• Главная
  •  > 
  • Налоги
  •  > 
  • Кто может утверждать документы в организации. Приказ об утверждении бланка организации. Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа

Кто может утверждать документы в организации. Приказ об утверждении бланка организации. Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа

Приказ об утверждении бланка организации – это официальное распоряжение начальника, которое обязательно составляется в письменной форме. Благодаря этому приказу, документ имеет юридическую силу, а также это является одним из способов подтверждения его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью – грифа утверждения документа.

ФАЙЛЫ

Зачем нужны фирменные бланки

Фирменные бланки нужны для того, чтобы организация могла:

  • отправлять свою документацию другим компаниям;
  • осведомлять о происходящих изменениях в своей деятельности;
  • оформлятьписьменные уполномочия, благодаря которым можно представлять интересы компании в других компаниях;
  • доставлять документы в контролирующие организации;
  • официально поздравлять спраздниками.

В принципе, организация может вести деловую переписку и оформлять различные документы на бумаге, не имеющей фирменного логотипа. Но если он будет присутствовать, то это, во-первых говорит о солидности организации, а во-вторых создает впечатление о стабильности и серьезности намерений.

Как создается

Фирменный бланк можно создавать тремя разными способами:

  1. Самостоятельно придумать логотип и сделать зарисовку дизайна будущего бланка.
  2. Заказать разработку и печать в полиграфическом производственном предприятии.
  3. Использовать готовые шаблоны, которые есть в специальных программных обеспечениях.

Как сделать бланк запоминающимся

Чтобы бланк был легко запоминающимся необходимо:

  • стремиться к простоте;
  • воспользоваться графическими редакторами (Photoshop, Illustrator, InDesign);
  • определиться с информацией, которая должна бросаться в глаза и выделить любыми способами;
  • использовать оригинальную форму с необычным сочетанием цветовой палитры;
  • не «размазывать» картинку.

ВАЖНО! Логотип лучше всего использовать в углу бланка или рядом с полным названием организации.

Но ни в коем случае его нельзя:

  • размещать несколько раз на одном листе;
  • использовать логотип в качестве фонового рисунка.

Что касается последнего, то это объясняется тем, что в большинстве случаях организации чаще всего передают документы, используя факс, а факсимильная связь будет очень плохо печатать на термопленке «перегруженные» графическими элементами документы, следовательно, при пересылке логотип очень плохо будет видно.

Что отображается в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем обязательно должно содержаться следующее:

  • логотип и полное ее название;
  • контактные данные;
  • банковские реквизиты;
  • заголовок;
  • дата, когда составлен приказ;
  • город, где был составлен документ;
  • регистрационный №;
  • прописана фраза – «В целях оптимизации процесса делопроизводства и обеспечения единобразия при оформлении… (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись директора и ее расшифровка.

В самом тексте должны быть указаны примерно такие формулировки:

  1. Утвердить и ввести в действие с..по.. год общий бланк для писем, приказов основной деятельности, служебных записок, а так для прочих видов документов.
  2. Документы…(название организации) изготавливать только на бланках, утвержденных п.1 настоящего приказа. Применение других бланков не допускается.
  3. Секретарю-делопроизводителю не принимать для согласования, подписания и утверждения должностными лицами …(название организации) проекты документов, изготовленные на бланках форм, отличных от утвержденных п. 1 настоящего приказа.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за (собой или другим сотрудником).

Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа

Перечень требований, которые должен соблюдать специалист во время составления приказа:

  • Придерживаться установленного законом интервал между краями страницы и текстом.
  • Приказ издается только на белой и высококачественной бумаге формата А4.
  • Дата должна быть прописана цифрами.
  • Указать контактные данные организации.
  • Нельзя использовать государственную символику РФ.
  • В документе должны присутствовать все подписи и их расшифровки.
  • Оттиск печати.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения

Чаще всего заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • отсутствие банковских реквизитов;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не указать время действия утвержденных фирменных бланков;
  • не указать должность;
  • вносить поправки простым карандашом либо ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • много исправлять в документе;
  • допускать орфографические ошибки;
  • искусственно состаривать приказ;
  • затирать ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Чтобы исправить ошибки в документе, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переделать документ – это способ актуален в том случае, если ошибки были обнаружены:
    • до того как начальник поставил подпись;
    • в момент подписания.
  2. Напечатать новый документ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, который аннулирует приказ, где присутствуют различного рода ошибок и должен содержать следующее:
    • № документа;
    • дата, когда он был составлен;
    • название;
    • сам текст должен начинаться со слов «Считать недействительным»;
    • кратко, почему его решили аннулировать;
    • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
    • подпись.

Заключение

Итак, используя фирменный логотип можно словесно или графически обозначить различную информацию о товаре или самой организации, тем самым увеличивая ее узнаваемость. А это означает, что организация имеет право самой выбрать или разработать фирменный бланк, действуя согласно принципам этики делового общения. Если бланк будет оформлен грамотно и напечатан на высококачественной бумаге, то это только подчеркнет социальный статус организации.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

    утверждение документа руководителем;

    утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

    отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

    удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

    фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.


Что это

«Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.

Как и для чего использовать

Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.

УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
________Диланова М.В.
«____»__________20___г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
читателей;
3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
отчетность;
3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
литературы по установленным правилам и нормам;
3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
организует межбиблиотечный обмен;
3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
оборудованием;
3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
и другие массовые мероприятия;
3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
стоянием помещений и фондов библиотеки.
4. Права.
Библиотекарь имеет право:
4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
(или) гражданским законодательством.
Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.

С инструкцией согласен
второй экземпляр инструкции получил на руки
__________________________(подпись,дата)

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3

Например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. 4

Например:

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. 6

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

    акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

    задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

    инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

    номенклатура дел организации;

    нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

    отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

    перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

    планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

    положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

    программы (проведения работ, командировок и т.д.);

    расценки на производство работ;

    регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

    сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

    структура и штатная численность;

    тарифные ставки;

    формы унифицированных документов;

    штатное расписание. 8

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 9

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2. Расположение реквизита на формате А4 углового бланка 01 02 03 04 - код организации; 05 06 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 10 11 - дата документа; 12 13 14 15 - адресат; 16 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3. Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 продольного бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16. 3-6 Там же. – Пункт 3.16. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с. 8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. - М., 2007. - 264 с. 9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? И как они оформляются? Елена, секретарь

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? И как они оформляются?

Основное различие между грифом согласования и грифом утверждения состоит в том, что согласование документов, оформляемое грифом согласования, проводится до подписания или утверждения документа. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа. Грифом согласования, как правило, оформляется внешнее согласование, которое может в зависимости от характера решения проводится с самыми разными органами власти и управления, в том числе, с органами, осуществляющими государственный (ведомственный) контроль (надзор). Грифом согласования может в ряде случаев оформляться и внутреннее согласование, если это предусмотрено формой документа.

Внутреннее согласование документов

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами.

Правила оформления грифа согласования и грифа утверждения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.16 – правила оформления грифа утверждения и п. 3.23 – правила оформления грифа согласования):

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Степанов В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

АО «Электронные технологии»

Кузнецов Л.В. Кузнецов

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

от 05.04.2003 № 82

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Грязнова А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Письмо Российской академии

от 05.06.2003 № 430-162

Протокол заседания Правления

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Подробный ответ В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД, на этот и другие ваши вопросы вы найдете в №9 2015 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

> «> Согласовано утверждаю как правильно

Согласовано утверждаю

Председатель профсоюзного комитета «_14_»________01_________ 2008 г. «_14_»_______01________ 2008 г.

не моложе 18 лет, прошедшие обязательный периодический медицинский осмотр и не имеющие медицинских противопоказаний для работы в спортивном зале; имеющие, как правило, специальное образование или соответствующий опыт работы; прошедшие вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте; ознакомленные с инструкциями по эксплуатации спортивного оборудования и приспособлений.

Работающий в спортивном зале обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и режим работы школы. График работы в спортивном зале определяется расписанием занятий, утвержденным директором школы. физические (спортивное оборудование и инвентарь; опасное напряжение в электрической сети; система вентиляции; статические и динамические нагрузки); 2.

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ 3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ поддержание порядка и чистоты в спортивном зале; перед выполнением упражнений на спортивных снарядах и (или) с их использованием провести дополнительный инструктаж учащихся по технике безопасности; соблюдение учащимися требований соответствующих инструкций по технике безопасности при выполнении упражнений на спортивных снарядах и использованием спортивного оборудования; соблюдение требований (СанПиН 2.4.2.1178-02) в спортивном зале.

Во время работы запрещается: использовать спортивное оборудование и инвентарь в качестве подставок под предметы; допускать скопление неиспользуемого спортивного оборудования и инвентаря в спортивном зале; производить самостоятельно ремонт спортивного оборудования и приспособлений; оставлять учащихся без присмотра.

После завершения учащимися физических упражнений обеспечить приведение спортивного инвентаря и оборудования в безопасное состояние. 4. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ 5. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ привести спортивное оборудование и приспособления в исходное состояние; убрать используемый спортивный инвентарь в специальные места, предназначенные для его хранения; организованно вывести учащихся из зала; отключить освещение, перекрыть краны, закрыть окна.

При обнаружении неисправности мебели, спортивного оборудования, системы вентиляции, нарушения целостности окон проинформировать об этом заместителя директора по АХР, а при его отсутствии – дежурного администратора и сделать запись в тетради заявок.

Как правильно

Согласует или согласовывает? Оба варианта, согласует и согласовывает, верны. Разница только во времени этих двух глаголов.

Первый вариант, согласует, является формой будущего времени.

То есть в дальнейшем согласует.

А этому глаголу в пару можно поставить глагол согласовывать несовершенного вида (что делать?), образованный от первого глагола, глагола совершенного вида, посредством суффикса -ыва-. Чем же они отличаются друг от друга?

1) Руководитель группы согласует расписание занятий с администрацией бассейна.

2) Он каждый год согласовывает его, и всегда группа занимается в удобное для всех время. Глагол совершенного вида согласует обозначает действие, которое закончится, достигнув результата.

Глагол несовершенного вида согласовывает означает, что вопрос будет согласовываться, а пока не имеет значения завершенности, он обозначает действие с оттенком длительности.

Зависит от времени когда произойдт согласование данного вопроса или документа. Будущее время. - Начальник обязательно согласует Ваши чертежи, как только вернтся. Настоящее время. - Иван Петрович уже согласовывает представленные материалы.

Ежели Вам нужно употребить или написать слово в буд. времени в форме второго лица (сов. вида), тогда - согласует. В понедельник мастер согласует цену своей работы с заказчиком.

Если же Вам нужно употребить сие слово в форме наст. времени и тоже второго лица (но несов. вида), тогда - согласовывает.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Оттиск печати как реквизит документа

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

        Правила визирования документа

Визирование - это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

  • виза согласования;
  • виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

      Заверение копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись:

  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

  • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
  • при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
  • слова «В дело»;
  • номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.

        Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

  • слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
  • наименования должности лица, утверждающего документ;
  • подписи;
  • фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
  • даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Как правильно оформить гриф утверждения

Статьи по теме

Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.

Для каких документов не нужен гриф утверждения

Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла - нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы .

Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения

Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо .

Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей - его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа - «Утверждена», если комплекс мер - «Утвержден». Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже: