсутствует отдел кадров, кадрами занимается один человек-кадровик. У ЗАО “ЭКО-МАЛ” отсутствует кадровая политика, управление кадрами осуществляется неэффективно, что несет за собой проблемы в деятельности организации.

СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Создание кадровой службы

Из анализа системы управления видно то, что у предприятия отсутствует

отдел кадров и это влечет за собой множество проблем в деятельности предприятия. В первую очередь проблемы с кадрами и с их переподготовкой.

Так, по моему мнению, необходимо на ЗАО «ЭКО-МАЛ” создать отдел кадров, который мог бы заниматься разработкой и реализацией кадровой политики, переподготовкой и повышением квалификации сотрудников.

На ЗАО «ЭКО-МАЛ” кадровая служба должна будет решить ряд задач:

Прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по формированию трудового коллектива;

Планирование и регулирование профессионального, квалифицированного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

Организационно-методическое обеспечение профессиональной, экономической учебы, подготовки и переподготовки кадров, планирования этой работы с учетом потребностей производства, направление работников в различные учебные заведения и на стажировку на передовых предприятиях и в организациях, обучение руководителей первичного звена передовым методам и формам работы с кадрами;

Изучение профессиональных, деловых и нравственных качеств работников на основе аттестации, широкого применения психологических и социальных исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями и наклонностями;

Организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптация молодых специалистов и рабочих на предприятиях, развитие наставничества, изучение причин текучести кадров, динамики изменений трудового коллектива, разработка мер по стабилизации и совершенствованию его социальной и демографической структуры;

Обеспечение эффективного использования всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью и с учетом общественного мнения, изучение влияния стимулов на повышение трудовой и социальной активности трудящихся, укрепление морально-психологического климата в коллективе и др.

Эффективное управление персоналом невозможно без активного и постоянного участия высшего руководства организации в определении задач управления персоналом, вытекающих из целей организации, моделировании производственного поведения, создании и внедрении систем управления персоналом, оценке их эффективности. Поскольку люди являются наиболее важным организационным ресурсом руководитель организации должен уделять основную часть своего времени именно управлению людьми. К сожалению, так происходит далеко не во всех современных организациях, особенно на низших этажах иерархии - на уровне цехов, бригад, групп. Это заметно снижает эффективность управления персоналом в организации в целом, поскольку руководители являются важнейшим инструментом претворения в жизнь методов управления персоналом, и недостаточное внимание с их стороны к этим вопросам трансформируется в низкое качество управления персоналом.

ЗАО «ЭКО-МАЛ” может добиться более высокой степени участия руководителей в управлении персоналом за счет:

Эффективной коммуникации, включающей разъяснение необходимости и преимуществ участия линейных руководителей в управлении персоналом на понятном последним языке цифр, издержек, прибылей, производительности и т.д. К сожалению, довольно часто специалисты по персоналу не достаточно хорошо разбираются в специфике организации и не могут объясниться на привычном для руководителей языке;

Привлечения руководителей к участию в "привлекательных" для них формах работы с персоналом - проведении собеседований с кандидатами, занятий по профессиональному обучению, управлении отдельными проектами. Это позволит им приобрести опыт непосредственного участия в разработке и применении методов управления персоналом и предоставит возможность составить более объективное представление об управлении персоналом вообще;

Специального обучения управлению персоналом, позволяющего сформировать представление об этой функции управления организацией, соответствующее сегодняшнему дню, и выработать практические навыки работы с персоналом.

Для более эффективного управления персоналом можно предложить два способа: систему оценки персонала в организации и аттестацию персонала.

Система оценки персонала в организации

Организации существуют для достижения стоящих перед ними целей. Степень реализации этих целей показывает насколько эффективно действует организация, то есть насколько эффективно она использует находящиеся в ее распоряжении ресурсы, а эффективность работы организации в целом складывается из эффективности использования каждого из организационных ресурсов, в том числе каждого сотрудника.

Автоматизация работы кадровой службы. Тема: Организация работы кадровой службы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Санкт-Петербургский университет управления и экономики

Алтайский институт экономики

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина:

Делопроизводство в кадровой службе

Тема:

Автоматизация работы кадровой службы

Барнаул - 2011

Введение

1. Автоматизация работы кадровой службы

2. Создание и оформление документов

3. Ведение кадровых баз данных

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Заключение

Список использованных источников

Определение цели проекта автоматизации

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Выбор программного продукта

Внедрение и сопровождение системы

Подобные документы

ЗА ЧТО ОТВЕЧАЕТ СЛУЖБА КАДРОВ?

Отдельным функциям особое внимание

ОТВЕТСТВЕННЫЙ РАБОТНИК ИЛИ ОТДЕЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ?

Не кадровик...

Этап 1 Заключение сторонами соглашения о выполнении дополнительной кадровой работы.

Этап 2 Издание приказа о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1 ).

Единственный кадровик в организации

Этап 1 Издание приказа по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Этап 2 Заключение сторонами соглашения о выполнении работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и других должностных обязанностей.

Этап 3 Издание приказа о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций.

Кадровое подразделение

Этап 1 Закрепление в штатном расписании структуры кадрового подразделения.

Этап 2 Разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения,

Этап 3 Подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.

Создание кадровой службы

Система оценки персонала в организации

Этап 1
Заключение сторонами соглашения о выполнении дополнительной кадровой работы.

Этап 2
Издание приказа о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1 ).

Этап 1
Издание приказа по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Этап 2
Заключение сторонами соглашения о выполнении работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и других должностных обязанностей.

Этап 3
Издание приказа о назначении работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства и выполнение других кадровых функций.

Этап 1
Закрепление в штатном расписании структуры кадрового подразделения.

Этап 2
Разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения,

Этап 3
Подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.