Как сделать приходный кассовый. Как заполнять приходный кассовый ордер
Получение наличной выручки от розничных продаж накладывает на организацию определенные обязанности. Если расчеты между организациями по реализации товаров, работ, услуг происходят в основном в безналичном порядке, то расчеты с физическими лицами обычно происходят наличными деньгами, реже – с помощью электронных средств платежа.
В этой статье мы подробно разберем оформление кассовых документов, бухгалтерский, налоговый учет и проводки по розничной выручке, которая поступает в виде наличных денег от физических лиц. Немного коснемся и необходимости использовать контрольно-кассовую технику.
1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом
2. Как оформить розничные продажи
3. Как заполнить журнал кассира-операциониста
4. Отчет о продажах в розницу
5. ПКО на розничную выручку
6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу
7. Проводки по розничной выручке — пример
8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж
9. Учет розницы на УСН
10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
1. Продажа за наличный расчет с кассовым аппаратом
Юридическое лицо или ИП, планирующий принимать в оплату за свои товары, работы или услуги наличные денежные средства или вести расчеты с использованием платежных карт, в первую очередь решает вопрос, обязан ли он применять контрольно-кассовую технику, или можно использовать другие формы подтверждения приема оплаты.
Сферу применения контрольно-кассовой техники (ККТ) регулирует Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». В 2016 году в него внесены глобальные изменения.
Несмотря на то, что тема данной статьи напрямую не посвящена использованию в расчетах кассовой техники, мы коснемся этого вопроса. Т.к. от этого напрямую зависит дальнейшее оформление документов.
ККТ применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это условие по умолчанию.
Сроки обязательного применения ККТ при расчетах наличными и картами с покупателями:
- — с 1 февраля 2017 года – для тех, кто уже сейчас использует ККТ
- — с 1 июля 2018 года – для организаций и ИП, оказывающих услуги населению (сейчас они выдают БСО), для налогоплательщиков на ЕНВД и патенте (сейчас они могут выдавать товарные чеки по требованию покупателя), владельцев торговых автоматов.
Используемые в расчетах ККМ должны позволять через интернет в режиме онлайн передавать данные о расчетах в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель может получить как бумажный чек, так и чек на электронную почту (это будет реализовано через специально приложение на телефонах покупателей).
Есть ряд исключений, когда ККТ можно не применять. Среди них, например, продажа газет и журналов, проездных документов, торговля на рынках и ярмарках, разносная торговля, продажа из цистерн кваса, молока, торговля овощами вразвал и др. Также не применяют ККТ при расчетах в отдаленных и труднодоступных местностях.
Поэтому в ближайшем будущем при продаже за наличный расчет кассовый аппарат использовать будет обязательно, исключения очень скромные.
2. Как оформить розничные продажи
Итак, далее мы предполагаем, что вы используете контрольно-кассовую технику. Но просто пробить чек на ККТ и передать его покупателю (отправить ему на электронную почту) – это еще далеко не все. А точнее, все только начинается, поскольку нужно знать, как оформить розничные продажи документально.
Следует четко понимать различия между операционной кассой и основной кассой организации. Операционная касса – это ящик с денежными средствами при ККТ (документ учета здесь – журнал кассира-операциониста). Основная (главная) касса – это те деньги, по которым установлен лимит кассы (документ учета уже другой – кассовая книга).
Сначала обсудим обязанности кассира-операциониста по приему денежных средств и оформление документов. Затем разберем процедуру передачи наличных из операционной кассы в основную.
Итак, каждому покупателю при продаже пробивается и выдается кассовый чек. Все движения по операционной кассе отражаются в Журнале кассира-операциониста . В связи с переходом на онлайн-кассы пока не ясно, нужно будет ли в дальнейшем вести данный журнал или нет. Но пока он используется, не отменен, поэтому обсудим порядок его ведения и заполнения.
Нормативные документы:
- «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. Минфином РФ 30.08.1993 №104, применяется в части, не противоречащей закону №54-ФЗ)
- «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132) – этим документом утверждена форма Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Несмотря на даты, эти документы актуальны.
Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал кассира-операциониста КМ-4 – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.
3. Как заполнить журнал кассира-операциониста
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.
Все записи в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 ведет кассир-операционист в хронологическом порядке, построчно, без пробелов, чернилами или шариковой ручкой.
Запись делаются на основании z-отчетов (отчет с гашением), которые снимаются в конце рабочего дня (смены). Примеры z-отчетов мы приводить не будем, т.к. их внешний вид зависит от используемого кассового аппарата.
Каждый новый отчет должен оформляться новой строкой. Пример заполнения вы можете посмотреть на скриншотах ниже.
Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты.
Обратите внимание на графу 11 «Сдано наличными» — в этой графе указывается только сумма наличных денежных средств, полученных от покупателей (не включается оплата картами и возвраты).
Запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе, даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили.
4. Отчет о продажах в розницу
После того как снят z-отчет и заполнена очередная строка в журнале кассира-операциониста, заполняется справка-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В справке-отчете отражаются показания счетчиков контрольно-кассовой машины на начало и конец смены, выручка за день (смену), сумма, возвращенная покупателями. Эти данные идентичны тем, которые заносятся в журнал кассира-операциониста.
Z-отчет прикладывается к справке кассира-операциониста (отчет о продажах в розницу) и вместе с наличной выручкой сдается в основную кассу.
5. ПКО на розничную выручку
Итак, мы выяснили, что по окончании рабочего дня розничная выручка сдается из операционной кассы в основную кассу. При этом кассир основной кассы получает (от кассира или старшего кассира) наличную выручку, справку кассира-операциониста (отчет по продажах в розницу) и приложенный к ней z-отчет.
Кассир должен оформить ПКО на имя лица, сдающего наличную выручку в основную кассу (кассир, старший кассир) – на всю сумму принятой от него выручки. Если выручку сдают несколько кассиров, то ПКО оформляется на каждого.
В строке «Принято от» указывается ФИО лица, которое сдает выручку, в строке «Основание» — розничная выручка (можно также указать название магазина или номер операционной кассы).
На квитанцию от ПКО ставится печать, и она выдается вносителю денег (кассиру).
Данные о поступлении наличной выручки заносятся в кассовую книгу.
6. Внесение данных ПКО в кассовую книгу
Кассовая книга – это специальная форма (журнал) для отражения операций с наличными деньгами, в которую вносится информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации.
Ведение кассовой книги опирается на следующие нормативные документы :
- — Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
- — Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У.
В первом приведена типовая форма кассовой книги (№КО-4), во втором содержатся некоторые правила по заполнению. Юридическое лицо, осуществляющее операции с наличными денежными средствами, независимо от применяемой системы налогообложения, обязано вести кассовую книгу (п. 1, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). ИП могут не вести кассовую книгу.
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде :
- — на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
- — в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.
Вести кассовую книгу на бумажном носителе можно двумя способами:
- — с заполнением от руки (книга распечатывается заранее или покупается, прошивается и нумеруются страницы);
- — с заполнением с помощью программно-технических средств (книга заполняется на компьютере, а затем распечатывается).
Заполнение кассовой книги удобно осуществлять при помощи технических средств, например, в бухгалтерской программе. Обычно в программе кассовая книга формируется автоматически, на основе введенных приходных и расходных кассовых ордеров.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает лист кассовой книги, передает бухгалтеру оформленные за день ПКО и РКО. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, за этот день записи в кассовую книгу не вносятся.
В течение календарного года (или другого периода, определенного организацией) распечатанные листы кассовой книги нумеруются (обычно нумерация происходит автоматически при распечатывании из бухгалтерской программы), собираются в папку, и минимум раз в год сшиваются в единую книгу, опечатываются по аналогии с кассовой книгой, заполненной от руки, с заверением подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете).
Пример заполнения кассовой книги смотрите ниже.
7. Проводки по розничной выручке — пример
Теперь, когда мы разобрались с оформлением первичных документов, давайте посмотрим проводки по розничной выручке на примере.
ООО «Огородник» занимается продажей овощей в розницу физическим лицам. 14 сентября было продано овощей на сумму 22000 руб., в т.ч. НДС 10%. Физические лица расплачиваются в магазине наличными. Себестоимость проданных товаров составила 8000 руб. Составим проводки по розничной выручке:
Дебет 50-2 – Кредит 90-1
Дебет 90-3 – Кредит 68 – на сумму 2000 руб. – начислен НДС
Дебет 50-1 – Кредит 50-2 – на сумму 22000 руб. – наличная выручка сдана в основную кассу
Дебет 90-2 — Кредит 41 — на сумму 8000 руб. — списана себестоимость проданных товаров.
Можно использовать и 62 счет, в этом случае проводки по розничной выручке будут такими:
Дебет 62-1 – Кредит 90-1 – на сумму 22000 руб. – отражена выручка
Дебет 50-2 – Кредит 62-1 — на сумму 22000 руб. – погашена задолженность покупателя.
Остальное – все аналогично.
Несколько слов о признании доходов в целях расчета налога на прибыль. Доход признается:
- При методе начисления: на дату реализации товаров, работ, услуг.
- При кассовом методе: на день поступления денег на счета в банках или в кассу.
При розничных продажах, если не рассматривать предоплату, момент получения оплаты за товары, работы, услуги и передачи товара, выполнения работ, оказания услуг, совпадает во времени. Поэтому дата признания дохода в налоговом учете при методе начисления и кассовом методе совпадет.
Доход будет признаваться на дату реализации товара, работы, услуги. Т.е. в нашем примере ООО «Огородник» отразит получение дохода на 14 сентября.
8. Счет-фактура при розничной продаже и книга продаж
Если организация – продавец находится на ОСНО, то она является плательщиком НДС. Следовательно, при реализации товаров появляется обязанность начислить НДС и выставить счет-фактуру. Однако розничному покупателю, который приобретает товары для собственного потребления, счет-фактура не нужен.
По этой ситуации НК предусматривает отдельное правило. Согласно п.7 ст.168 НК при реализации товаров за наличный расчет организациями и ИП в розничной торговле, общепите и при выполнении работ, оказании услуг населению счета-фактуры выставлять не обязательно. Достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Но возникает вопрос, если счет-фактура при розничной продаже не выставляется, что же тогда регистрировать в книге продаж? В Правилах ведения книги продаж (утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137) прописано, что в такой ситуации в книге продаж регистрируются реквизиты контрольной ленты ККТ (z-отчет), формируемой за день.
При заполнении книги продаж вы также столкнетесь с вопросом, что указывать в графах 7 и 8. Это наименование и ИНН/КПП покупателя, у вас их нет. В этих графах нужно проставить прочерки. В графе 2 «Код вида операции» вы укажете код 26. Это код по неплательщикам НДС, в том числе по физлицам.
9. Учет розницы на УСН
В налоговом учете на УСН дата признания дохода – это дата получения денежных средств от покупателя (кассовый метод). Т.е. для нашего примера, если ООО «Огородник» работает на УСН, доход будет признан в тот же день – 14 сентября, когда состоялась реализация и денежные средства пришли в кассу.
Проводки по розничной выручке на УСН будут аналогичными предыдущему примеру, только проводка по начислению НДС будет отсутствовать.
Налоговый учет розницы на УСН ведется в Книге учета доходов и расходов. Основанием для внесения записи в книгу будет служить приходный кассовый ордер, т.к. именно он является первичным учетным документом, подтверждающим внесение денежных средств в кассу.
Запись в книгу будет примерно такая:
ПКО №54 от 14.09.16
Получено от продаж покупателям в розницу
10. Отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как составить отчет о розничных продажах в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.
Какие проблемные вопросы встретились вам по учету и оформлению розничной выручки? Задавайте их в комментариях!
Проводки по розничной выручке и оформление кассовых документов
Приходный кассовый ордер используется для учёта кассовых операций. Этот вид документации необходим для поддержания бизнеса. Существуют строгие рекомендации по его составлению. Чтобы заполнять ПКО без ошибок, необходимо внимательно изучить «Порядок учёта кассовых операций».
Зачем заполнять приходный кассовый ордер
ПКО фиксирует приём наличных денег в кассу. Организации могут принимать наличные деньги только при условии оформления такого ордера. А также ПКО выписывается при снятии средств с расчётного счёта и внесении их в кассу организации. Это расписка в том, что деньги приняты.
Назначение документа:
- Контроль кассового состояния. С его помощью юридически правильно оформляют денежные поступления.
- Информационная база для принятия управленческих решений.
- Сбор сведений для учёта.
Бланк ПКО для использования в ООО и у ИП
Документ составляется по форме КО-1.
Унифицированная форма приходного кассового ордера
Форма и реквизиты ордера
- Дата и регистрационный номер ордера.
- Сведения для того чтобы составить бухгалтерские проводки: целевое назначение, код аналитического учёта, счета дебета и кредита.
- Ф. И. О. лица, внёсшего денежные средства в кассу.
- Основание принятия денежных средств. При необходимости приложить подтверждающий документ.
- Сумма, которую плательщик сдаёт в кассу.
- Подписи участников процесса: плательщика, получающего лица, бухгалтера, руководителя.
- Квитанция, которая заполняется вместе с ордером и остаётся у плательщика в качестве доказательства операции.
Различные ситуации, которые требуют оформления ордера
- Розничная выручка от покупателя.
- Возврат кредита или возмещение ущерба.
- Возврат подотчётных средств, которые не были израсходованы сотрудником.
- Взнос в уставный капитал от учредителя.
- Внесение средств для выплаты зарплаты.
- Получение средств с расчётного счёта.
Форма бланка является межотраслевой и подходит для предприятий различных сфер деятельности.
По какой форме составить ПКО
ПКО состоит из двух частей: основной (ордера) и отрывной (квитанции).
Части документа разрываются. Квитанция выдаётся клиенту в качестве подтверждения, что его деньги зачислены. Ордер остаётся в бухгалтерии.
Кто должен выписывать ПКО
Составлять документ можно:
- уполномоченному сотруднику: главному или рядовому бухгалтеру.
- руководителю, если на предприятии нет другой подходящей должности.
Можно ли подписывать приходный ордер
На ПКО ставят подписи бухгалтер и кассир. Если такая штатная единица не предусмотрена в организации, то подпись ставит руководитель.
Как правильно оформить ПКО: пошаговая инструкция
- Бухгалтер или иное уполномоченное лицо подготавливает приходный ордер.
- Кассир принимает наличные средства от клиента, пересчитывает и проверяет купюры.
- Кассир сверяет полученную сумму наличных и сумму, прописанную в ордере. Сверяются подписи бухгалтера. Проверяют наличие приложений.
- Если данные соответствуют, кассир ставит на ПКО свои подписи и печать/штамп.
- Если сумма меньше, чем указано в ордере, то ПКО направляется в бухгалтерию для переоформления.
- Квитанция выдаётся клиенту.
- Часть документа (собственно ордер) передаётся в бухгалтерию.
Печать проставляется на квитанции, которая остаётся у плательщика. Подписи кассира и бухгалтера проставляются на обеих частях ПКО.
ПКО заполняется вручную на распечатанном бланке или заполняется в интерфейсе программы и распечатывается (например, в программе 1С).
Бланк ПКО интуитивно понятен, его легко заполнять.
Главные правила заполнения ПКО
- Сумму указывают цифрами и прописью, ставиться должна полная сумма с копейками.
- Записывают дату операции.
- Указывают основание принятия денег в кассу. Строка «Основание» содержит сведения о хозяйственной операции.
- Если НДС отсутствует при совершении сделки, то в ордере в строке «В том числе» пишут «без налога НДС».
- Корректно заполняют счета дебета (не путать со счетами кредита). Счёт кассы указывают 50.1.
- В строке «Приложения» указывают номера и даты прилагаемых первичных и других документов.
Каждый новый ПКО регистрируется в соответствующем Журнале № КО-3.
Для ИП разрешается применять как унифицированные бланки ПКО, так и собственные бланки. И также предприниматель может вообще не использовать ПКО. Этот вопрос остаётся на его усмотрение.
Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учёт доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определённый вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015), п. 4.1
Образец заполнения и обязательные реквизиты
- Дата и номер документа.
- Сумма наличных средств цифрами и прописью.
- Наименование плательщика: название юрлица или Ф.И.О. физлица.
- Основание получения средств.
- Сумма НДС.
- Подписи.
Если ИП работает без кассового аппарата, то заполняет не ПКО, а бланк строгой отчётности.
Для ООО обязательно оформлять ПКО при приёме наличных через кассу предприятия. Заполнение происходит аналогичным образом.
Должна ли ставиться печать
Проставление печати на этом документе обязательно. Исключение делается только для предпринимателей, работающих без печати. В этом случае следует использовать штамп «Оплачено».
Как исправить ошибку в приходном ордере
ПКО должны заполняться чётко, исправления не допускаются. Типичные ошибки:
- исправление написанного;
- приём денежных средств не в то кассовое отделение, которое указано в ПКО.
- приём денежных средств не в тот же день, когда ПКО оформлен.
Наличие таких погрешностей делает ПКО недействительным. Единственный выход - оформить документ заново. Нумерация ПКО в журнале должна быть непрерывной.
Санкции за некорректное оформление или отсутствие ПКО
Если ПКО не оформлен, а деньги приняты в кассу, организации грозит штраф. Размер штрафа зависит от виновника: штраф для должностного лица составляет до 5 тыс. руб., для компании - до 50 тыс. руб.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчётов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. рублей.
КоАП, ст. 15.1
За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность и в КоАП: её накладывают, если нарушение было выявлено не позднее двух месяцев с момента его совершения (ст. 4.5).
Приходной кассовый ордер - обязательный документ. К его заполнению нужно подходить ответственно, чтобы корректно приходовать денежные средства, надёжно сохранять учётные данные и не провоцировать споры с контрагентами.
В компанию деньги могут поступать либо безналично, либо в кассу. Для оприходования наличных денег в соответствии с Порядком ведения операций по кассе нужно применять приходный кассовый ордер (ПКО), для которого предусмотрена стандартная форма КО-1. Его могут не использовать только предприниматели, ведущие учет в упрощенном порядке.
Все операции с наличностью в настоящее время регулируются Порядком, утвержденным ЦБ РФ. Приходный ордер отражает поступление наличности в кассу. Его форма может быть унифицирована или пересмотрена фирмой с учетом имеющихся особенностей.
Бланк можно использовать типографский, заполненный от руки или оформлять с помощью программ.
Главное требование, предъявляемое к нему - нельзя в приходник вносить исправления. В этом случае документ переоформляется с учетом всех правильных записей.
Составлять данный бланк могут в зависимости от должностных инструкций в бухгалтерии предприятия, а также кассир, директор или главный бухгалтер. Допускается выписка формы КО-1 привлеченным по договору со стороны специалистом (при отсутствии бухгалтеров и кассиров), однако, подписи в этом случае должен проставлять сам руководитель.
Как правило, ПКО составляется бухгалтером и вручается лицу, вносящему в кассу деньги. Он этот документ предъявляет кассиру, который его проверяет и регистрирует в соответствующем журнале. Также специалист должен просмотреть все документы, которые идут приложением к ПКО, и проверить на ордере наличие подписей главного бухгалтера или руководителя.
Далее он принимает и подсчитывает наличность, и в случае совпадения денег с суммой, указанной в приходнике, кассир ставит в подтверждение свою визу. При необходимости на поступившую выручку на ККА пробивается чек, который прикрепляется к квитанции.
Вносителю наличных денег кассир передает в подтверждение приема эту отрывную часть ПКО.
В конце дня все приходные ордера вместе с отчетом кассира сдаются в бухгалтерию.
Обращаем внимание! По возвращении из сотрудник должен вернуть не израсходованные деньги на основании приходника и отчитаться по о потраченных суммах в течении 3-х рабочих дней по возвращении. В случае перерасхода компания должна возместить эти суммы по .
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Основная часть
Рассмотрим образец заполнения ПКО.
В верхней части бланка нужно написать наименование фирмы и ее код согласно классификатору ОКПО. Если ордер относится к какому-либо конкретному структурному подразделению, то его название записывается ниже в соответствующей графе. В противном случае здесь ставится прочерк.
Справа от названия бланка указывается номер документа по порядку, и дата его составления. Она записывается в виде ДД.ММ.ГГГГ.
В следующую таблицу заносятся данные бухгалтерского учета - коды счетов по дебету и кредиту, код счета аналитического учета если он используется. В графу «Сумма» записываются денежные средства, принимаемые по данному документу, цифрами. Графу «Код целевого финансирования» заполняют те организации, которые разработали и используют соответствующую систему кодирования.
В поле «Принято от»
записывают от кого принимаются деньги. Если их вносит физическое лицо, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже. Если деньги поступают от имени организации, то сначала записывается ее название, затем ставится слово «через», и после него Ф.И.О. работника, который осуществляет платеж. К примеру «ООО Парус через Иванова Петра Георгиевича».
В поле «Основание» записывается причина поступления денежных сумм в кассу - выручка торговая, возврат подотчета и т.д.
В поле «Сумма» проставляется сумма принятых денежных средств прописью. Если в ней содержатся какие-либо налоги или, к примеру, НДС, то в графе «В том числе» записывается эта сумма цифрами. В противном случае здесь делается пометка «Без налога НДС».
В поле «Приложение» нужно указать наименования документов, которые прикладываются к данному ПКО, либо оно не заполняется.
Документ заверяется главным бухгалтером, который ставит свою подпись и Ф.И.О. и подписывается работником кассы, получившим денежные средства.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Квитанция дублирует данные, которые были внесены в основную часть документа.
В верхней части пишется название фирмы. Затем в поле «К приходному кассовому ордеру» указываются номер и дата составления документа.
В поля «Принято от» и «Основание» полностью без сокращений переносятся данные из соответствующих полей основной части документа.
Ниже проставляется сумма ордера цифрами, а затем прописью. В поле «В том числе» записывается сумма налога, или ставится пометка «Без налога НДС».
Ниже указывается дата составления.
Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою личную подпись, и подписывается работником-кассиром.
Нюансы
Расчеты наличными деньгами между организациями необходимо осуществлять в пределах установленного лимита - 100 тысяч рублей. Кассир обязан отказать в приеме большей суммы, в противном случае ему и организации грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.
Если производится прием выручки с использованием ККМ или БСО, то допускается выписать в конце дня один кассовый ордер на всю сумму дневного дохода. В графе «Основание»
в таком случае указывается номер Z-отчета кассового аппарата или номера выписанных квитанций БСО.
При ведении хозяйственной деятельности многие организации и индивидуальные предприниматели производят расчеты с помощью наличных денежных средств. В настоящее время существует утвержденный лимит расчетов наличными деньгами при осуществлении предпринимательской деятельности, он составляет 100 тысяч рублей по одному договору.
Для учета наличных средств существует ряд законодательно утвержденных документов. Одним из таких документов является приходный кассовый ордер.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — это унифицированный кассовый документ, отражающий поступление наличных денежных средств из разных источников. Форма приходного кассового ордера КО-1 утверждена Постановлением № 88 от 18.08.1998 года, ее нельзя видоизменять, добавлять или удалять какие-то разделы и показатели.
Поступления денежных средств в кассу могут иметь следующие назначения:
- поступления в кассу с расчетных счетов;
- выручка от покупателей;
- возврат неиспользованных ;
- возврат займов, возмещение ущерба;
- взносы от учредителей в уставный капитал.
Оформление ПКО является обязательным при любом поступлении денежных средств в кассу организации или предпринимателя. Прием денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.
Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО влечет за собой искажение данных в бухгалтерском и налоговом учете, а также показателей бухгалтерской отчетности. При налоговой проверке этот недочет будет расцениваться как грубое нарушение правил учета, за которое предусмотрены штрафные санкции на должностное лицо.
Как оформить приходный кассовый ордер
При поступлении денежных средств кассир оформляет ПКО в одном экземпляре. Следует отметить, что в кассовых документах категорически запрещены исправления и помарки, это делает их недействительными. Если кассир допустил ошибку при заполнении ПКО, необходимо оформить новый документ взамен испорченного.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей — приходного кассового ордера и квитанции к ПКО. Приходный кассовый ордер в конце дня подшивается к отчету кассира (отрывной лист кассовой книги), а квитанция к ПКО дается на руки лицу, вносящему денежные средства.
Пример заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1
Рассмотрим подробно порядок заполнения ПКО. Ниже образец заполнения приходного кассового ордера.
Актуальный образец бланка приходного кассового ордера на 2013−2014 гг. можно скачать бесплатно в формате или .
В строке «Номер документа» указывается номер ПКО, нумерация ведется с начала года автоматизировано или вручную с помощью журнала регистрации ПКО.
В строке «Дата документа» указывается дата внесения денежных средств в кассу.
В строке «Дебет» указывается счет 50, предприниматели эту строку не заполняют, так как они не используют план счетов бухгалтерского учета.
Строка «Код структурного подразделения» заполняется обособленными подразделениями организации.
В строке «Корреспондирующий счет» указывается кредит счета, соответствующего источнику поступления средств. Предприниматели также оставляют это поле пустым. При поступлении розничной выручки указывается кредит счета 90.1. Поступление средств с расчетного счета отражается по кредиту счета 51. При поступлении аванса или оплаты от покупателя указывается кредит счета 62. Возврат подотчетных средств учитывается по кредиту счета 71. Различные поступления от работников организации, например, возмещение ущерба, недосдач отражается по кредиту счета 73. Взносы от учредителей отражаются в корреспонденции с кредитом счета 75.Строка «Код аналитического учета» заполняется при наличии кодов по системе аналитического учета.
В строке «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших денежных средств.
Строка «Код целевого назначения» заполняется некоммерческими организациями, если средства поступили в порядке целевого финансирования.
В поле «Принято от» указывается полное ФИО физического лица или наименование организации, от которого принимаются средства.
В строке «Основание» в приходном кассовом ордере указывается характер поступления средств, например, выручка от покупателей, снято по чеку и тому подобное.
В строке «Сумма» указывается прописью сумма поступивших средств. Важно, если ранее сумма цифрами была указана без копеек, то сумма прописью так же указывается без копеек. Если указана сумма с копейками, то целые рубли указываются прописью, а копейки цифрами. Оставшееся свободное поле прочеркивается.
В строке «В том числе» указывается ставка и сумма (цифрами) НДС при наличии, или делается отметка «без НДС».
В поле «Приложение» отражается реквизиты документа, по которому поступили средства, например, дата и номер товарной накладной, реквизиты банковского чека, договор поставки.
Кто подписывает приходный кассовый ордер? ПКО подписывается кассиром и главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру дублирует сведения, содержащиеся в кассовом ордере. Квитанция к ПКО заверяется печатью предприятия. Оттиск печати должен полностью располагаться на поле квитанции и быть читаемым.
Заполнение приходно-кассовых ордеров онлайн и с помощью программ
Закон разрешает оформлять ПКО не только вручную, но и в машинописной форме с использованием автоматизированных средств и различных бухгалтерских онлайн-сервисов.Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже: