Рынок транспортных услуг

Необходимость оптимизации

Транспортировка

Хранение, размещение, отпуск

Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Проблемы работы с документами

Основные направления оптимизации

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

Обмен электронными документами с заказчиком

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра

«Бумажные» тормоза ТТН

Оптимизируем процесс. Решение №1

Электронная ТТН. Решение №2

Выводы

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов - автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Рынок транспортных услуг

Грузоперевозки - это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.

В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке. Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Логистика - часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы - это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).

Транспортная логистика - это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.

Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции. При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.

При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент - единый оператор интермодальных перевозок , который управляет информационным потоком и координирует действия.

Основными логистическими посредниками (третьей стороной - 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.

К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.д.

Основные игроки на российском рынке

Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:

1. Транспортные компании (ТК) - чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача - доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
2. Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК) также занимаются организацией перевозок грузов. Являются посредниками между клиентом и перевозчиком, помогают в поиске исполнителя и транспорта , удовлетворяющих критериям перевозки груза, оказывают экспедиционные услуги. Сюда же мы можем отнести онлайн-площадки для поиска водителей и груза.
3. Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя. Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.

Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.

Основные перевозчики на рынке - именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.

Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:

• Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
• Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
• Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
• Выбор вида транспортного средства;
• Выбор типа транспортировки;
• Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики - основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

• максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
• кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
• стандартизация тары;
• экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
• концентрация грузопотоков на отдельных каналах - распределение и отказ от неэкономичных товаров;
• доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics - это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий - это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи - залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании -> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) -> получение счета на оплату -> поступления денежных средств (предоплата) -> доставка товара -> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) -> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная - главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе - перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

• Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
3. Товарная книга
4. Заказ-заявка
5. Договор поставки
6. Журнал регистрации заказов покупателей
7. Карточки неудовлетворительного спроса
8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
9. Счет-фактура
10. Упаковочный ярлык
11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
13. Товарно-транспортная накладная
14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
15. Заявки на автотранспортные перевозки
16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
17. Карточка учета инвентарной тары
18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
19. Карточка учета исполнения договоров поставки
20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

• подбор автотранспорта
• расчет маршрута
• подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Продолжение следует:

• Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек.
• Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Такой термин, как логистические операции, можно услышать довольно часто в сфере торговли и дистрибуции. И это неудивительно, ведь задачи, которые включает в себя логистика, крайне важны для полноценной работы любой компании, независимо от ее профиля и масштабов. Без понимания данных процессов организовать прибыльный бизнес будет крайне трудно.

Что такое логистика

Это определение используется для обозначения науки о планировании транспортирования, его управлении и контроле. Сюда можно также отнести складирование и любые виды нематериальных и материальных операций, которые совершаются до того момента, как товар или конкретный ресурс будет доставлен в нужную точку.

В рамках вышеупомянутого процесса могут производиться различные логистические операции, имеющие отношение к управлению складским хозяйством, запасами, транспортом, кадрами. Сюда же относится организация коммерческой деятельности, информационных систем и др.

Фактически логистика нужна для того, чтобы эффективно управлять различными материальными потоками.

Суть логистических операций

Изначально есть смысл обратить внимание на распространенное определение этих процессов. Понятие логистической операции используется для обозначения самостоятельной части процесса в рамках логистики, которая выполняется при помощи одного технического устройства и/или на одном рабочем месте (сортировка, разгрузка, распаковка, складирование, комплектация, упаковка и др.).

Можно привести и другое определение. Операции подобного рода - это не что иное, как совокупность действий, которые направлены на преобразование информационного или материального потока.

В данной сфере в качестве ключевого понятия можно назвать именно материальный поток, который может быть результатом складирования, транспортировки или выполнения других действий с любыми ресурсами, в том числе и продукцией, которую можно определить, как готовую.

Для того чтобы управлять таким процессом, необходимо быстро принимать, обрабатывать информацию и без промедления ее передавать.

Особенности логистических операций

Несмотря на свою единую суть, операции такого профиля делятся на несколько типов, которым стоит уделить внимание.

Задачи в сфере логистики можно разделить на два ключевых вида - элементарные и комплексные.

При этом второй вариант может иметь некоторые подвиды. Речь идет о базисных, вспомогательных и ключевых операциях. Об этих направлениях стоит поговорить более подробно.

Итак, ключевые логистические операции имеют непосредственное отношение к управлению закупками, процедурам заказов, запасам, физическому распределению и производственным процессам.

Если речь идет о базисных операциях, то под ними стоит понимать снабжение (закупку), производство и, конечно же, сбыт.

Заключение

Очевидно, что каждая задача, связанная с любой логистической операцией, является крайне важной для предприятия, поскольку от ее успешного выполнения зависит уровень итоговой эффективности работы компании.

Сбой на любом этапе движения может привести к финансовым потерям. Таким образом, можно смело утверждать, что логистика является одним из ключевых элементов эффективной работы любой организации, особенно если она крупная.