Срок хранения документов – не менее четырех лет. Первичные документы: составить, сохранить, восстановить
Письмо Министерства финансов РФ
№03-07-11/45829 от 19.07.2017
В связи с письмом по вопросам о сроках хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.
В целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс)).
Есть много и разнообразных людей и организаций, заинтересованных в аудите. Мы могли бы указать на пользователей Аудита. Таким образом, можно сказать, что аудит необходим, в основном. Потому что он осуществляет тесный контроль над бизнесом между его ростом.
Будучи каждый раз, чаще отделяйте владение и направление бизнеса. Для уверенности в том, что некоторые объекты берут в те, которые уже прошли аудит. Основная цель этого - предоставить аудитору возможность высказать свое мнение по финансовой отчетности.
В качестве вторичных целей Аудит намерен. Этот Экономико-социальный аудит направлен на оценку возможностей, которые компания оказывает на прогресс человека, то есть на то, чтобы убедиться в выполнении социальных обязанностей, поскольку она сотрудничает в своей среде.
Такие расходы должны отвечать требованиям статьи 252 Кодекса по обоснованности и документальной подверженности. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии со статьей 313 Кодекса налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом, и ведется на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются: первичные учетные документы (включая справку бухгалтера); аналитические регистры налогового учета; расчет налоговой базы.
Аудит пытается научно и систематически проверять в бухгалтерских книгах, ваучеры и другие реестры соответствие принципам бухгалтерского учета, правовых норм, определять точность и достоверность данных бухгалтерского учета. Для выполнения этой задачи аудитор может следовать двум различным путям.
Это можно сделать с помощью двух типов ревизий. Выбор одного из них будет зависеть от внутреннего контроля, характера мандата и опыта, полученного некоторыми сделанными наблюдениями. Для этого необходим заранее установленный и неизвестный план для персонала проверяемой компании.
Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. При этом указанной статьей установлен обязательный перечень реквизитов первичного учетного документа.
С другой стороны, рассматриваемая выборка должна быть полностью репрезентативной для всего бухгалтерского учета, логически ее можно выбрать. Критерии для определения условий обследования, которые должны быть полностью отражены в рабочих документах. Наконец, добавьте, что эти проверки путем выборки могут быть дополнены другими тестами, такими как исчерпывающий анализ периодов закрытия и открытия операций с недостаточным внутренним контролем или операцией в порядке их величины. Чтобы аудитор пришел к выводу, что при анализе проверенных транзакций недостаточно для обеспечения правильности обработки всех транзакций.
В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.
Очевидно, что этот обзор очень длинный и очень дорогостоящий, поэтому он используется только тогда, когда есть аномалии, которые трудно объяснить или с важной сущностью. Обычно эта ревизия проводится для определенных учетных посылок, точно в тех случаях, когда обнаружены эти аномалии.
Это означает, что косвенный метод используется, прежде всего, для подготовки и завершения работы, ограничивая посылки, которые следует более тщательно проверять прямым методом. Важность этого метода основана на его фундаментальном признании качества бухгалтерских работ, проводимых в компании, и ценности внутреннего контроля. Короче говоря, речь идет о анализе и оценке систем, которые создают информацию, чтобы определить, что сформированная информация действительна, точна и полна или нет, а также для уменьшения объема детальной работы, которая должна быть выполнена.
Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Учет должен рассматриваться как информационная система для принятия решений, сделанных различными группами или экономическими агентами, связанными с компанией, как внутренними, так и внешними. Поскольку они будут способствовать пониманию внешнего аудита в любой стране.
Логично, что получатели получают гарантию для достижения беспристрастности. Если получатели информации являются внешними агентами, эта гарантия должна быть отражена в материализации аудита, которую должны выполнять независимые эксперты, которые несут ответственность.
Одновременно сообщается, что согласно статье 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Подтверждаемость представляет собой право собственности на учетную информацию, которая должна быть противопоставлена, и является необходимой гарантией для пользователей бухгалтерской информации. С помощью этих проверок будет проверяться, соответствует ли бухгалтерская информация всем вышеупомянутым требованиям и общепринятым принципам бухгалтерского учета.
Статья 108: Цензоры акционеров. Статья 109: Когда аудит был выполнен исключительно. Статья 110: Публикация отчетов цензоров. Реформированный, рассказывает о факте бухгалтерской проверки акционером. Законодательный пакет Испании, до принятия Закона о ревизии, создает структуру национального аудита, можно изобразить с помощью ряда штрихов.
Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое письмо имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Поэтому большая часть проверок в Испании соответствовала этой характеристике. Аналогичным образом был проведен аудит, проведенный добровольно независимыми экспертами, которые были связаны с многонациональными компаниями, потому что их требовала матрица.
В общем, акционеры-цензоры проводили аудит, но это не соответствовало требованию независимости. Если мы добавим, что произошли политические изменения, также наблюдается значительное увеличение экономической активности, и с вступлением в ЕС неудивительно, что законодатели видят в реформе бухгалтерский учет компаний.
Заместитель директора Департамента О.Ф.ЦИБИЗОВА
Годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить вечно.
Для каких документов установлены особые сроки хранения.
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие бумаг.
Это включает законодательную реформу. Они устанавливают содержание Годовых отчетов и отчета об управлении, которые должны быть пересмотрены аудиторами, но они исключают компании, которые отвечают ряду требований, которые могут быть представлены сокращенными балансовыми отчетами, компаниями, которые соответствуют следующим требованиям.
Лица, которые будут проводить аудит на срок от 3 до 9 лет, назначаются Генеральным советом. Аудиторы будут проверять, отражают ли годовые отчеты реальный имидж активов, финансовое положение, результаты деятельности компании, а также соглашение между управленческим отчетом и годовой отчетностью.
И компании, и индивидуальные предприниматели обязаны хранить бухгалтерские документы (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Причем за организацию хранения бухгалтерской документации отвечает не главный бухгалтер, а руководитель компании (ч. 1 ст. 7 и ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Но директор может передать свои полномочия сотруднику организации. Предприниматели же отвечают за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Рассмотрим порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, чтобы избежать проблем с налоговой и фондами.
Годовые отчеты, одобренные с применением результата, отчет об управлении и отчетность аудита являются обязательными, должны быть представлены в Реестре товарных знаков через месяц после утверждения на Общем собрании. Прежде чем вступить в Закон, необходимо обратиться к истории организаций, которые сыграли важную роль в материализации закона.
Существуют три ассоциации, которые занимаются бухгалтерским учетом. Он имеет общепринятые принципы бухгалтерского учета. Аудит счетов понимается как деятельность, состоящая в пересмотре и проверке финансовой отчетности, при условии, что целью этой деятельности является выпуск отчета, который может иметь последствия для третьих сторон.
Бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить как минимум пять лет
В ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, а также Перечнем документов.
В Законе говорится, какие условия должна выполнять работа, чтобы считаться аудитом. В статье 2 указывается, какие данные необходимы для проведения аудита как такового. Отчет по аудиту будет иметь как минимум следующую информацию. Если принцип не выполняется, он должен быть четко выражен.
Статья 3 Информация, которую компания должна предоставить для облегчения аудита. Ожидается, что в отчете должны быть освещены группы компаний, которые не были проверены. Статья 6 Ответственность за использование и разработку технических стандартов. Статья 6 В нем говорится, кто уполномочен проводить аудит.
Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее пяти лет (Письмо Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 , доведено до сведения налоговых инспекций Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@).
Статья 7 Устанавливает более конкретные требования. Теоретическая подготовка: высшее образование, сдача экзаменов. Практическое обучение: минимум 3 года. Статья 8 Несовместимость в независимости Аудитора. Они не смогут проводить аудит только через 3 года, когда.
Статья 9 Штрафные возможности. Статья 10 Создание компаний для проведения проверок. Статья 14 Необходимость и обязательство по сохранению рабочих документов не менее 5 лет после аудита. Собираются компании, которые обязаны проводить аудит. Регулирование закона является его развитием. Определяет и уточняет общие положения Закона.
Примечание. Налоговые регистры нужно хранить пять лет.
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
В технических стандартах дается больше конкретности. Е. почти во всех Аудитах обязательно. Он имеет законодательную основу, по которой государства-члены должны, по крайней мере, представлять. Эта структура находится в трех Директивах: 4-й, 7-й и 8-й. 7-я директива Собирайте группы компаний.
Директива 8-го. Он пытается регулировать минимальные условия, с которыми люди должны встретиться, чтобы быть квалифицированными как аудиторы. Давайте выделим некоторые особенности. Этими учетными записями являются личные счета и пассивные коммерческие эффекты, которые включают платежные обязательства компании с другими физическими и юридическими лицами, которые имеют свое происхождение в дорожных операциях компании.
Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы "Клиент - Банк". При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством ().
Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения. Например, документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4 - ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов нужно хранить в течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ)).
Эти счета собираются Группой 4 Плана и в нем. Поставщики сами. Поставщики, коммерческие эффекты, подлежащие выплате. Упаковка и упаковка, которые будут возвращены поставщикам. Кредиторы для предоставления услуг. Кредиторы, коммерческие векселя к оплате.
Кредиторы для общих операций. Возмещение в ожидании платежа. Государственное казначейство, кредиторы для налоговых концепций. Учреждения кредитора Социальное обеспечение. Необходимо учитывать исследование балансов кредиторов и поставщиков, которое должно анализировать счета контрагентов, то есть стороны, связанные с этими кредиторами и поставщиками.
Таблица
Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских (налоговых) документов
| Вид документов | Срок хранения | Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства |
|---|---|---|
| Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т.д. | В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены | Строки 382, 392, 394 и 396 разд. 4 Перечня документов |
| Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4 - ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов) | В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности | Пункт 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ |
| Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме N Т-49) | В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме N Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет | Строка 412 разд. 4 Перечня документов |
| Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки | Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для "упрощенцев" с объектом "доходы минус расходы", для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок | Пункт 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ и Письмо Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278 |
| Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) | В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи) | Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270 |
| Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) | В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ и ст. 203 ГК РФ |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией | Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет | Абзац 4 п. 3 ст. 264 НК РФ |
| Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО | Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании | Строки 351 и 358 разд. 4 Перечня документов |
Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).
Также необходимо проанализировать, где и как сделаны покупки, кто заказывает, как проверены полученные товары, условия оплаты для этих кредиторов и поставщиков. После этого необходимо проанализировать наиболее важные аспекты внутреннего контроля, внедренные в компании. Поэтому мы проанализируем создание контрольных счетов поставщиков и кредиторов и их вспомогательных файлов.
Это должно быть сделано с персоналом, отличным от этой функции покупки. Основная цель заключается в получении доказательств того, что остатки на счетах текущих обязательств представляют собой реальную ответственность. Аудитор должен, среди прочего, проверить следующие аспекты.
Но из этого правила есть исключения (см. таблицу на с. 35). В частности, в отношении налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книги покупок и книги продаж), течение срока хранения начинается с даты последней записи в них (п. 24 разд. II Приложения 4 и п. 22 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
В сущности, сроки и объем процедур и методов аудита предлагаются на основе установленных целей, характеристик бизнеса и эволюции внутреннего контроля. Эти процедуры должны включать следующие аспекты. Способ действия можно резюмировать следующим образом.
Аномалии будут исследованы с рекомендацией соответствующих корректировок. Акции включают активы, принадлежащие компании для продажи в ходе обычной операции, или для ее преобразования в производственный процесс и последующую продажу. Под этой рубрикой собраны.
Эти счета вместе с положениями об амортизации запасов включены в группу 3. Когда рыночная стоимость любого из этих товаров ниже, чем их цена приобретения или себестоимость продукции, необходимо будет провести соответствующую коррекцию оценки, то есть соответствующее положение будет предоставлено, если амортизация будет обратимой, если она будет необратимой, она также будет будет учитывать это обстоятельство при оценке запасов.
Компания может хранить документы в электронном виде
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров определен в п. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения, утвержденного Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105). Требования, предъявляемые к устройству таких хранилищ, отражены в Правилах, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может грозить компании штрафом за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (п. п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ). В случае искажения налоговой базы налогоплательщику могут доначислить налоги, пени и штрафы (п. 3 ст. 120 или ст. ст. 122 и 123 НК РФ). Обратите внимание, что с 1 января 2014 г. ответственность, установленная ст. 120 НК РФ, распространяется не только на организации, но и на предпринимателей (пп. "а" п. 34 ст. 1 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 23.07.2013 N 248-ФЗ).
Компания вправе хранить документы в электронной форме. Это следует из положений ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а также из норм ст. ст. 80 и 314 НК РФ. Главное при этом, чтобы документы были подписаны электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Такой подход разделяет и Минфин России (Письма от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202 и от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). В настоящее время в отношении порядка хранения документов в электронном виде также применяется Положение, утвержденное Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, а также Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Утраченные документы целесообразно восстановить
В случае утраты документов руководитель компании должен создать комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели (п. 6.8 Положения, утв. Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105). Если внутренняя комиссия придет к выводу, что бумаги были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (например, случилась кража, пожар или затопление), то нужно документально подтвердить это событие. Например, с помощью справки из ОВД.
Несмотря на то что Налоговый кодекс не устанавливает обязанности по восстановлению утраченных документов, для снижения налоговых рисков их целесообразно все же восстановить. Особенно если еще далеко до истечения сроков хранения этих документов.
Ведь экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухучета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ и Постановление ФАС Московского округа от 17.01.2011 N КА-А40/17435-10).
К тому же контролирующие ведомства настаивают на том, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ бумаги, утраченные компанией, должны быть восстановлены (Письма ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@ и Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288). Причем даже за период, который контролеры уже ранее проверяли в рамках выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191). Чиновники считают, что непредставление в установленный срок в налоговый орган документов, необходимых для осуществления контроля, влечет ответственность, установленную ст. 126 НК РФ.
Однако суды считают иначе. В частности, налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление документов, если он может подтвердить, что бумаги утрачены по независящим от него обстоятельствам (например, Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2010 N КА-А40/6480-10).
Тот факт, что компания пыталась восстановить документы, может стать веским аргументом в ее пользу в суде. Например, в деле, которое рассматривал ФАС Поволжского округа, проверяемое общество не смогло это сделать, так как его контрагент был уже исключен из ЕГРЮЛ. При этом суд отметил, что ответственность за невосстановление утраченных документов законодательство не предусматривает. Поэтому в рассматриваемой ситуации налоговики не вправе обвинять компанию в проявлении налоговой недобросовестности (