Работа с подотчетными лицами и авансовыми отчетами. Приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками

4172

С 1 января 2012 года в обязанности руководителя компании не входит составление приказа с перечнем подотчетных сотрудников. Ведь теперь подотчетным лицом автоматически становится любой работник, заявление которого на выдачу подотчетных заверил руководитель (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). А сроки он проставляет непосредственно на самом заявлении.

Между тем, как будет складываться практика проверок по новым правилам, пока не ясно. По этой причине пренебрегать приказом о расчетах с подотчетниками не стоит. Тем более что в нем можно закрепить сразу несколько правил, которые упростят работу компании.

Как документ влияет на налоги

С 2012 года кассовую дисциплину в компаниях проверяют не банкиры, а налоговики. Для них приказ станет дополнительным доказательством того, что компания соблюдает правила ведения кассовых операций. А это исключит штраф по статье 15.1 КоАП РФ (от 40 до 50 тыс. рублей).

В каком виде составляется

Унифицированной формы приказа о расчетах с подотчетными сотрудниками нет, поэтому его можно составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

В приказе имеет смысл сделать оговорку, что основанием для выдачи подотчетных является заявление сотрудника с собственноручной разрешительной надписью директора, из которой видно, какую сумму вправе получить подотчетник и на какой срок. На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено и в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками. А оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в нем нет разреши-тельной надписи.

Кроме этого в приказе имеет смысл установить максимальный срок, на который могут быть выданы подотчетные. По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой на полтора месяца.

Так как эти периоды входят в лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.
Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки и утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Эти сроки также проще всего закрепить в приказе о расчетах с подотчетниками. Ограничений нет - сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсации за несвоевременный возврат.
Наконец, можно определить работника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще проконтролировать порядок получения авансов сотрудниками.

А вот приводить конкретный перечень подотчетников не стоит. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.

Добавим, что приказ лучше не делать частью учетной политики, а утвердить в виде отдельного документа. Тогда его можно будет изменить в любое время (к примеру, в части сроков утверждения авансовых отчетов), в то время как изменения в учетную политику можно вносить только в строго ограниченных случаях (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129‑ФЗ).

Раньше налоговики нередко требовали, чтобы в приказе был установлен и предельный размер выдаваемых под отчет денежных средств, однако это не обязательно. Ведь законодательством не установлен ни минимальный, ни максимальный размер сумм, которые можно выдать под отчет, а значит, компания утверждает их в каждом конкретном случае самостоятельно. Если же установить в приказе предельный размер подотчетных средств, а компании потребуется выдать сотруднику большую сумму, всякий раз придется вносить изменения в приказ.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

ПРИКАЗ № 12

об утверждении порядка расчетов с подотчетными лицами

В целях контроля за движением денежных средств, выдаваемых под отчет, и в соответствии с пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить следующий порядок расчетов с подотчетными лицами.

1. Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет.

2. Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

3. При выдаче подотчетных руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную надпись на заявлении руководитель не делает.

4. Максимальный срок, на который кассир выдает деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода директор утверждает в надписи на заявлении работника.

5. Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения.

6. При нарушении срока представления авансового отчета, установленного в пункте 5 настоящего приказа, а также в случае, когда подотчетное лицо не может погасить задолженность по подотчетной сумме в части, не подтвержденной первичными документами, допускается удержание данных сумм из заработной платы работника с учетом ограничения предельных размеров удержаний, установленных трудовым законодательством.

Контроль по исполнению данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П.

С введением в 2012 году нового Положения о порядке ведения кассовых операций изменились (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П) и некоторые правила выдачи денежных средств работникам под отчет. Мы уже говорили о том, что наличие заявления от работника с визой руководителя обязательно и подробно разобрали содержание такого заявления ().

У бухгалтера теперь возникают и другие вопросы: а нужен ли приказ с перечнем подотчетных лиц, и где нужно прописывать порядок расчета с сотрудниками по выданным суммам и сроки предоставления авансового отчета? И нужно ли вам Положение о подотчете? Давайте искать ответы вместе.

Зачем нужно Положение о подотчете

Независимо от используемой системы налогообложения (общая, упрощенная, ЕНВД), каждый руководитель должен утвердить основные правила в расчетах с подотчетными лицами, которые будут действовать в организации. Что же должно найти отражение в этих правилах? На свое усмотрение руководитель может установить (п.4.4 Положения):

1. Перечень подотчетных лиц, которым разрешено получение денежных средств.

2. Сроки проверки авансовых отчетов от работников.

3. Сроки окончательного расчета с работниками.

Все это можно сделать в едином документе – Положении о расчетах с подотчетными лицами, которое утверждается приказом руководителя. Этот документ не является обязательным, однако наличие его в организации оправдано – это единый документ, в котором прописываются все правила расчетов с подотчетными лицами, действующие в организации. Работники знакомятся с ним под роспись, в результате меньше вопросов «А когда мне сдать отчет?» и опозданий с авансовыми отчетами.

Основные элементы Положения

Может включать следующие моменты.

1. Условия выдачи работнику денежных средств подотчет. Согласно Положению, работник может получить деньги при условии, что долг по предыдущему авансу погашен полностью. Обратите внимание: работник обязан не просто отчитаться по предыдущему авансу (сдать авансовый отчет), как было раньше, а именно полностью вернуть остаток предыдущего.

2. Наличие заявления. Работник для получения денежных средств под отчет пишет заявление, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. В течение, например, 2 дней руководитель рассматривает заявление и на нем указывает свое решение: сумму и срок выдачи, ставит подпись и дату.

3. Сроки выдачи после подписания заявления. Например, на основании заявления работник получает денежные средства в кассе по расходному кассовому ордеру в течение 3 рабочих дней. При этом работником предъявляется паспорт.

4. От чьего имени делаются покупки при выдаче денег на хозяйственные нужды. Можно установить, что покупки делаются работником от имени организации. Для этого работнику бухгалтерией выдается доверенность. Для покупок в розничном магазине доверенность не нужна.

Подтверждающие документы, которые необходимы для составления авансового отчета. На этот пункт обратите особое внимание работников, т.к. при отсутствии подтверждающих документов, признание расходов станет невозможным.

При приобретении товаров (услуг, работ) сотрудник должен получить от продавца бланк строгой отчетности или чек ККТ. В магазине розничной торговли выдается товарный чек. При покупке товаров в оптовой компании выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура и накладная. При заказе услуг также выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура, а вместо накладной – договор и акт выполненных работ (заказ-наряд).

5. Соблюдение лимита наличных расчетов между организациями, индивидуальными предпринимателями. По одному договору лимит расчетов составляет 100 000 руб.

6. Сроки предоставления работником авансового отчета. В Положении четко оговаривается, что работник обязан сдать авансовый отчет с оправдательными документами в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока выдачи денег в подотчет или со дня выхода на работу. Обратите внимание работников на то, что за задержку отчета ему может быть начислен НДФЛ. По этой же причине стоит хотя бы раз в месяц проводить ревизию счета 71 на наличие просроченной задолженности

7. Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, главным бухгалтером, сроки подписания авансового отчета директором в рабочих днях.

8. Сроки сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу после подписания авансового отчета или выхода на работу.

9. Разъяснение работникам, что в случае невозвращения остатка подотчетных сумм в установленный срок, он удерживается из их заработной платы. Для этого составляется приказ на удержание, и работник знакомится с ним. Порядок удержания также можно прописать в Приложении.

К Положению также целесообразно утвердить Приложения, например, образцы написания заявления на выдачу в подотчет, доверенности на получение наличных, образцы заполнения авансового отчета, список подотчетных лиц и др.

О том, как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет и как руководителю его завизировать, . Как правильно заполнить авансовый отчет, .

А в вашей организации разработано Положение о подотчете? Считаете ли вы такой документ удобным и необходимым в работе предприятия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Нормативные акты по бюджетному учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее практика проверок бюджетных учреждений показывает, что необходимо составлять такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.
1.4.1. Структура положения о расчетах с подотчетными лицами
По причине отсутствия нормативного регулирования по данной теме каждое бюджетное учреждение исходя из сферы и специфики своей деятельности самостоятельно решает, что включить в правила расчетов с подотчетными лицами. Выделим основные разделы, которые пригодятся многим учреждениям.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Устанавливая правила расчетов с подотчетными лицами, учреждение должно учитывать нормы:
Порядка ведения кассовых операций;
Положения об организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47;
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
1.4.2. Цели, на которые выдаются подотчетные суммы
Порядок ведения кассовых операций предписывает учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. В рамках этих двух направлений приведем список подзатрат, на оплату которых могут расходоваться подотчетные суммы. Хозяйственные расходы Командировочные расходы Затраты на приобретение материальных ценностей Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно, оплату сборов Канцелярские и почтовые расходы Затраты на возмещение суточных в период нахождения в командировке Затраты на приобретение ГСМ для служебного транспорта учреждения Расходы на оплату найма жилого помещения в период нахождения в командировке Расходы на оплату работ или услуг в пределах лимита расчетов наличными Затраты на оформление загранпаспорта, медицинской страховки, оплату иных сборов
В применяемой форме Авансового отчета (ф. 0504049), утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н, не предусмотрено указание кода КОСГУ, но учреждение для проверки целевого расходования денежных средств может ввести в документ дополнительную позицию под данный реквизит. В случае указания такого реквизита бухгалтер сможет оперативно проконтролировать целевой характер расходования денежных средств, выданных работнику из кассы учреждения на основании Расходного кассового ордера (форма 0310002, утвержденная Приказом Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Следовательно, учреждение сможет избежать санкций, установленных за нецелевое использование средств п. 1 ст. 15.14 КоАП РФ.
1.4.3. Перечень подотчетных лиц
Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя бюджетного учреждения (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственных расходов, список лиц, которые могут быть направлены в служебную командировку, не ограничен. Теоретически нельзя исключать, что в командировку может быть направлен любой работник учреждения, если в этом есть служебная необходимость. Поэтому в положении о расчетах с подотчетными лицами не указывается, кто может получить аванс
на расходы, связанные со служебной командировкой. Это определяется исходя из приказа руководителя о направлении работника в служебную командировку.
1.4.4. Отчет по израсходованным подотчетным суммам
За полученные на оплату хозяйственных и командировочных расходов суммы работники учреждения обязаны отчитаться - данное требование содержат Порядок ведения кассовых операций и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. В положении о расчетах с подотчетными лицами должны быть определены соответствующие сроки и документы, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах.
На оплату хозяйственных расходов денежные средства выдаются в подотчет на срок, установленный руководителем учреждения (как правило, он не превышает месяца). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. После того как руководитель утвердит список подотчетников, следует помнить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
На командировочные расходы аванс выдается исходя из предполагаемых расходов и сроков нахождения работника в предстоящей командировке. Отчитывается о командировке работник также путем составления авансового отчета, к которому должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В положении о расчетах с подотчетными лицами учреждение может закрепить перечень указанных документов и сроки их представления в бухгалтерию. А если еще дать на это ссылку в положении о документообороте и в должностных инструкциях, то работникам не придется каждый раз напоминать, чтобы они своевременно отчитались по подотчетным суммам и произведенным расходам. В противном случае сотрудник в следующий раз не получит аванс на расходы, так как выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Несмотря на это, практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а учреждение не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а учреждение получит в акте проверки замечание о нарушении Порядка ведения кассовых операций и правил расчетов с подотчетными лицами.
1.4.5. Возврат неиспользованных подотчетных сумм
В случае если работник добровольно не погашает задолженность перед учреждением, взыскать с него сумму долга можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от
N 3044-6-0).
1.4.6. Подотчетные суммы в безналичном порядке
В положении о расчетах с подотчетными лицами следует предусмотреть, что учреждение через своих работников оплачивает хозяйственные и командировочные расходы как в наличном, так и в безналичном порядке. Оплата расходов с помощью банковских карт имеет следующие преимущества. Во-первых, комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие налички, во-вторых, даже если карта будет потеряна работником, можно ее восстановить и использовать имеющиеся на ней средства, в- третьих, средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник учреждения находится в командировке в другом городе.
Однако кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. Дело в том, что на этот счет есть разъяснение ЦБ РФ. В нем говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (Письмо от 18.12.2006 N 36-3/2408). На этом основании банки могут отказать в оформлении карт на сотрудников для оплаты хозяйственных расходов. Однако данное ограничение не мешает выдавать банковские карты для оплаты командировочных расходов. Исключение в отношении командировочных расходов указано в другом разъяснении - Письме ЦБ РФ от
N 14-27/513. В нем подтверждается возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт.
Обращаем внимание: есть риск того, что перечисленные на корпоративную карту суммы будут расцениваться как заработная плата, с которой не исчислены "зарплатные" налоги. Чтобы таких претензий не возникало, учреждению в положении о расчетах с подотчетными лицами нужно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления их с расчетного счета на банковскую карту сотрудника. Дополнительным доказательством использования средств на карте для безналичной оплаты будет являться авансовый отчет работника по израсходованным суммам. Все это позволит обосновать перед ревизорами перечисление на банковскую карточку сотрудника именно необлагаемых подотчетных сумм, а не выплату таким образом облагаемой налогами заработной платы (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007).