Типовое положение об экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения российской академии наук. Об экспертной комиссии Обязанности экспертной комиссии

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об Экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук

1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения Российской академии наук и отбору их на постоянное хранение или выделению к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, создается постоянно действующая Экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук* .

Примечание . Учреждение, имеющее сеть подведомственных учреждений и предприятий, филиалы, отделы, научные станции, базы, СКБ, производственные предприятия, учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, может организовать Центральную экспертную комиссию по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) в соответствии с Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является единой для всех структурных подразделений учреждения и рассматривает все виды документов, как открытого, так и закрытого делопроизводства.

1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется распорядительными документами РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное

1.3. ЭК действует под методическим руководством Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК) или Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение(ЦЭК) соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является совещательным органом. Без решения вступают в силу после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК.

1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений учреждения, а также заведующие канцелярией и научным архивом учреждения.
Состав ЭК утверждается руководством учреждения РАН.

2. Функции
Экспертная комиссия:
2.1. организует и проводит совместно о делопроизводственной службой и научным архивом учреждения ежегодно отбор документов для дальнейшего хранения или выделения их к уничтожению. При этом основное внимание уделяется отбору в структурных подразделениях документов и дел (по завершении делопроизводством), под лежащих сдаче в соответствующий архив РАН о постоянным составом документов, а также экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК"

2.2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов, описи дел долговременного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, выносит решение о представлении этих документов на утверждение ЦЭПК РАН или ЦЭК. С описями представляется предисловие к описям и историческая справка о деятельности учреждения;

2.3. рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и представляет эти предложения на утверждение ЦЭПК РАН;

2.4. рассматривает номенклатуры дел учреждения, проводит проверку полноты и правильности ее составления:

2.5. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов и других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке для последующего хранения;

2.6. организует прием и передачу документов при смене заве дующего научным архивом учреждения или лица, ответственного за архив.

3. Права
При выполнении своих функций ЭК имеет право:
3.1. в соответствии о установленными требованиями давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по вопросам отбора документов на хранение или выделения их к уничтожению, упорядочения и передачи их в научный архив учреждения;

3.2. требовать от руководителей структурных подразделений учреждения проведения розыска недостающих дел, подлежащих постоянному, долговременному хранению и по личному составу и представления письменного объяснения в случае их отсутствия;

3.3. заслушивать на своих заседаниях сообщения заведующих канцелярией и научным архивом учреждения о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и.сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;

3.4. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.5. приглашать в качестве консультантов и экспертов научных сотрудников учреждения и Архива РАН или соответствующего архива с постоянным составом документов.

4. Организация работы
4.1. Заседания ЭК созываются по мере необходимости.

4.2. Решение ЭК принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании.

4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЭК.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

(организация, учреждение)

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.

(организации, учреждения)

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;

(организации, учреждения)

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

(организации, учреждения)

Перечни документов со сроками хранения;

Инструкции по делопроизводству;

на утверждение:

Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

на согласование:

Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

(организации, учреждения)

Номенклатуры дел _____________________________________;

(организации, учреждения)

Описи дел по личному составу;

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

(организации, учреждения)

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

(организации, учреждения)

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

(организации, учреждения)

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

(организации, учреждения)

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

УТВЕРЖДЕНО

Приказ _____________________

(наименование

____________________________

организации, учреждения)

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии __________________________________________

(наименование организации, учреждения)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

(организация, учреждение)

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

(организации, учреждения)

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение;

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

(организации, учреждения)

Перечни документов со сроками хранения;

Инструкции по делопроизводству;

на утверждение:

Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

на согласование:

Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

(организации, учреждения)

Номенклатуры дел _____________________________________;

(организации, учреждения)

Описи дел по личному составу;

(организации, учреждения)

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

Государственная архивная служба России

Приказ

Об утверждении примерного положения о постоянно действующей
экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие одобренное Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия (прилагается).

2. Архивным органам субъектов Российской Федерации, федеральным государственным архивам (центрам документации) организовать разработку на основе Примерного положения индивидуальных положений об экспертных комиссиях учреждений, организаций, предприятий, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и введение их в действие после согласования с архивными учреждениями.

Руководитель службы
Р.Г.Пихоя

Примерное положение*1 о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

_____
*1 Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную*1 документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.*2
_____
*1 Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

сводную номенклатуру дел учреждения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение руководителя учреждения:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей архивного хранения (далее - Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

1.2. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее - Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее - ЭК).

1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

1.5. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 28 ноября 2015 года), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России (Росархивом), Управления по делам архивов Московской области; нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности; типовыми и отраслевыми перечнями документов; инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел учреждения, описями дел, Положением об ЭК.

1.6. Задачи, функции и порядок работы ЭК определяются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Проводит ежегодный отбор документов Учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в Учреждении.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описи дел постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

3.4. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Учреждения, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

3.5. Вносит на рассмотрении руководства Учреждения предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими типовыми и отраслевыми перечнями (Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный приказом Министерством просвещения СССР от 30.12.1980 N 176 и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (в действующей его части); Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения. М., Росархив РФ, 2000; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558; отраслевые перечни), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями.

3.6. Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел.

3.7. Рассматривает вопросы о приеме на архивное хранение документов личного происхождения.

3.8. Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности Учреждения, принимает непосредственное участие в разработке и подготовке перечня документов, отражающих специфические функции Учреждения.

Права экспертной комиссии

ЭК учреждения предоставляется право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

4.3. Требовать от руководства Учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения муниципальной архивной службы и сторонних учреждений.

4.6. Запрашивать от специалистов Учреждения сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.7. Информировать руководство Учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному директором Учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в Учреждении

6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Учреждения ежегодно в три этапа:

6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.

Проверяются:

качество и полнота действующей номенклатуры дел Учреждения;

правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;

соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Учреждении порядка оформления документов и формирования дел.

6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Учреждения и состоит в:

отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;

отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения. Члены комиссии должны полностью проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Учреждения.

Если в Учреждении имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то их срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

происхождение документа (место и время издания);

внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Учреждения, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.

Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов;

делам и документам, остающимся на архивное хранение в данном Учреждении, присваивается номер фонда 1;

опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: П (постоянного), В (временного) сроков хранения;

при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности Учреждения, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 годы имеет порядковые номера 1-118; опись за 2001г. - 119-128; за 2002г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);

в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения (постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности их учетных номеров;

если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: «То же, т ___» с проставлением номера тома; если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описей вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см.ед.хр.№__» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;

в графе 4 описи указывается фактическое количество листов дела, оставшихся в нем после изъятия (если такие изъятия осуществлялись).

6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.

Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются директором.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение № 2).

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.

6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:

какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.

Положение составил: методист Т.В. Тарасова

Приложение № 1

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

Муниципальное бюджетное учреждение

дополнительного профессионального образования

«Учебно-методический центр»

городского округа Рошаль Московской области

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК)
по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения

________________________________________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Приложение № 2

к Положению о постоянно действующей

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области:

Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.

(цифрами) (прописью)

Председатель ЭК _____________________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«_____»________________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК