Примерные схемы документооборота в снт. Обязанности председателя снт, или сложно ли быть главным среди садоводов. Формирование документов в дела

УТВЕРЖДЕНА на Общем Собрании СНТ «Сирень» от «___» _________ 20____ года

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО СНТ «СИРЕНЬ»

1. Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг,журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

»»»Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации,хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления,то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя,правления и самих садоводов в том числе.

1.1. Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах,журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование,количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

1.2. Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

1.3. Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы,дела в день поступления документа к секретарю.

1.4. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом;отклонение от правил не допускается.

2.1. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66 или 2-х сроков полномочий 2 составов правления по новой редакции Закона.

2.2. Не подлежат уничтожению:

Приходно-расходные сметы Товарищества;

Ведомости приёма взносов и платежей;

Протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

Отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

Договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

Сопроводительные документы на имущество общего пользования;

Акты уничтожения документов.

История СНТ «СИРЕНЬ»

Учредительные документы

2.3. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

2.4. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

Номер протокола заседания правления;

Наименование,даты регистрации, номера уничтоженных документов;

Лица,осуществившие уничтожение документов.

2.5. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении.Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

3. Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

»»»Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

3.1. Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

3.2. Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

3.3. Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

3.4. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива)выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

3.5. Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для садоводов, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

4. Согласно ст. 27 п. 3. Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

5. РАЗНОЕ:______________

Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

Когда закончите набор, принесите мне этот черновик. У меня есть предчувствие, что в один прекрасный день эта бумага станет важным документом. Как Декларация Независимости или моя первая школьная ведомость.

Из фильма "Гражданин Кейн",
1941 г., реж. Орсон Уэллс

Эта страница и её содержание вынашивались давно, ещё в начале десятых годов нынешнего века, но её создание постоянно откладывалось по разным причинам, более важным и насущным в прошедшем периоде времени. А ведь для СНТ, как и другого садоводческого объединения или любого юридического лица делопроизводство - это одна из основ их существования. Не верите? Давайте разберёмся на примерах. А для этого проведём небольшой тест, обращённый к вам, уважаемый садовод и гражданин:

Вы всегда знаете, в каком месте лежит ваш паспорт, СНИЛС и ОМС?
Вы храните свои документы на садовый земельный участок: свидетельство о регистрации права собственности, межевой план, свидетельство о регистрации права собственности на дом (если он есть), технический паспорт, технический план на дом в одном месте?
Вы держите все свои инструкции к различным устройствам, бытовой технике, в одном месте?
Вы храните документы на автомобиль, исключая права, техпаспорт и полис ОСАГО, в одном месте?
Вы стараетесь все договоры по жилищным и коммунальным услугам складывать в одну папку вместе с квитанциями о произведённых платежах?

Полагаю, что все ваши ответы положительные. Если нет, то вы прекрасно осознаёте, что сами себе время от времени создаёте проблемы с поиском нужного документа необходимого в данный текущий момент времени или истребованный у вас сотрудником какого-либо уполномоченного органа. Нервничаете, перебираете бумаги, нужные и не нужные, материтесь в сердцах и даёте сами себе зарок: сегодня же вечером навести в документах порядок. Очень часто задуманное исполняете. И тогда в течение достаточно большого периода времени проблем с поиском нужного документа у вас не возникает, пока документы не впитывают в себя, располагаясь в разных папках и местах, временные бумаги, срок действий к-х уже истёк, но они всё ещё не удалены. Так возникает необходимость новой чистки. Выполнив её, можно снова лет 5 - 10 жить спокойно, не заботясь о своих документах, всегда при необходимости обнаруживая нужную бумагу за считанные секунды.

Если же проблема с поиском нужного документа существует всегда, то значит у вас, уважаемый, царит разруха в голове и в делах. Но такое положение дел с документами у каждого человека скорее редкое исключение, чем правило.

Итак, мы поговорили о физических лицах, нас с вами и наших документах. А ещё в стране есть юридические лица. Других лиц Гражданский кодекс не видит. СНТ, как уже не существующая организационно-правовая форма, так и пришедшая ей на смену новая форма Товарищество собственников недвижимости, являются согласно ст. 50 " " ГК юридическими лицами. Индивидуальных предпринимателей трогать не будем, т.к. по сути ИП является физическим лицом, зарегистрированным в установленном законом порядке, и осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Как мы можем определить то, что перед нами юридическое лицо? А очень просто по документам. Не по снятому красивому и богато обставленному офису, не по секретарше с ногами от шеи, подающей кофе посетителю, не по строгому охраннику-шкафу, и даже не по вежливому улыбающемуся офис-менеджеру (манагеру, как говорит М. Задорнов), а именно, по документам. До посещения юридического лица можно узнать о нём всё или почти всё через выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, причём бесплатно, пройдя вот по этой ссылке на официальный сайт ФНС РФ: https://egrul.nalog.ru/ . Внимательный человек в выписке может найти много интересного для себя, в т.ч., и признаки по которым можно определить: стоит ли доверять такому юридическому лицу или нет.

То же самое применимо и к юридическим лицам в виде СНТ, ТСН, потребкооперативам и всем остальным садоводческим объединениям, к-ми рулят грамотные или безграмотные правители. Для последних "руководят" как-то язык не поворачивается сказать, т.к. назвать сиё упрощённое понимание и практическое осуществление функций юридического лица местечковыми правителями не попадает под определение "руководство". Они уже давно завели своих садоводов в такие дебри, откуда ни один Сусанин их не сможет вывести. Ни один государственный орган в этом бардаке не сможет разобраться. Максимум, что получается делать, так это выбросить горе-руководителя на свалку истории юрлица и начать деятельность ТСН (СНТ) с чистого листа.

Кто в этом виноват? Обвинять одних только правителей в лице председателя и правления было бы нелепо. Потому что сразу же возникает один законный вопрос или два. А кто их избирал? Почему их не переизбрали, если они не оправдали доверие и не потянули работу? А как это определить: потянули или нет? На основании чего можно дать оценку работе правления и председателя?

Ответы на эти вопросы дают документы юридического лица. Организацию работы с документами: их подготовку, регистрацию, приём или отправку, обработку, хранение призвано обеспечивать делопроизводство в общем понимании и ответственные лица, конкретно отвечающие в каждом юридическом лице за документы. Не избежало такой участи и СНТ (ТСН). Несмотря на то, что многие садоводы и их правители полагают, что садоводческое объединение - это нечто очень простое, и не требующее к себе пристального внимания, то они ошибаются. Гражданский кодекс не делает никаких поблажек для СНТ. Это такое же юридическое лицо, как и энергоснабжающая организация, крупная торговая сеть, Газпром, министерство или ведомство, учреждение образования, поликлиника, Сбербанк и т.д. Конечно, у СНТ (ТСН) меньше объём работы, меньше персонала, меньше забот. Но ведь из этого не следует то, что делать правлению ничего не надо, исключая стрижку хрустящих бумажек с покорных садоводов. Но ведь, страшное дело, стрижка бумажек тоже должна быть облечена в скорлупу из документов, узаконивающих все взносы и платежи. А ведь часто нет никаких документов, а поборы с людей есть. Но времена меняются, а с ними меняются законы, наше понимание происходящего на наших глазах беззакония и способов остановить беспредел негодяев.

Сформулируем основные вопросы этой страницы:

По каким признакам можно установить отсутствие нормальной работы с документами в СНТ (ТСН)?
Какими могут быть последствия неудовлетворительной работы с документами в садоводческом объединении?
Что такое делопроизводство в СНТ (ТСН), как правильно его организовать?
Как организовать непосредственную работу с документами в СНТ (ТСН)?
Как и кто может контролировать делопроизводство в СНТ (ТСН)?

Целью страницы наряду с ответами на поставленные вопросы является и предоставление СНТ (ТСН) образцов основных документов, подготовленных с учётом опыта работы и ведения делопроизводства в различных структурах от минимального документооборота в СНТ до объёмного делопроизводства, включающего и секретное, в войсковых частях. Не пугайтесь, ни одного секретного документа на сайте вы не найдёте.

Давайте приступим к разбору темы, господа-товарищи садоводы и приближённые к ним лица!

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Чтобы понять на каком уровне в вашем садоводческом объединении находится делопроизводство, нам для начала надо определить о чём вообще идёт речь, т.к. большинство садоводов только подозревает о таких сложных и непонятных вещах, меньшинство сталкивалось с делопроизводством по роду своей основной профессиональной деятельности. И только единицы знают предмет данной темы изнутри, так как сами были исполнителями и организаторами системы документооборота, можно и так обозвать делопроизводство, в одном из юридических лиц. И уж совсем мало людей владеют навыками организации и работы с документами в военных структурах: МВД, ФСБ МО и им подобных.

Нам не нужно овладевать научными глубинами и изучать приказы по секретному и несекретному делопроизводству в соответствующих ведомствах. Нам бы с вами, господа-товарищи, садоводы, наладить самую что ни на есть простую и понятную каждому, в том числе и человеку без специального образования, работу с документами в своём СНТ (ТСН).

"А зачем?" - возникает вопрос у нетерпеливых. - "Картошку и редиску выращивать мы и без документов "могём". А яблоки собрать и сидр нагнать "не пьянства окаянного ради, а токмо здоровья для" совсем делопроизводство не нужно!" - Верно. Вот только пока вы единолично или, нагнав на фазенду членов семьи, выращиваете овощи на грядках и опрыскиваете от шестиногих вредителей яблони с грушами, другие тихонько стригут с вас, как с баранов, купоны хрустящей бумаги. И вот здесь у всех знающих и не знающих должен возникнуть вопрос: "А насколько законно мои денежки передаются в кассу СНТ?" Если, конечно, в СНТ ещё есть касса, а то ведь бывает и так, что передача идёт сразу от садовода в карман председателя. Итак, определяем предмет разговора:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг" , - книга Н. Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству", издание 1857 г., Санкт-Петербург.

Это не первая книга о правилах ведения делопроизводства. Ещё во времена Петра Великого в 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. И с тех времён делопроизводство не претерпело каких-либо кардинальных изменений. Однако, если мы будем сейчас читать современные требования и пытаться к СНТ (ТСН) применить положения о порядке организации и ведения делопроизводства, то мы настолько запутаем документы, что сами не сможем в них разобраться. А в условиях отсутствия профессионалов в этом специфическом деле получим вместо положительного резко отрицательный результат, заняв позицию собаки на сене. Поэтому делопроизводство в СНТ должно быть построено таким образом, чтобы оно отвечало главному:

Принципы организации системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

Документы должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами.
Создание документов, их регистрация, движение, контроль за исполнением должны быть подчинены единым правилам: простым, понятным каждому члену правления, с минимальной структурой всей системы делопроизводства и специально назначенным ответственным за данное направление работы лицом (секретарём правления или наёмным работником).
Поиск исполненных документов, работа с ними, формирование дел с документами должны производится согласно утверждённой номенклатуре дел, книг, журналов в организации.
Хранение документов, сформированных и формируемых дел должно обеспечивать их сохранность в течение установленных сроков хранения, в том числе с постоянным сроком хранения.

Теперь, когда принципы нам уже понятны, а сама система делопроизводства ещё остаётся за кадром, попробуем со стороны рядового садовода поставить диагноз системе делопроизводства в вашем любимом СНТ (ТСН). Оценка будет простая: делопроизводство в СНТ есть или его нет. Средней оценки нет. Почему? Да потому что система делопроизводства требует к себе серьёзного отношения. Половинчатые меры неприемлемы, т.к. теряются конечная цель сохранения информации и финансовая составляющая любого юридического лица: поступающие взносы и платежи, расходы и их учёт. Для этого проведём простой тест и затем сформулируем выводы. И на удивление вопросы не покажутся вам новыми или непонятными. Подспудно каждый садовод задаёт их, пусть даже сам себе, если делопроизводство в СНТ (ТСН) явно не на высоте.

Тестовые вопросы о наличии или отсутствии системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

При сдаче в кассу СНТ взносов и платежей получаете ли вы от кассира на руки исполненный в специальной бухгалтерской программе 1С (аналогичной другой программе), заполненный вручную корешок приходного кассового ордера с подробным описанием: номер ордера, дата, от кого приняты деньги, основание сдачи денег, сумма, заверенные печатью и подписью кассира или бухгалтера?
Выполняя просьбу о предоставлении вам для ознакомления протокола, устава, других документов, делает ли секретарь (др. ответственное лицо) отметку на специальном бланке в деле о том, что вам было предоставлено дело для ознакомления. Расписываетесь ли вы за ознакомление, ставите ли дату?
Может ли правление в считанные минуты показать (представить) вам для ознакомления любой документ , а не отвечает на вашу просьбу: "Сегодня некогда, зайдите завтра или через неделю?"
Предоставляя для ознакомления протокол общего собрания , обнаруживаете ли вы, что он не прошит (не находится в деле), не скреплён печатью, приложения к протоколу отсутствуют, список присутствующих на собрании членов СНТ отсутствует или находится в другом месте?
Может ли правление предоставить протоколы общего собрания, заседаний правления за требуемый вами период времени прямо здесь и сейчас?
Может ли правление , бухгалтер показать локальную смету по любой работе, любой статье расходов и подтвердить эти расходы первичными бухгалтерскими документами (договором, актом выполненных работ, расходными кассовыми ордерами, квитанциями, чеками магазина и пр.? Соответствуют ли эти расходы (работы) утверждённой приходно-расходной смете СНТ (смете доходов и расходов ТСН)?
Хранятся ли учредительные документы организации (устав), свидетельство о регистрации прав, о постановке на учёт в ФНС и т.п. в отдельном деле (папке), прошитые и скреплённые печатью объединения или документы находятся в разных местах?
При письменном обращении в правлении с заявлением регистрируется ли секретарём (правлением) ваш документ с присвоением ему исходящего номера и даты поступления? Исполняются ли сроки и предоставление письменного ответа на ваше заявление в течение 30 суток согласно нормам ст. 12 ФЗ-59 от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"?

Здесь нет оговорки или ошибки. В тексте написано правильно. Член СНТ или гражданин, ведущий садоводство в индивидуальном порядке, подаёт заявление в правление, к-е регистрируется как "исходящий документ" . Подробнее с пояснением ниже в разделе.

Применяется ли в вашем СНТ (ТСН) для создания документов организационная техника (компьютер, многофункциональное устройство), есть ли разработанный фирменный бланк организации?
Есть ли в вашем СНТ (ТСН) постоянный профессиональный бухгалтер или привлекаемый временно для оказания услуг ведения бухгалтерского учёта? Соответственно, кто и как ведёт бухгалтерский учёт?
Есть ли в вашем объединении наёмные работники? И если есть, то существует ли штатное расписание, заключённые с такими работниками трудовые договоры, договоры о материальной ответственности (при необходимости согласно должности), должностные инструкции, приказы о приёме на работу, увольнению, заявления работников (о приёме, увольнении, отпусках и пр.)

Можно было бы разделить все вопросы на два направления: связанные с денежными делами и не связанные с деньгами. Но позвольте заметить некоторые странные особенности любого садоводческого объединения:

1. Деятельность садоводческого объединения (товарищества собственников недвижимости), как и любого другого юридического лица, всегда основывается исключительно на денежных средствах, потому что без них ни один вопрос не может быть разрешён.
2. Все решения, принимаемые органами управления юридического лица (общее собрание, правление, председатель, ревизионная комиссия), так или иначе связаны с денежными средствами.
3. Все неденежные решения органов управления прямо или косвенно направлены на выполнение задач, связанных с денежными средствами.
4. Деньги, как известно, любят счёт. Сосчитать деньги можно только при условии документального подтверждения целевых доходов и расходов, а также работающей системы делопроизводства в юридическом лице.
Вывод: Делопроизводство призвано обеспечить и подтвердить в СНТ (ТСН) законность поступления и расходования денежных средств.

Итак, вы узнали в вопросах и своих ответах любимое СНТ и задались вопросом: "Ну и что из этого следует? Картошке расти - документы не мешают?" - Почти верный ответ пока из-за отсутствия делопроизводства (как одного из основополагающих элементов функционирования юридического лица) вы вместе с сотоварищами не начинаете расплачиваться за нерадивое исполнение обязанностей правлением из своего кармана. Можно расписать последствия отсутствия в СНТ (ТСН) налаженной системы делопроизводства, включив в описание много пунктов. И все они только ещё раз подтвердят настоятельную необходимость организации нормальной работы в любом садоводческом объединении системы документооборота. Ограничимся двумя ёмкими и точными выводами:

Последствия неудовлетворительной работы с документами в СНТ (ТСН):

Все действия органов управления в СНТ (ТСН) основаны на принятии управленческих решений, к-е фиксируются официальными документами (протоколами, приказами, распоряжениями, служебными записками, бухгалтерскими и др. документами) юридического лица.

1. Если любое управленческое решение не подтверждено официальным документом юрлица, то такое решение ничтожно и не может быть исполнено ни органами управления, ни членами СНТ (ТСН), ни третьими юридическими или физическими лицами, вступившими в гражданско-правовые (договорные) отношения с таким СНТ (ТСН).

2. В отсутствие системы делопроизводства и работы с документами в СНТ (ТСН) все доходы (взносы и платежи, др. поступления денежных средств), а также расходы объединения на текущую деятельность являются незаконными.

Конечно, на первую часть извечного вопроса: "Кто виноват, и что делать?" - ответ дать легко. Виновато правление и его председатель. А подтверждается это вот здесь нормами закона:

Статья 22. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

3. К компетенции правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения относятся:

12) обеспечение делопроизводства такого объединения и содержание его архива ;

Статья 23. Полномочия председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения

1. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возглавляет председатель правления , избранный из числа членов правления на срок два года.
Полномочия председателя правления определяются настоящим Федеральным законом и уставом такого объединения.

Законом определены ответственность членов правления и председателя за невыполнение своих обязанностей. Эта ответственность регламентирована нормами ст. 24 "Ответственность председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и членов его правления ", ФЗ-66 от 15.04.98 г.

В связи с тем, что фактически все СНТ сегодня не имеют организационно-правовой формы и действуют с нарушением части 2 ст. 48 "Понятие юридического лица " ГК, то такие юридические лица обязаны руководствоваться до приведения своих учредительных документов (устава) в соответствие нормам Главы 4 ГК положениями, содержащимися в ГК. Т.е., ответственность для председателя и членов правления наступает в случае нарушения ими своих обязанностей согласно требованиям ст. 53.1. " ".

С 01.09.2014 г. согласно ФЗ-99 от 05.05.2014 г. все юридические лица должны действовать только в тех организационно-правовых формах, к-е определены Главой 4 ГК РФ - ст. 50 "Коммерческие и некоммерческие организации ". Т.к. ОПФ "СНТ" в статье 50 нет, то бывшее СНТ обязано выбрать новую организационно-правовую форму для своего объединения. С этой целью в СНТ должна быть проведена реорганизация либо бывшее СНТ обязано ликвидироваться.

Давайте попытаемся ответить на вторую часть извечного вопроса и выработать меры по исправлению плачевной ситуации с организацией, ведением делопроизводства в СНТ и неизбежными последствиями.

Как правило, отсутствие системы делопроизводства в СНТ (ТСН) имеет две главных причины:

1. Председателем правления (в ТСН избирается председатель ТСН, а не председатель правления) избран нормальный, адекватный, честный человек, к-й никогда по роду своей бывшей или настоящей основной профессии не был связан с организацией системы делопроизводства. Частичное соприкасание с системой ничего не даёт, т.к. не отвечает на вопрос: "А как работает система делопроизводства?" В результате такого положения правление не может организовать делопроизводство так, как этого требуют нормативные правовые акты и ГОСТы в РФ. Попытки что-то делать всё равно ведут к последствиям, о к-х мы сказали выше. Исправить ситуацию легко: найти знающего человека или пригласить такого человека для наведения порядка с документами. Потом поддерживать систему в рабочем состоянии.

2. В председатели правления и в правление пробрались негодяи, думающие о том, как больше урвать денег для своего кармана. При этом, интереса у таких правителей, содержать рабочую систему делопроизводства, нет. Скажем больше, налаженное делопроизводство будет только мешать воровать деньги у людей. Победить негодяев достаточно трудно, но возможно, объединив усилия инициативной группы на смену власти и избранию других людей в правление.

Архиважно : Никогда не пытайтесь победить негодяев, засевших в правлении, путём отправки жалобливых писем в инстанции. Никто не поможет, т.к. вы ничего не сможете доказать без документов.
Есть всего один вариант, который поможет навести порядок и устранить негодяев во власти. Это путь их переизбрания легитимным общим собранием, в т.ч. через обращение в суд.

В реальности в любом СНТ (ТСН) мы видим обе смешанные и переплетённые друг с другом причины, а на выходе ничтожные управленческие решения и назревание, рано или поздно, "революционной ситуации" в объединении. Цель любой революции в СНТ - не просто сменить органы управления , т.к. это видимая часть айсберга, в переломить ситуацию в корне. А это будет возможно тогда, когда у органов управления, включая высший орган - общее собрание членов, "все ходы будут записаны" и документированы. Но здесь есть один подводный камень. Смена власти не даёт гарантий восстановления системы управления и, как следствие, системы делопроизводства с записью всех ходов. Ещё в конце XVIII столетия Иманнуил Кант сказал в одном из своих трактатов: "Посредством революции можно, пожалуй, добиться устранения личного деспотизма и угнетения со стороны корыстолюбцев или властолюбцев, но никогда нельзя посредством революции осуществить истинную реформу образа мыслей; новые предрассудки, так же как и старые, будут служить помочами для бездумной толпы".

Для налаживания нормальной рабочей системы управления в СНТ, включающей в себя основу системы - делопроизводство, нужны знания о том, как это сделать, или знающий человек. А где их взять? Давайте попробуем выстроить образец системы от начала и до конца, в среднем по размеру СНТ (ТСН) типа СНТСН "Пищевик" . Переходим к второй части, как создать и поддерживать систему делопроизводства применительно к СНТ (ТСН).

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

В абсолютном большинстве случаев правления или председатели СНТ (ТСН) уделяют системе делопроизводства какое-то, пусть и минимальное, но внимание. В меньшинстве случаев никакой системы работы с документами нет и в помине. Наверно можно пересчитать по пальцам те садоводческие объединения, где делопроизводству уделяется максимум внимания. Надо сказать, что СНТ "Пищевик" относится к подавляющему большинству. Что-то делается, есть попытки регистрировать документы, раскладывать их по делам, но отсутствует налаженная стройная и понятная система, позволяющая свободно работать и находить нужные документы в определённый момент времени. Надо сказать, что до 2008 г. какая-либо система вообще отсутствовала. А то, что писал, сочиняя на ходу, кассир в сторожке правления, с трудом можно назвать документами. Фактически никаких документов до 2008 года в СНТ нет.

Итак, что мы имеем в среднем объединении? В любом СНТ (ТСН) есть набор документов, к-е нужно разложить по полочкам, рассортировать и превратить в понятную систему доступа, пользования, поиска нужной информации. Попутно мы должны решить все вопросы по регистрации, исполнению и определению дальнейшего места для хранения для всех поступающих или создаваемых в организации новых документов. Работа по достижению этих целей начинается с разработки и утверждения номенклатуры дел, книг и журналов СНТ (ТСН).

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Определимся с термином и с тем, что он означает:

Номенклатура дел, книг, журналов - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Так, как в СНТ (ТСН) есть председатель, к-й отвечает за делопроизводство, а часто он в одном лице отвечает и за бухгалтерский учёт , то ему и карты в руки. Т.е. председатель должен тупо назначить секретаря, к-го затем необходимо утвердить решением правления, и поручить ему: разработать номенклатуру дел, книг и журналов (далее - номенклатура). Решение правления принимается на первом после избрания заседании, где происходит раздача портфелей или направлений работы для членов правления.

Секретарём может быть наёмный сотрудник, работающий по трудовому договору. В этом случае необходимо оформить все необходимые документы: принять заявление о приёме на работу, рассмотреть и принять решение на заседании правлении (для ТСН решение правления не нужно, т.к. председатель является единоличным исполнительным органом ТСН), затем председатель правления СНТ подписывает с секретарём трудовой договор, издаёт приказ о приёме на работу, секретарь подписывает должностную инструкцию. Кроме этих документов в СНТ (ТСН) должно быть утверждённое общим собранием членов объединения и введённое в действие приказом штатное расписание.

Как это сделать? Возвращаемся к номенклатуре. А легко. Секретарь правления проводит мозговой штурм, мысленно раскладывая все документы по разделам или темам. Эти разделы будут после составления номенклатуры превращены в дела, к-е в свою очередь сформируются из документов однородной тематики. Попробуем определить эти разделы для среднего СНТ. Почему для среднего? Да потому что в маленьком СНТ документов совсем мало, а в большом разделов и, соответственно, дел будет намного больше. В любом СНТ будет два главных направления (не раздела) для формирования дел. Это документы бухгалтерского учёта и все остальные.

Вся документация бухгалтерского учёта формируется лично бухгалтером. Он же и отвечает за бухгалтерский учёт согласно нормам ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте". Согласно Статье 6 данного закона "Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом" . Спешим охладить вас тем, что в этой же статье для всех без исключений садоводческих объединений, любых организационно-правовых форм и товариществ собственников недвижимости "иное не установлено". Во многих случаях в СНТ (ТСН) обязанность по ведению бухгалтерского учёта возложена на председателя правления согласно им же изданному приказу с правом единоличной подписи всех документов бухгалтерского учёта. Не возбраняется. Даже, если в СНТ есть наёмный сотрудник с бухгалтерским образованием, полную ответственность за учёт несёт председатель.

Теперь разберёмся с конкретными разделами номенклатуры и наименованиями дел, исходя из вышесказанного, и помня об одном перефразированном правиле, к-е довелось услышать от старшего прапорщика пограничных войск, к-й отработал в секретной части одного из пограничных отрядов 30 календарных лет.

Правило делопроизводства: Регистрация, контроль за исполнением, хранение документов и формирование дел осуществляется так, как это удобно для конкретного юридического лица и для лиц ответственных за делопроизводство с опорой на нормативные акты.

Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):

Учредительные и организационные документы

1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН "Пищевик"

Номенклатура всегда идёт под первым номером. В условиях ТСН (СНТ) удобно утверждать номенклатуру один раз в два года. Т.е. номенклатура разрабатывается и служит в течение срока работы правления и председателя. После истечения сроков полномочий старых исполнительных органов управления в конце года новое правление уточняет номенклатуру, внося свои коррективы в имеющийся документ. Затем номенклатура утверждается председателем ТСН на очередные два года в последних числах декабря на очередной период действия документа. При утверждении новой, старая номенклатура прекращает своё действие и подшивается в дело с индексом 1-1. Все дела и сведения переносятся из старой в новую номенклатуру. Индексы и разделы новой номенклатуры сохраняются прежними и могут только дополняться новыми делами. В деле номенклатура должна храниться постоянно, т.к. в этом документе не только собрана вся информация о заведённых в ТСН делах, но и сведения об уничтожении старых дел.

Индекс дела , присвоенный один раз, не изменяется с течением времени. При вводе в действие новых номенклатур индексы дел также не меняются. Т.е., если у номенклатуры был индекс 1-1, то он и через 10 лет должен быть 1-1. Индекс означает "1" - раздел номенклатуры, вторая цифра "1" означает порядковый номер дела в первом разделе номенклатуры. При переносе данных в специальной графе номенклатуры ставится отметка о наличие количества дел. В рассматриваемом случае имеется в виду количество томов (папок) с подшитыми старыми номенклатурами.

Кадры

3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников

В этом деле хранятся документы так или иначе связанные с трудовым законодательством. Самым важным является штатное расписание, т.к. его отсутствие не даёт ни единого шанса выплачивать зарплату кому бы то ни было в ТСН (СНТ). Штатное расписание утверждается общим собранием (вернее утверждаются штатные единицы и оклады) и вводится в действие приказом председателя ТСН (СНТ). Для небольшого штата ТСН (СНТ) штатное расписание можно не составлять. В этом случае элементы, к-е закладываются в штатное расписание для каждого работника, указываются в трудовом договоре.

Ресурсоснабжающие организации

4-1 Договор энергоснабжения ТСН с "Янтарьэнергосбытом"
4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям "Янтарьэнерго", проектная документация на ОЭСХ
4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями

Дела с индексом 4-1 и 4-2 могут включать в себя и другие документы с другими ресурсоснабжающими организациями, например, с "Водоканалом", организацией снабжающей газом и др. Если не включают, тогда заводятся новые дела в этом разделе или название уже представленных дел дополняется по фактическому содержанию.

Последнее дело содержит всю переписку с ресурсоснабжающими организациями, входящие и исходящие документы. Уточнение к договорам, изменение условий, новые документы о технологическом присоединении включаются в первые два дела.

Бухгалтерия

Следует обратить внимание на п. 2 приказа. Если председатель его исключает или дописывает в него бухгалтера, то ответственность за ведение бухгалтерского учёта будет возлагаться без п. 2 всё равно на председателя, а во втором случае на председателя и на бухгалтера. При этом на платёжных поручениях, др. финансовых документах должны будут стоять две подписи: председателя и бухгалтера.

Обратите внимание на код ОКПО в правом верхнем углу бланка. Этот код каждой организации присваивается управлением статистики в вашем регионе. Код персональный, другого подобного в РФ нет.

Трудовой договор не претендует на истину в последней инстанции. Вы можете разработать для своих условий более приемлемый договор. Но его основа должна остаться той, к-я есть в образце.

До тех пор, пока старый председатель не уволен, новый не может быть назначен на занятую штатную единицу. Следовательно, последовательность документального оформления председателя должна быть следующей:
- общее собрание выбирает правление и председателя,
- правление на своём первом заседании принимает своим решением председателя на работу,
- новый председатель издаёт приказ о вступлении в должность,
- новый председатель увольняет приказом по кадрам старого председателя и этим же числом издаёт приказ о приёме себя на должность председателя.

Для ТСН из цепочки удаляется решение правления о приёме на работу председателя, т.к. в ТСН председатель является единоличным исполнительным органом. Издание приказов является его прерогативой, решение правления о приёме на работу наёмного персонала не лежит в плоскости обязанностей правления ТСН.

Данный вид договора обязателен для бухгалтера и кассира, если последний существует в штате СНТ.

Оформление электрика требует к себе особого внимание и трепета. Дело в том, что работа электрика всегда связана с риском для жизни. Желаете устроить себе неприятности - ничего не делайте и не оформляйте. Если с электриком что-либо случится, то СНТ в лице председателя получит сполна со всей пролетарской ненавистью к бездельникам и разгильдяям. Естественно, что получение неприятностей обязательно включает в себя пунктики о материальной ответственности в виде административных штрафов.

Особенность штатного расписания СНТ (ТСН) заключаются в том, что оно не является обязательным документом. Особенно это касается маленьких объединений. Если штатное расписание не составляется, то все графы расписания, касающиеся наименования должности, оклада, надбавок и пр. условий обязательно должны быть прописаны в трудовых договорах наёмных сотрудников СНТ (ТСН). И всё же, поменяв или добавив несколько реквизитов, вы уже можете использовать представленный образец документа в любом СНТ.

Следует также помнить, что утверждает штатные единицы и оклады работникам общее собрание. А на основании решения собрания председатель вводит составленное по правилам штатное расписание в действие своим приказом. Основание для такого приказа: "решение общего собрания...., протокол № .... от 00.00.0000 г." Эта запись обязательно фигурирует в приказе. Само штатное расписание является приложением к приказу.

Согласно нормам ТК СНТ (ТСН) не имеет права платить зарплату меньше МРОТ, установленной в регионе. С целью уменьшить зарплату в связи с небольшим кругом обязанностей и временными затратами работника, в штатном расписании предусмотрена возможность ввода неполной штатной единицы - 0,5 штатной единицы. Соответственно, зарплата будет начисляться, как 0,5 от уровня МРОТ. Данное обстоятельство отражается в трудовом договоре.

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
создание документов (документирование деятельности);
обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА, ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

руководителю;
его заместителям;
сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
копии информационных документов и рекламные материалы;
поздравления;
приглашения;
прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :

Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года. Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
регистрация проводится в одном месте;
допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ И ПЕРЕДАЧА ИХ НА ИСПОЛНЕНИЕ

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

30.04.2012

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

30.04.2012

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ И ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

наличие необходимых виз согласования;
подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОТПРАВКА

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
приказы по основной деятельности;
распоряжения по основной деятельности;
приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

ПОДГОТОВКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

(ЗАО «Блиц») Никифоров С.В. Никифоров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*	Примечание
1	2	3	4	5
…	…		…
02. Отдел кадров
02-02	Штатные расписания и изменения к ним. Копии		3 года	Подлинники в деле 01-02
02-03	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности	Подлинники в деле 01-04
02-04	Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК
02-05	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 лет
03. Бухгалтерия
03-01	Годовой бухгалтерский отчет (баланс)		Постоянно
03-02	Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)		5 лет	При отсутствии годовых – постоянно
03-03	Договоры о материальной ответственности		5 лет	После увольнения материально ответственного лица
…	…		…

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов :

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

подписание руководителем службы делопроизводства;
визирование ответственным за архив организации;
согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

входящий документ;
документ во исполнение входящего;
приложение к нему (если имеется);
другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

1941 г., реж. Орсон Уэллс

Эта страница и её содержание вынашивались давно, ещё в начале десятых годов нынешнего века, но её создание постоянно откладывалось по разным причинам, более важным и насущным в прошедшем периоде времени. А ведь для СНТ, как и другого садоводческого объединения или любого юридического лица делопроизводство – это одна из основ их существования. Не верите? Давайте разберёмся на примерах. А для этого проведём небольшой тест, обращённый к вам, уважаемый садовод и гражданин:

Вы всегда знаете, в каком месте лежит ваш паспорт, СНИЛС и ОМС?
Вы храните свои документы на садовый земельный участок: свидетельство о регистрации права собственности, межевой план, свидетельство о регистрации права собственности на дом (если он есть), технический паспорт, технический план на дом в одном месте?
Вы держите все свои инструкции к различным устройствам, бытовой технике, в одном месте?
Вы храните документы на автомобиль, исключая права, техпаспорт и полис ОСАГО, в одном месте?
Вы стараетесь все договоры по жилищным и коммунальным услугам складывать в одну папку вместе с квитанциями о произведённых платежах?

Полагаю, что все ваши ответы положительные. Если нет, то вы прекрасно осознаёте, что сами себе время от времени создаёте проблемы с поиском нужного документа необходимого в данный текущий момент времени или истребованный у вас сотрудником какого-либо уполномоченного органа. Нервничаете, перебираете бумаги, нужные и не нужные, материтесь в сердцах и даёте сами себе зарок: сегодня же вечером навести в документах порядок. Очень часто задуманное исполняете. И тогда в течение достаточно большого периода времени проблем с поиском нужного документа у вас не возникает, пока документы не впитывают в себя, располагаясь в разных папках и местах, временные бумаги, срок действий к-х уже истёк, но они всё ещё не удалены. Так возникает необходимость новой чистки. Выполнив её, можно снова лет 5 – 10 жить спокойно, не заботясь о своих документах, всегда при необходимости обнаруживая нужную бумагу за считанные секунды.

Итак, мы поговорили о физических лицах, нас с вами и наших документах. А ещё в стране есть юридические лица. Других лиц Гражданский кодекс не видит. СНТ, как уже не существующая организационно-правовая форма, так и пришедшая ей на смену новая форма Товарищество собственников недвижимости, являются согласно ст. 50 “ ” ГК юридическими лицами. Индивидуальных предпринимателей трогать не будем, т.к. по сути ИП является физическим лицом, зарегистрированным в установленном законом порядке, и осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

То же самое применимо и к юридическим лицам в виде СНТ, ТСН, потребкооперативам и всем остальным садоводческим объединениям, к-ми рулят грамотные или безграмотные правители. Для последних “руководят” как-то язык не поворачивается сказать, т.к. назвать сиё упрощённое понимание и практическое осуществление функций юридического лица местечковыми правителями не попадает под определение “руководство”. Они уже давно завели своих садоводов в такие дебри, откуда ни один Сусанин их не сможет вывести. Ни один государственный орган в этом бардаке не сможет разобраться. Максимум, что получается делать, так это выбросить горе-руководителя на свалку истории юрлица и начать деятельность ТСН (СНТ) с чистого листа.

Ответы на эти вопросы дают документы юридического лица. Организацию работы с документами: их подготовку, регистрацию, приём или отправку, обработку, хранение призвано обеспечивать делопроизводство в общем понимании и ответственные лица, конкретно отвечающие в каждом юридическом лице за документы. Не избежало такой участи и СНТ (ТСН). Несмотря на то, что многие садоводы и их правители полагают, что садоводческое объединение – это нечто очень простое, и не требующее к себе пристального внимания, то они ошибаются. Гражданский кодекс не делает никаких поблажек для СНТ. Это такое же юридическое лицо, как и энергоснабжающая организация, крупная торговая сеть, Газпром, министерство или ведомство, учреждение образования, поликлиника, Сбербанк и т.д. Конечно, у СНТ (ТСН) меньше объём работы, меньше персонала, меньше забот. Но ведь из этого не следует то, что делать правлению ничего не надо, исключая стрижку хрустящих бумажек с покорных садоводов. Но ведь, страшное дело, стрижка бумажек тоже должна быть облечена в скорлупу из документов, узаконивающих все взносы и платежи. А ведь часто нет никаких документов, а поборы с людей есть. Но времена меняются, а с ними меняются законы, наше понимание происходящего на наших глазах беззакония и способов остановить беспредел негодяев.

Сформулируем основные вопросы этой страницы:

Давайте приступим к разбору темы, господа-товарищи садоводы и приближённые к ним лица!

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

“А зачем?” – возникает вопрос у нетерпеливых. – “Картошку и редиску выращивать мы и без документов “могём”. А яблоки собрать и сидр нагнать “не пьянства окаянного ради, а токмо здоровья для” совсем делопроизводство не нужно!” – Верно. Вот только пока вы единолично или, нагнав на фазенду членов семьи, выращиваете овощи на грядках и опрыскиваете от шестиногих вредителей яблони с грушами, другие тихонько стригут с вас, как с баранов, купоны хрустящей бумаги. И вот здесь у всех знающих и не знающих должен возникнуть вопрос: “А насколько законно мои денежки передаются в кассу СНТ?” Если, конечно, в СНТ ещё есть касса, а то ведь бывает и так, что передача идёт сразу от садовода в карман председателя. Итак, определяем предмет разговора:

“Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг” , – книга Н. Воронцова “Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству”, издание 1857 г., Санкт-Петербург.

Это не первая книга о правилах ведения делопроизводства. Ещё во времена Петра Великого в 1720 году был издан “Генеральный регламент”, определяющий порядок работы с документами. И с тех времён делопроизводство не претерпело каких-либо кардинальных изменений. Однако, если мы будем сейчас читать современные требования и пытаться к СНТ (ТСН) применить положения о порядке организации и ведения делопроизводства, то мы настолько запутаем документы, что сами не сможем в них разобраться. А в условиях отсутствия профессионалов в этом специфическом деле получим вместо положительного резко отрицательный результат, заняв позицию собаки на сене. Поэтому делопроизводство в СНТ должно быть построено таким образом, чтобы оно отвечало главному:

Принципы организации системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

Документы должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами.
Создание документов, их регистрация, движение, контроль за исполнением должны быть подчинены единым правилам: простым, понятным каждому члену правления, с минимальной структурой всей системы делопроизводства и специально назначенным ответственным за данное направление работы лицом (секретарём правления или наёмным работником).
Поиск исполненных документов, работа с ними, формирование дел с документами должны производится согласно утверждённой номенклатуре дел, книг, журналов в организации.
Хранение документов, сформированных и формируемых дел должно обеспечивать их сохранность в течение установленных сроков хранения, в том числе с постоянным сроком хранения.

Тестовые вопросы о наличии или отсутствии системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

При сдаче в кассу СНТ взносов и платежей получаете ли вы от кассира на руки исполненный в специальной бухгалтерской программе 1С (аналогичной другой программе), заполненный вручную корешок приходного кассового ордера с подробным описанием: номер ордера, дата, от кого приняты деньги, основание сдачи денег, сумма, заверенные печатью и подписью кассира или бухгалтера?
Выполняя просьбу о предоставлении вам для ознакомления протокола, устава, других документов, делает ли секретарь (др. ответственное лицо) отметку на специальном бланке в деле о том, что вам было предоставлено дело для ознакомления. Расписываетесь ли вы за ознакомление, ставите ли дату?
Может ли правление в считанные минуты показать (представить) вам для ознакомления любой документ , а не отвечает на вашу просьбу: “Сегодня некогда, зайдите завтра или через неделю?”
Предоставляя для ознакомления протокол общего собрания , обнаруживаете ли вы, что он не прошит (не находится в деле), не скреплён печатью, приложения к протоколу отсутствуют, список присутствующих на собрании членов СНТ отсутствует или находится в другом месте?
Может ли правление предоставить протоколы общего собрания, заседаний правления за требуемый вами период времени прямо здесь и сейчас?
Может ли правление , бухгалтер показать локальную смету по любой работе, любой статье расходов и подтвердить эти расходы первичными бухгалтерскими документами (договором, актом выполненных работ, расходными кассовыми ордерами, квитанциями, чеками магазина и пр.? Соответствуют ли эти расходы (работы) утверждённой приходно-расходной смете СНТ (смете доходов и расходов ТСН)?
Хранятся ли учредительные документы организации (устав), свидетельство о регистрации прав, о постановке на учёт в ФНС и т.п. в отдельном деле (папке), прошитые и скреплённые печатью объединения или документы находятся в разных местах?
При письменном обращении в правлении с заявлением регистрируется ли секретарём (правлением) ваш документ с присвоением ему исходящего номера и даты поступления? Исполняются ли сроки и предоставление письменного ответа на ваше заявление в течение 30 суток согласно нормам ст. 12 ФЗ-59 от 02.05.2006 г. “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”?

Здесь нет оговорки или ошибки. В тексте написано правильно. Член СНТ или гражданин, ведущий садоводство в индивидуальном порядке, подаёт заявление в правление, к-е регистрируется как “исходящий документ” . Подробнее с пояснением ниже в разделе.

Применяется ли в вашем СНТ (ТСН) для создания документов организационная техника (компьютер, многофункциональное устройство), есть ли разработанный фирменный бланк организации?
Есть ли в вашем СНТ (ТСН) постоянный профессиональный бухгалтер или привлекаемый временно для оказания услуг ведения бухгалтерского учёта? Соответственно, кто и как ведёт бухгалтерский учёт?
Есть ли в вашем объединении наёмные работники? И если есть, то существует ли штатное расписание, заключённые с такими работниками трудовые договоры, договоры о материальной ответственности (при необходимости согласно должности), должностные инструкции, приказы о приёме на работу, увольнению, заявления работников (о приёме, увольнении, отпусках и пр.)

1. Деятельность садоводческого объединения (товарищества собственников недвижимости), как и любого другого юридического лица, всегда основывается исключительно на денежных средствах, потому что без них ни один вопрос не может быть разрешён.
2. Все решения, принимаемые органами управления юридического лица (общее собрание, правление, председатель, ревизионная комиссия), так или иначе связаны с денежными средствами.
3. Все неденежные решения органов управления прямо или косвенно направлены на выполнение задач, связанных с денежными средствами.
4. Деньги, как известно, любят счёт. Сосчитать деньги можно только при условии документального подтверждения целевых доходов и расходов, а также работающей системы делопроизводства в юридическом лице.

Вывод: Делопроизводство призвано обеспечить и подтвердить в СНТ (ТСН) законность поступления и расходования денежных средств.

Итак, вы узнали в вопросах и своих ответах любимое СНТ и задались вопросом: “Ну и что из этого следует? Картошке расти – документы не мешают?” – Почти верный ответ пока из-за отсутствия делопроизводства (как одного из основополагающих элементов функционирования юридического лица) вы вместе с сотоварищами не начинаете расплачиваться за нерадивое исполнение обязанностей правлением из своего кармана. Можно расписать последствия отсутствия в СНТ (ТСН) налаженной системы делопроизводства, включив в описание много пунктов. И все они только ещё раз подтвердят настоятельную необходимость организации нормальной работы в любом садоводческом объединении системы документооборота. Ограничимся двумя ёмкими и точными выводами:

Последствия неудовлетворительной работы с документами в СНТ (ТСН):

Конечно, на первую часть извечного вопроса: “Кто виноват, и что делать?” – ответ дать легко. Виновато правление и его председатель. А подтверждается это вот здесь нормами закона:

Статья 22. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

12) обеспечение делопроизводства такого объединения и содержание его архива ;

Законом определены ответственность членов правления и председателя за невыполнение своих обязанностей. Эта ответственность регламентирована нормами ст. 24 “Ответственность председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и членов его правления “, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

В связи с тем, что фактически все СНТ сегодня не имеют организационно-правовой формы и действуют с нарушением части 2 ст. 48 “Понятие юридического лица ” ГК, то такие юридические лица обязаны руководствоваться до приведения своих учредительных документов (устава) в соответствие нормам Главы 4 ГК положениями, содержащимися в ГК. Т.е., ответственность для председателя и членов правления наступает в случае нарушения ими своих обязанностей согласно требованиям ст. 53.1. “Ответственность лица, уполномоченного выступать от имени юридического лица, членов коллегиальных органов юридического лица и лиц, определяющих действия юридического лица “.

С 01.09.2014 г. согласно ФЗ-99 от 05.05.2014 г. все юридические лица должны действовать только в тех организационно-правовых формах, к-е определены Главой 4 ГК РФ – ст. 50 “Коммерческие и некоммерческие организации “. Т.к. ОПФ “СНТ” в статье 50 нет, то бывшее СНТ обязано выбрать новую организационно-правовую форму для своего объединения. С этой целью в СНТ должна быть проведена реорганизация либо бывшее СНТ обязано ликвидироваться.

Как правило, отсутствие системы делопроизводства в СНТ (ТСН) имеет две главных причины:

1. Председателем правления (в ТСН избирается председатель ТСН, а не председатель правления) избран нормальный, адекватный, честный человек, к-й никогда по роду своей бывшей или настоящей основной профессии не был связан с организацией системы делопроизводства. Частичное соприкасание с системой ничего не даёт, т.к. не отвечает на вопрос: “А как работает система делопроизводства?” В результате такого положения правление не может организовать делопроизводство так, как этого требуют нормативные правовые акты и ГОСТы в РФ. Попытки что-то делать всё равно ведут к последствиям, о к-х мы сказали выше. Исправить ситуацию легко: найти знающего человека или пригласить такого человека для наведения порядка с документами. Потом поддерживать систему в рабочем состоянии.

Архиважно : Никогда не пытайтесь победить негодяев, засевших в правлении, путём отправки жалобливых писем в инстанции. Никто не поможет, т.к. вы ничего не сможете доказать без документов.
Есть всего один вариант, который поможет навести порядок и устранить негодяев во власти. Это путь их переизбрания легитимным общим собранием, в т.ч. через обращение в суд.

В реальности в любом СНТ (ТСН) мы видим обе смешанные и переплетённые друг с другом причины, а на выходе ничтожные управленческие решения и назревание, рано или поздно, “революционной ситуации” в объединении. Цель любой революции в СНТ – не просто сменить органы управления , т.к. это видимая часть айсберга, в переломить ситуацию в корне. А это будет возможно тогда, когда у органов управления, включая высший орган – общее собрание членов, “все ходы будут записаны” и документированы. Но здесь есть один подводный камень. Смена власти не даёт гарантий восстановления системы управления и, как следствие, системы делопроизводства с записью всех ходов. Ещё в конце XVIII столетия Иманнуил Кант сказал в одном из своих трактатов: “Посредством революции можно, пожалуй, добиться устранения личного деспотизма и угнетения со стороны корыстолюбцев или властолюбцев, но никогда нельзя посредством революции осуществить истинную реформу образа мыслей; новые предрассудки, так же как и старые, будут служить помочами для бездумной толпы”.

Для налаживания нормальной рабочей системы управления в СНТ, включающей в себя основу системы – делопроизводство, нужны знания о том, как это сделать, или знающий человек. А где их взять? Давайте попробуем выстроить образец системы от начала и до конца, в среднем по размеру СНТ (ТСН) типа СНТ СН “Пищевик” . Переходим к второй части, как создать и поддерживать систему делопроизводства применительно к СНТ (ТСН).

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

В абсолютном большинстве случаев правления или председатели СНТ (ТСН) уделяют системе делопроизводства какое-то, пусть и минимальное, но внимание. В меньшинстве случаев никакой системы работы с документами нет и в помине. Наверно можно пересчитать по пальцам те садоводческие объединения, где делопроизводству уделяется максимум внимания. Надо сказать, что СНТ “Пищевик” относится к подавляющему большинству. Что-то делается, есть попытки регистрировать документы, раскладывать их по делам, но отсутствует налаженная стройная и понятная система, позволяющая свободно работать и находить нужные документы в определённый момент времени. Надо сказать, что до 2008 г. какая-либо система вообще отсутствовала. А то, что писал, сочиняя на ходу, кассир в сторожке правления, с трудом можно назвать документами. Фактически никаких документов до 2008 года в СНТ нет.

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Определимся с термином и с тем, что он означает:

Номенклатура дел, книг, журналов – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Так, как в СНТ (ТСН) есть председатель, к-й отвечает за делопроизводство, а часто он в одном лице отвечает и за бухгалтерский учёт , то ему и карты в руки. Т.е. председатель должен тупо назначить секретаря, к-го затем необходимо утвердить решением правления, и поручить ему: разработать номенклатуру дел, книг и журналов (далее – номенклатура). Решение правления принимается на первом после избрания заседании, где происходит раздача портфелей или направлений работы для членов правления.

Вся документация бухгалтерского учёта формируется лично бухгалтером. Он же и отвечает за бухгалтерский учёт согласно нормам ФЗ-402 от 06.12.2011 г. “О бухгалтерском учёте”. Согласно Статье 6 данного закона “Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом” . Спешим охладить вас тем, что в этой же статье для всех без исключений садоводческих объединений, любых организационно-правовых форм и товариществ собственников недвижимости “иное не установлено”. Во многих случаях в СНТ (ТСН) обязанность по ведению бухгалтерского учёта возложена на председателя правления согласно им же изданному приказу с правом единоличной подписи всех документов бухгалтерского учёта. Не возбраняется. Даже, если в СНТ есть наёмный сотрудник с бухгалтерским образованием, полную ответственность за учёт несёт председатель.

Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):

Учредительные и организационные документы

1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН “Пищевик”

Индекс дела , присвоенный один раз, не изменяется с течением времени. При вводе в действие новых номенклатур индексы дел также не меняются. Т.е., если у номенклатуры был индекс 1-1, то он и через 10 лет должен быть 1-1. Индекс означает “1” – раздел номенклатуры, вторая цифра “1” означает порядковый номер дела в первом разделе номенклатуры. При переносе данных в специальной графе номенклатуры ставится отметка о наличие количества дел. В рассматриваемом случае имеется в виду количество томов (папок) с подшитыми старыми номенклатурами.

Кадры

3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников

Ресурсоснабжающие организации

4-1 Договор энергоснабжения ТСН с “Янтарьэнергосбытом”
4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям “Янтарьэнерго”, проектная документация на ОЭСХ
4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями

Дела с индексом 4-1 и 4-2 могут включать в себя и другие документы с другими ресурсоснабжающими организациями, например, с “Водоканалом”, организацией снабжающей газом и др. Если не включают, тогда заводятся новые дела в этом разделе или название уже представленных дел дополняется по фактическому содержанию.

Бухгалтерия

До тех пор, пока старый председатель не уволен, новый не может быть назначен на занятую штатную единицу. Следовательно, последовательность документального оформления председателя должна быть следующей:
– общее собрание выбирает правление и председателя,
– правление на своём первом заседании принимает своим решением председателя на работу,
– новый председатель издаёт приказ о вступлении в должность,
– новый председатель увольняет приказом по кадрам старого председателя и этим же числом издаёт приказ о приёме себя на должность председателя.

Данный вид договора обязателен для бухгалтера и кассира, если последний существует в штате СНТ.

Оформление электрика требует к себе особого внимание и трепета. Дело в том, что работа электрика всегда связана с риском для жизни. Желаете устроить себе неприятности – ничего не делайте и не оформляйте. Если с электриком что-либо случится, то СНТ в лице председателя получит сполна со всей пролетарской ненавистью к бездельникам и разгильдяям. Естественно, что получение неприятностей обязательно включает в себя пунктики о материальной ответственности в виде административных штрафов.

Следует также помнить, что утверждает штатные единицы и оклады работникам общее собрание. А на основании решения собрания председатель вводит составленное по правилам штатное расписание в действие своим приказом. Основание для такого приказа: “решение общего собрания …., протокол № …. от 00.00.0000 г.” Эта запись обязательно фигурирует в приказе. Само штатное расписание является приложением к приказу.

Согласно нормам ТК СНТ (ТСН) не имеет права платить зарплату меньше МРОТ, установленной в регионе. С целью уменьшить зарплату в связи с небольшим кругом обязанностей и временными затратами работника, в штатном расписании предусмотрена возможность ввода неполной штатной единицы – 0,5 штатной единицы. Соответственно, зарплата будет начисляться, как 0,5 от уровня МРОТ. Данное обстоятельство отражается в трудовом договоре.

Что осталось неосвещённым по теме делопроизводство? Пожалуй, всё рассмотрели. Нет только правил написания текста документа. Нет, не правил русского языка и пунктуации, порядка использования частей речи и составления предложений. Нет хитростей, используемых для подготовки и изложения текста. Такого текста, к-й вы встречаете в книгах классиков русской литературы. Нужно ли это СНТ (ТСН)? Полагаю, что да, нужно. Практика показывает, что в переписке с органами власти, силовиками, гос. учреждениями и пр. конторами умение правильно и искусно написать письмо это 90% успеха в пользу садоводческого объединения. Об этом дополнительная статья на сайте: “Подготовка текста исходящего документа в СНТ (ТСН)”. Следуем по ссылке (пока статьи нет, просьба потерпеть. О её выходе вы, как всегда, узнаете из рассылки сайта).

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества , которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя, правления и самих садоводов в том числе.

8.1.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.1.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

Срок внесения изменений в номенклатуру соответствует срокам полномочий председателя, правления, ревизионной комиссии СНТ, установленных уставом.

8.1.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

Правило регистрации документов:
1. Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с Товариществом отношений по договору пользования объектами инфраструктуры.
2. Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с Товариществом договорные отношения согласно условиям договора о пользовании объектами инфраструктуры, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.
Буквально следует понимать так: ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ тот, к-й издан в организации для внутреннего пользования или направления в адрес вне организации, исключая адреса членов Товарищества и садоводов-индивидуалов, имеющих договоры о пользовании инфраструктурой с СНТ.

8.1.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

Основным документом о требованиях к бухгалтерскому учёту является ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте".

8.2 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

приходно-расходные сметы Товарищества;
ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;
протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;
отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
сопроводительные документы на имущество Товарищества;
акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66 от 15.04.98 г.

8.2.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

номер протокола заседания правления;
наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;
лица, осуществившие уничтожение документов.

8.2.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.3 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества,заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

8.3.5 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

8.4 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления Московского района г. Калининграда, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

15. Делопроизводство

15.1. Реестр документов Товарищества

15.1.1. Реестр документов Товарищества представляет собой прошитую и опечатанную книгу, в которую в обязательном порядке заносятся сведения о всех документах Товарищества (протоколах собраний, заседаний правления и комиссий, отчетах, актах, справках, письмах, заявлениях, квитанциях, чеках, сметах, проектах, договорах, ведомостях уплаты взносов, исковых заявлениях, судебных решениях и т.д.).

15.1.2. Реестр документов Товарищества хранится у председателя правления.

15.1.3. Запись в реестр документов Товарищества делается председателем правления в день получения им входящего или подписания исходящего (внутреннего) документа. Запись о документе должна содержать:

1) дату внесения записи в реестр;

2) наименование документа;

3) номер документа;

4) дату документа;

5) указание на содержание документа.

15.1.3. Заверенные подписью председателя и печатью Товарищества копии станиц реестра предоставляются членам Товарищества (представителям членов Товарищества) по их письменному заявлению, в течение не более двух недель с момента подачи заявления. Отказ в предоставлении копий реестра членам Товарищества не допускается.

15.2. Уничтожение документов Товарищества

15.2.1. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении семи лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

1) приходно-расходные сметы Товарищества;

2) ведомости приема взносов и платежей;

3) протоколы общих собраний;

4) протоколы заседаний правления и комиссий;

5) отчеты ревизора или внешних аудиторов;

6) договоры с подрядными организациями и акты приемки работ;

7) сопроводительные документы на имущество общего пользования;

8) акты уничтожения документов.

15.2.2. Уничтожение документов проводится по решению расширенного правления Товарищества (с обязательным участием казначея), при единогласии всех присутствующих по вопросу о возможности уничтожения того или иного документа. Каждый документ, планируемый на уничтожение, непосредственно обозревается присутствующими на заседании расширенного правления.

15.2.3. Протокол заседания правления, на котором решен вопрос об уничтожении документов, обязательно содержит название, дату, номер каждого из документов, в отношении которых принято решение об уничтожении.

15.2.4. Факт уничтожения фиксируется актом об уничтожении документов, в котором обязательно указывается:

1) основание для уничтожения (протокол заседания правления);

2) названия, даты, номера уничтоженных документов;

3) лица, осуществившие уничтожение документов.

15.2.5. После уничтожения документов делаются соответствующие пометки в реестре документов Товарищества (для каждого из уничтоженных документов), с указанием на дату и номер акта об уничтожении документов.

15.3. Предоставление копий документов членам Товарищества

15.3.1. Копии документов Товарищества предоставляются членам Товарищества или их представителям без ограничений, в течение двух недель после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

15.3.2. Если в заявлении о предоставления копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде (на дискете, лазерном диске и т.п.).

Примерные схемы документооборота в снт. Обязанности председателя снт, или сложно ли быть главным среди садоводов. Формирование документов в дела

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении, товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА, ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ И ПЕРЕДАЧА ИХ НА ИСПОЛНЕНИЕ

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ И ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОТПРАВКА

ПОДГОТОВКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении, товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

15. Делопроизводство

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов