Акт приема передачи материальных ценностей внутри организации. Формы документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения. Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение – документ отражающий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение. После заключения данного акта, вся материальная ответственность передается хранителю. Вместе с ним необходимо составить сделку, в которой будут прописаны оказания услуг. Сделка заключается и подписывается обеими сторонами.

Акт приема-передачи ТМЦ имеет типовую рекомендуемую форму МХ-1, используется достаточно часто, и относится к числу типовых документов. Данная форма может видоизменяться для удобства отражения дополнительной информации. В ней зафиксирован акт, связанный с приемом-передачей тех или иных материальных ценностей на хранение. Его ценность заключается в том, что именно в этом акте фиксируется факт передачи ценности между двумя лицами (от поклажедателя к хранителю)

Поклажедателем считается лицо, которое дает на хранение ту или иную материальную ценность. Хранитель отвечает за то, чтобы принять эту ценность. В акте прописаны все необходимые сведения о ТМЦ и особенности, связанные с их хранением.

Акт приема-передачи материальных ценностей. Образец заполнения

Рассмотрим данные, которые должны в обязательном порядке присутствовать в акте о приеме-передачи ТМЦ:

ФИО индивидуальных предпринимателей либо физических лиц;
наименование организации;
адресс и контактные данные покладежателя и хранителя;
срок, условия и список ТМЦ переданных на ответственное хранение;
название акта и дата его заключения;
подпись обоих участников, печать.

Бланк заполняется с двух сторон, как лицом, которое принимает ценность, так и поклажедателем. Необходимо указать дату составления договора и его порядковый номер. Эти данные прикладываются к самому акту о приеме-передаче. Указывается конкретное место, где будут приниматься ТМЦ. Вместе с этим указывается срок их хранения. Составляется таблица, где будут перечислены все ценности.

После этого необходимо прописать все индивидуальные особенности, связанные с хранением, перечень правил, которые должен соблюдать хранитель ТМЦ для того, чтобы все передать все ценности в полной сохранности. Бланк подписывается обеими сторонами, вместе с подписями необходимо поставить печать.

Каждая компания независимо от её размера имеет активы, хранящиеся на балансе. К этим активам можно отнести и различные материальные ценности фирмы. Движение активов субъектов предпринимательства должно тщательно контролироваться. Это означает, что факт передачи товарно-материальных ценностей должен подтверждаться документами. Для этой цели используется специальный акт, содержание которого отражает всю информацию о должностных лицах, участвующих в сделке, и других аспектах договора. В данной статье мы предлагаем разобрать вопрос о том, как составить акт передачи материальных ценностей от одного лица другому.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве

Зачем необходим акт приема-передачи материальных ценностей

В ходе своей деятельности, субъекты предпринимательства часто сталкиваются с необходимостью передачи ТМЦ (товарно-материальные ценности) третьим лицам. В качестве третьих лиц могут выступать как работники компании, так и различные партнеры по бизнесу. Давайте рассмотрим основания для передачи товарных ценностей. Как правило, такая необходимость возникает в том случае, когда у производственной компании отсутствуют собственные складские помещения для организации хранения изготовленных товаров. Такие организации могут передать свои ценности другим компаниям или частным лицам, которые возьмут на себя ответственность за сохранность переданных товаров. Составление соответствующего акта четко распределяет уровень прав и ответственности каждого участника соглашения.

Ответственность за товарную продукцию, инструментарий, расходные материалы и производственное сырье, хранящиеся на складе возлагается на руководителя этого структурного подразделения. В небольших фирмах обязанность организации хранения ТМЦ возлагается на кладовщиков. Люди, занимающие этот ответственный пост, несут материальную ответственность за все предметы, поступившие на территорию склада. Нужно отметить, что некоторые активы могут быть переданы другим сотрудникам предприятия. В данном случае, ТМЦ предоставляются во временное использование. Руководители компаний могут предоставить своим работникам транспортные средства, компьютерную технику и другие активы компании.

В действующих правовых актах приводится порядок инициации рассматриваемого процесса. Важно отметить, что контролирующие органы нередко проверяют факт наличия документов, подтверждающих факт передачи активов. Нужно сделать акцент на то, что спешка и различные ошибки в проведении процедуры передачи могут повлечь за собой непредсказуемые последствия.

Любая ошибка при составлении документа может увеличить финансовую нагрузку налицо, несущее ответственность за активы компании.

Какая форма документа используется

Для регистрации факта передачи ТМЦ используется специальная унифицированная форма, получившая название «МХ-1». Данная разновидность документов применяется многими крупными предпринимателями. Также существует упрощенная форма бланка, которую могут использовать субъекты, относящиеся к малому бизнесу. Важно отметить, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий каждого предпринимателя использовать унифицированную форму . Каждый бизнесмен имеет законные основания для разработки и введения в эксплуатацию бланков. При разработке собственных форм необходимо учитывать требования органов контроля.

Акт приёма-передачи товара – свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости

Форма «МХ-1» была разработана Государственным комитетом статистики. Данный акт приема-передачи материальных ценностей включает в себя информацию, детально описывающую характер сделки. Использование этого документа позволяет предупредить возникновение конфликтов между участниками сделки из-за неверного толкования различных разделов . Эксперты рекомендуют использовать данный акт при взаимодействии с партнерами по бизнесу и иными лицами. Рассматриваемый документ должен содержать в себе следующие сведения:

Информацию о каждой стороне, участвующей в сделке.
Информацию о месте хранения ценностей с точным указанием отсека или номера стеллажа.
Сведения о передающихся активах, включая описание упаковки и перечисление характеристик.
Перечисление дефектов, поломок и других особенностей передаваемых ценностей.
Информацию о единицах измерения и количестве передаваемого товара.
Сведения об оценочной стоимости изделий.

Эта форма акта используется при передаче активов от одной организации другой компании. Также данную форму можно применять при передаче ценностей рядовым гражданам и частным предпринимателям. Заполняемый бланк обязан содержать в себе два ключевых раздела, где будут описаны требования к условиям хранения переданных активов и информацию о стоимости сделки. Составленный акт должен быть заверен подписью должностных лиц и фирменным клише каждого предприятия. По окончании данной процедуры, ответственность за сохранность ТМЦ возлагается на сторону, выступающую в качестве хранителя.

Правила заполнения акта (особенности заполнения)

Выше мы уже отмечали, что акт о приеме передаче товарно-материальных ценностей на хранение может составляться как между организациями, так и частными лицами. В том случае, когда подобная сделка заключается между двумя компаниями, в контракте указываются полные реквизиты каждой из сторон. Помимо этого, рассматриваемый бланк должен обязательно содержать в себе ссылку на соглашение, заключенное сторонами. Согласно установленным правилам, интересы компаний могут представлять как работники компании, так и доверенные лица. Для того чтобы предоставить третьим лицам право представлять одну из сторон, необходимо оформить официальную доверенность, заверенную в нотариальной конторе. При заключении подобной сделки между рядовыми гражданами, в акте следует указать информацию, взятую из паспорта.

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей

В перечне с описанием передаваемых материальных ценностей следует указать модель или марку товара. Далее указывается код, присвоенный производителем, цена товара и общая стоимость ТМЦ. Особое внимание уделяется перечислению дефектов и неисправностей. В случае со сделками, заключаемыми между крупными организациями, может потребоваться привлечение сторонних специалистов, которые возьмут на себя проверку соответствия передаваемых ценностей критериям, указанным в акте. Нужно отметить, что при вычислении оценочной стоимости активов следует учитывать такой параметр, как амортизация. Получить данную информацию можно из бухгалтерских отчетов.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей может содержать в себе таблицу, в которой будут описаны характерные особенности каждой переданной ценности. Также допускается создание отдельных приложений, в которых будет представлена данная информация. При применении отдельных документов, которые будут приложены к акту, в самом документе следует сделать соответствующую отметку. Особого внимания заслуживает пункт, в котором будут изложены требования к условиям хранения ТМЦ.

При увольнении сотрудника

Некоторые должностные позиции подразумевают наличие такой обязанности как материальная ответственность. Это означает, что работник нанесший ущерб имуществу работодателя должен возместить потерю финансовых средств. Важно отметить, что многие должностные лица несут ограниченный уровень ответственности . Чаще всего, размер возмещения не превышает среднемесячный заработок работника.

Согласно установленным правилам, факту передачи ТМЦ предшествует процедура описи имущества. Во время этой процедуры проверяется качество и общее количество активов, находящихся под ответственностью труженика. Необходимость в инвентаризации возникает при уходе в отпуск либо увольнении работника. Проведение описи подразумевает совместное участие увольняющегося работника и лица, которое будет исполнять его обязанности.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде

Нужно отметить, что необходимость в рассматриваемой процедуре не зависит от выбранной формы обложения налогами. Инвентаризация позволяет работодателю на законных основаниях назначить штрафные санкции в отношении работника, допустившего пропажу или порчу имущества компании. Документ, где приводится информация о движении актива от одного работника к другому, должен быть правильно составлен. В этом документе должны отражаться не только интересы администрации компании, но и интересы работника. Отсутствие пункта о правах и обязанностях работника может привести к возникновению конфликтов, которые окончатся судебным разбирательством.

Также существует порядок, при котором в процессе передачи ТМЦ принимает участие третья сторона. Как правило, в качестве третьего участника данного процесса выступает сам собственник компании. В этом случае, администрация предприятия принимает ТМЦ от ответственного лица с целью последующей передачи новому работнику. По факту приема товарной продукции и иных активов проводится проверка их соответствия различным документам. В этом случае составляется несколько экземпляров акта, подтверждающих передачу ТМЦ. Важно обратить внимание на то, что все активы компании передаются на безвозмездной основе. Подписание этого бланка участниками соглашения, свидетельствует об отсутствии претензий работодателя к увольняющемуся труженику.

При смене ответственного лица

Согласно действующим правилам, компания, внутри которой происходит смена должностных лиц, заведующих активами, обязана провести инвентаризацию. Нужно отметить, что в данном случае не учитываются основания для замены сотрудника. Во время проведения инвентаризации формируется соответствующий акт, где перечисляются все особенности данной процедуры.

Данный документ не несет в себе информации об условиях передачи и оплатах, он всего лишь фиксирует факт

Давайте рассмотрим, как выглядит процесс передачи ТМЦ при смене материально ответственного лица:

Для начала, руководителю компании следует подготовить специальный распорядительный акт, в котором будут приведены основания для проведения инвентаризации.
На основании этого приказа работник, заведующий активами, совершает передачу активов представителям бухгалтерского отдела. В ситуации с крупными предприятиями, создается специальная комиссия, которая будет проводить инвентаризацию.
Работник, заведующий активами компании должен составить специальную расписку, подтверждающую факт передачи имущественных ценностей предприятия. В этой расписке необходимо зафиксировать порядок списания выбывших ценностей.

На момент смены ответственных лиц осуществляется проверка ТМЦ, данные о которой отражаются в специальных документах . Эта документация должна быть передана руководителю компании или главному бухгалтеру.

Другой организации

Существует два основных метода передачи ТМЦ другим организациям. Первый метод подразумевает передачу с целью дальнейшего размещения на складе сторонней компании. В этом случае составляется документ, где указываются сроки, в течение которых хранитель должен держать полученные ценности на своем складе. В этом документе описывается характер переданного имущества, его основные особенности и другие параметры. Нужно сделать акцент на то, что данный бланк должен в обязательном порядке содержать информацию о стоимости сделки, а также о правах и об ответственности каждого из участников соглашения.

Второй метод подразумевает передачу активов во временное использование. Как правило, предметом такого договора является производственная техника. При составлении рассматриваемого акта очень важно учитывать качество самих приборов. Все дефекты, изъяны и поломки должны быть перечислены в специальном приложении, которое является неотъемлемой частью акта. Важно обратить внимание на то, что принимающей стороне предоставляется законное право привлечения третьих лиц для проведения экспертизы соответствия ТМЦ по тем параметрам, что указаны в договоре.

Упрощенный образец акта

Упрощенный акт приема-передачи ТМЦ, образец которого будет представлен ниже, применяется при передаче активов в небольших объемах. Этот бланк обязан раскрывать информацию о лицах, участвующих в этом соглашении. В этом разделе приводятся реквизиты компании или паспортные данные. В теле документа размещается таблица, содержащая информацию о передаваемых активах и их ценности. В заключении фиксируется общая цена передаваемых активов и стоимость сделки. Заполненный документ заверяется подписью сторон и фирменными печатями (в случае их наличия).

Любое передвижение товара внутри и за пределы предприятия должно оформляться соответствующими документами

Акт приема-передачи материальных ценностей — это распространенный документ официального характера, который фиксирует передачу материальных или других ценностей от одного лица к другому. В современном мире это неотъемлемая часть сделки между двумя людьми. Простой акт приема-передачи материальных ценностей имеет полную юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться с основными правилами заполнения указанной бумаги.

Форма документа

Акт приема-передачи материальных ценностей – это официальный документ, на который в случае возникновения конфликта может опереться суд. К информации, которая содержится в данной бумаге, может прилагаться полный пакет документации, в том числе и на товарно-материальные ценности.

Образец акта приема-передачи ценностей в обязательном порядке должен содержать информацию следующего характера:

наименование передаточного документа;
место и дата составления указанной бумаги;
полное описание состава материальных ценностей;
участники сделки и полная информация о них, в том числе и паспортные данные;
подтверждение отсутствия претензий как с одной, так и с другой стороны;
основания для оформления акта приема-передачи;
подписи двух сторон сделки.

Товарно-материальные ценности, согласно законодательной базе РФ, могут подразделяться на несколько видов, в том числе:

готовая продукция;
сырье;
незавершенная продукция.

Передаточный акт ТМЦ — документ, который имеет двухстороннюю структуру. Перед тем как передавать вышеуказанные ТМЦ от одной компании в другую, необходимо предоставить письменное подтверждение, в котором указана возможность осмотреть товар или сырье. В качестве следующего подтверждения могут быть:

доверенность, выданная руководителем компании материально ответственному лицу;
нотариально заверенное подтверждение руководителя компании с правом подписи.

Необходимо помнить, что акт приема-передачи не должен содержать ошибок или помарок. В случае возникновения неточностей документ следует переделать.

В случае, если составляется акт приема-передачи товара/готовой продукции или любого другого вида производственного сырья, документ обязан быть составлен в двух экземплярах. При осуществлении сделки аренды ТМЦ необходимы подписи как владельца материальных ценностей, так и арендатора. Нотариального заверения документ не требует.

Новая форма "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66.

Подробнее о применении формы МХ-1:

Имеет ли право ООО организовать электронный документооборот форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в электронном виде с применением электронных подписей?
Составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в... , составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в... , составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в... составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3 и МХ-20 ...
Хранение на товарном складе
Хранения». Номер формы Наименование формы МХ-1 Акт о приеме-передаче товарно... -материальных ценностей на хранение (форма №МХ-1) применяется для учета приема-передачи... , поликлиники, образовательные учреждения. Акт формы МХ-1 составляется представителями организаций хранителя и... есть на основании актов формы МХ-1. Прием товарно-материальных ценностей на...
Как правильно оформить прием на хранение автомобильной резины?
Являющейся таковой. Акт по форме МХ-1 составляется при приеме товарно-материальных... выдавать Акт по унифицированной форме МХ-1. Возврат товара с хранения оформляется... используются Акты по форме N МХ-1 и N МХ-3. Бухгалтерские...
Какие формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами, остаются обязательными к применению в 2013 году?
Складского хранения, например по формам МХ-1, МХ-2, МХ-3 и...
Хранение на товарном складе
На хранение применяется унифицированная форма № МХ-1. При возврате имущества поклажедателю применяется...
Хранение сельскохозяйственной продукции
На хранение применяется унифицированная форма №МХ-1. При возврате имущества поклажедателю применяется...

Форма документа

наименование передаточного документа;
место и дата составления указанной бумаги;
полное описание состава материальных ценностей;
участники сделки и полная информация о них, в том числе и паспортные данные;
подтверждение отсутствия претензий как с одной, так и с другой стороны;
основания для оформления акта приема-передачи;
подписи двух сторон сделки.

готовая продукция;
сырье;
незавершенная продукция.

доверенность, выданная руководителем компании материально ответственному лицу;
нотариально заверенное подтверждение руководителя компании с правом подписи.