Генеральный директор ушел в отпуск. Директор в отпуске: кто подписывает документы

Директор любой компании, хоть и занимает руководящую должность, имеет права, равные другим работникам, в частности, право на отпуск. Но трудно при этом поспорить с тем, что полномочия директора шире, чем нижестоящих работников, и они являются первостепенными для компании, например, подпись документов, которую необходимо производить, как правило, ежедневно. Но иногда возникает ситуация, когда директор в отпуске – кто подписывает документы вместо него?

Кто подписывает документы вместо директора, ушедшего в отпуск?

Понятно, что процесс подписи документов на период отпуска директора не прекращается и прекращаться не может, ведь компания продолжает работать. Постоянно существует потребность подписывать трудовые договоры, отчетность. Право подписывать документы согласно законодательству принадлежит единоличному исполнительному органу – руководителю. Последний может делегировать полномочия другому лицу на время отпуска.

Как правило, им является заместитель директора, но эти обязанности может выполнять и другой работник. В последнем случае речь идет о совмещении работ, которое может быть только при согласии сотрудника на дополнительную работу. Оформляется оно с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору. Также выполнять обязанности директора работник может на основании временного перевода или по срочному трудовому договору.

Перед уходом в отпуск директор должен оформить приказ о передаче полномочий временно исполняющему обязанности директора. Если в обязанности И. О. входит предоставление интересов компании перед третьими лицами, необходимо оформить доверенность в простой письменной форме.

Может ли директор подписывать документы, находясь в отпуске?

На вопрос, если директор в отпуске, кто подписывает документы, можно ответить и иначе. Возможна ситуация, когда директор не захочет передавать свои полномочия заместителю, и будет сам подписывать документы, добровольно посвящая работе часть отпуска. Он, безусловно, имеет на это право, ведь законодательством не запрещено исполнять трудовые обязанности во время отпуска, в связи с чем полномочия директора не утрачивают силу.

Это мнение не является общепринятым – некоторые считают, что время отпуска подразумевает обязательное освобождение от трудовых обязанностей. Исходя из буквального толкования определения отпуска, можно предположить, что это действительно так. Но с наступлением отпуска полномочия директора не могут утрачиваться; также во время отпуска он может распоряжаться временем по своему усмотрению, в связи с чем запретить ему работать нельзя.

ФАС Московского округа в своем Постановлении от 24.05.2010 N КА-А41/5089-10 указывала даже, что нахождение директора в отпуске не говорит о том, что он не может подписывать документы; это замечание было им дано по поводу заявления лица о том, что директор не подписывал документы, поскольку находился в отпуске. Поэтому можно сказать, что подпись директором документов в отпуске при отсутствии назначения заместителя не только возможна, но и необходима.

Проблемы могут возникнуть и в несколько иной ситуации: директор уходит в отпуск, полномочия делегирует другому лицу, но документы все равно подписывает самостоятельно. При подписании сделки таким директором, так как его полномочия были им делегированы, это дает основание контрагентам возможность оспаривания договора. Надо отметить, что суды зачастую удовлетворяют их требования и признают сделку недействительной, аргументируя это тем, что если директор на период отпуска передал свои полномочия другому лицу, он временно их утратил. В этом есть определенная логика. Но суды в такой ситуации могут поступить по правилам ст. 183 ГК РФ и не признавать такую сделку недействительной, если компания в дальнейшем одобрит сделку, о чем может свидетельствовать ее исполнение.

Как видно, если директор при уходе в отпуск делегирует свои полномочия другому лицу, но сам подписывает документы, это может породить проблемы. Поэтому рекомендуется либо не передавать полномочия другому лицу, либо составить список полномочий, которые вправе осуществлять другое лицо, оставив себе полномочие подписывать документы.

Возможно, лучшим вариантом будет отойти от дел на время отпуска и полностью передать полномочия заместителю. Если подумать о целесообразности работы во время отпуска, невозможно полноценно отдохнуть, постоянно думая о своих рабочих обязанностях. Работа директора компании подразумевает огромный труд, поэтому во время отпуска полезнее полностью сосредоточиться на отдыхе. А к своим обязанностям приступить после, набравшись сил для продуктивной работы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Ни одна компания или организация не может обойтись без руководящего работника, который обладает более широкими полномочиями, в том числе правом на подписание документации. Но директор, как и любой другой работник, в соответствии со ст.21 ТК РФ, имеет право на заслуженный отдых. И когда руководитель собирается уходить в отпуск, возникает вопрос о том, кто во время его отсутствия будет выполнять его обязанности.

Чтобы деятельность организации не замирала в связи с отсутствием директора, на этот период его функции возлагаются на другого сотрудника. В особенности это касается подписания документов, так как, необходимость в визировании бумаг возникает практически каждый день.

Кто подписывает документы вместо директора, ушедшего в отпуск?

Если на предприятии есть заместитель директора, то все необходимые процедуры выполняются им. Соответствующие положения содержаться в его трудовом договоре, предполагающем возможность временного выполнения обязанностей начальника при его отсутствии.

Указанные обязанности могут быть возложены и на другого сотрудника, занимающего иную должность. При этом подразумевается совмещение обязанностей, поэтому оно может использоваться только по согласию трудящегося. Это также должно быть отмечено в трудовом договоре или приложении к нему.

В случае, когда в фирме должности замдиректора не предусмотрено и нет работника выполняющего его обязанности по совмещению, руководитель должен делегировать свои полномочия другому лицу. Для этого может использоваться временный перевод на иную должность или подписание срочного договора на выполнение конкретных должностных обязанностей. В обоих случаях делегирование полномочий происходит только по согласию сотрудника.

Соответствующие действия должны быть надлежащим образом оформлены путем издания приказа по предприятию. Кроме того, если временное исполнение обязанностей предполагает представление интересов фирмы перед 3-ми лицами, то директор должен составить доверенность на указанное лицо. Её нотариальное заверение не требуется. Достаточно поставить подпись руководителя и печать предприятия.

Как оформить?

Вне зависимости от того, на основании какого документа работает сотрудник, на которого возлагаются обязанности руководителя, для делегирования полномочий необходимо издать приказ. Указанный документ рационально оформлять только в случае, если директор будет отсутствовать достаточно продолжительное время.

В таком случае, даже если выполнять его обязанности будет заместитель, начальнику необходимо издать соответствующий приказ. В указанном документе должна содержаться информация касающаяся:

Срока передачи полномочий;
Оснований для их делегирования;
Порядка выполнения обязанностей директора (по совмещению);
Доплаты в связи с выполнением дополнительных обязанностей, в порядке установленном ст.285 ТК РФ;

При необходимости, в указанном документе могут быть казаны обязанности, которые возлагаются на указанного сотрудника. К примеру: подписание внутренней документации (приказы по кадрам, отчеты и прочее), визирование приходно-расходных бумаг, представление интересов фирмы в госорганах и т.д.

Необходимость оформления доверенности на лицо, временно исполняющее обязанности директора, возникает в случае, если локальная документация не содержит положений, регулирующих передачу таких полномочий. Указанный документ издается на фирменном бланке. Основной текст оформляется в свободной форме.

Основные требования, выдвигаемые к такого рода документам, закреплены в ст.185,186 ГК РФ. Необходимо учитывать, что при отсутствии в доверенности срока её действия, она считается оформленной на год. При этом в общем порядке указанный документ может быть в любой момент отозван лицом её выдавшим.

Исключение составляют только случаи заключения безотзывных доверенностей, возможность оформления которых предусмотрена ст.188.1 ГК РФ. В данном случае её аннулирование возможно только в определенных условиях.

Ответственность И.О.

Директор, как руководящий работник, несет ответственность за совершаемые им действия в соответствии с действующим законодательством. При делегировании прав и обязанностей другому лицу, вместе с ними на него возлагается и ответственность.

Согласно ст.277 ТК РФ, И.О. руководителя фирмы отвечает за ущерб причиненный предприятию вследствие принятия им неверных решений. Это касается и случаев, когда его действия повлекли порчу имущества третьих лиц, которое находилось на условиях ответственного хранения на территории организации. Также он может быть привлечен и к правовой ответственности в зависимости от тяжести его проступка и его последствий.

В связи с этим, в качестве лица, временно заменяющего директора, выбирается работник, имеющий познания в налоговом, уголовном, трудовом законодательстве. Так как в случае совершения правонарушения именно на него будет возлагаться вся ответственность.

При отсутствии на предприятии работников, на которых могут быть возложены полномочия директора, работодатель имеет право привлечь наемного специалиста. Сегодня действует немало компаний оказывающих услуги по предоставлению временных работников различной квалификации. В том числе и руководящих сотрудников для временной замены директора.

Может ли директор подписывать документы, находясь в отпуске?

Может возникнуть ситуация когда по каким-то причинам директор не передал свои полномочия другому сотруднику и ушел в отпуск. На практике, зачастую, такое случается в нескольких случаях. К примеру, если заместитель не был назначен в связи с предполагаемой краткой продолжительностью отсутствия. Впоследствии время отсутствия затянулось, а необходимость подписания документов осталась.

Также нередко бывает, что на фирме некому делегировать обязанности или руководитель не хочет этого делать. В таком случае он оставляет за собой право на подписание необходимых бумаг.

С точки зрения законодательства, исполнение трудовых обязанностей в период ежегодного отдыха не является нарушением. В связи с этим подписи, поставленные в это время директором, считаются действительными и не теряют своей юр. силы, так как руководитель сохраняет за собой соответствующие полномочия.

Однако трактовка положений законодательства в данном случае не однозначна. В некоторых ситуациях при оценке законности визирования документов руководителем, находящимся в отпуске, отмечается, что согласно трудовому законодательству время отдыха предполагает освобождение от должностных обязанностей. Возвращение к работе возможно, но должно оформляться соответствующими документами.

Законодателем данный вопрос четко не урегулирован, однако ФАС Московского округа выразил свое мнение по данному поводу, издав постановление № КА-А41/5089-10 от 24.05.2010г., В указанном документе он отметил, что отсутствие директора на рабочем месте в связи с ежегодным отпуском не лишает его права на подписание документов. Из чего можно сделать вывод, что визирование бумаг руководителем при отсутствии заместителя или лица, временно исполняющего обязанности является законным.

А вот в случае, если делегирование полномочий было произведено, но директор продолжает подписывать документы, находясь в отпуске, то это может быть расценено как нарушение. В данном случае с точки зрения законодательства руководитель считается временно не исполняющим свои обязанности. В связи с этим его подписи на документах не имеют юридической силы. Такие документы могут быть оспорены в судебном порядке.

К примеру, при подписании договора директором, находящимся в отпуске, вторая сторона может направить исковое заявление с требованием аннулировать указанный документ. На практике, зачастую, суды принимают решение в пользу истца, аргументируя их тем, что фактически данное лицо на тот момент не имело полномочий на подписания такого рода документов.

Может быть принято и иное решение в случае, если контрагентом выполнялись условия договора до какого-то момента. Тогда суд может принять решение в пользу ответчика, руководствуясь ст.183 ГК РФ, которая предполагает признание договорённости действительной, если вторая сторона выразила согласие с ней путем выполнения условий соглашения.

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Д иректор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

Подробнее об этом читайте в статье «График отпусков: составляем круглый год» // Зарплата, 2012, № 12

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен». Смотрите образец 1 на следующей странице.

Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ : «В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т. ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)».

Образец 1 Приказ о предоставлении отпуска

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам

Образец 2 Приказ о делегировании полномочий

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (письмо Минфина России от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в Гражданского кодекса:

доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Образец 3 Доверенность

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, ондолжен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Кого оставить заместителем

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Образец 4 Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного суда РФ от 11.03.2003 № КАС03-2 . Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования части 1 статьи 151 Трудового кодекса: «При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата».

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Образец 5 Трудовой договор (фрагмент)

Штатного зама нет

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Закон не устанавливает конкретные квалификационные требования к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Образец 6 Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Кто несет ответственность в период отпуска директора

Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона № 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона № 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье «Материальная ответственность руководителя компании» («Зарплата», 2012, № 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты . Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т. д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия . Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т. д.), кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами . Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

"Зарплата", 2013, N 1

ЕСЛИ ДИРЕКТОР УХОДИТ В ОТПУСК

Директор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье "График отпусков: составляем круглый год" // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1

Приказ о предоставлении отпуска

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)".

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска

Директор - первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск...

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Образец 2

Приказ о делегировании полномочий

Доверяю...

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 - 186 Гражданского кодекса:
- доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
- в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
- срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Образец 3

Доверенность

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Кого оставить заместителем

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Образец 4

Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: "При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата".

Образец 5

Трудовой договор (фрагмент)

Штатного зама нет

Образец 6

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье "Материальная ответственность руководителя компании" ("Зарплата", 2012, N 7).

Когда директор никого вместо себя не оставил

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

О.Н.Русакова
Специалист по трудовому праву

Руководители организаций, учреждений и предприятий имеют законное право на получение наравне с другими сотрудниками. Основная проблема для руководителя в этом случае заключается в поиске ответственного работника, могущего его полноценно заменить в период отсутствия на рабочем месте.

Также характерные особенности имеет документальное оформление такого отпускного периода. Ведь, по сути, большинство руководителей ответственны и за себя в том числе, как за штатную единицу конкретной организации или предприятия (никого выше по должности и авторитетнее их нет).

Чтобы получить заслуженный ежегодный отдых любому сотруднику необходимо уведомить своего непосредственного руководителя, написав соответствующее и подав его непосредственному начальнику.

Именно этот документ является законным основанием для издания приказа.

Подобное уведомление отправляется руководству организации или предприятия заблаговременно (минимум за две недели), чтобы работодатель успел обеспечить документальное оформление и своевременное начисление .

А в случае с директором такое заявление писать не нужно , так как уведомлять некого. Поэтому основная цель приказа в этом случае заключается в поиске человека, на которого можно возложить временные обязанности руководителя.

Причём директор может выбрать один из двух вариантов его :

Сотрудник, например, действующий заместитель, совмещает свои служебные обязанности и функции руководителя.
Временный заместитель приостанавливает выполнение своих должностных обязанностей и занимается исключительно управлением предприятия или организации.

Все нюансы временного замещения руководителя на период его отпуска должны быть изначально оговорены положениями локальных нормативных актов. Например, может быть установлена специальная процедура замещения с указанием лиц, которые должны временно исполнять функции отсутствующего директора.

Также в эти документы может быть вложена необходимость утверждения такой замены (или принятие решения) учредителями либо другим высшим управляющим органом, если таковой имеется в отрасли.

Структура документа и его форма

Единой формы (унифицированного бланка) для подобных приказов трудовым законодательством не предусмотрено. Документ пишется директором в свободной форме и содержит следующие пункты:

Указание причины издания (например, в связи с моим уходом в ежегодный отпускной период приказываю).
Основное распоряжение для подчинённых, прямо указывающее на временного заместителя или совместителя (вписывается его фамилия, имя, отчество и должность).
В этом же пункте оговариваются все основные нюансы замещения. Например, что сотрудник не освобождается от основных должностных обязанностей либо, наоборот, занимается исключительно управлением предприятия или организации.
Если идёт речь о совмещении, в следующем пункте приказа директор указывает на размер доплаты к основному должностному сотрудника.
В третьем пункте заместителю даётся право на ведение и подписание финансовой, в том числе банковской, и хозяйственной документации. Если директор решил предоставить только часть полномочий, он должен в этом пункте чётко их ограничить во избежание разночтения (например, запретить подписывать определённые банковские документы).
Если на время отсутствия директора заместителю предстоит представлять интересы организации или предприятия перед третьими лицами, в отдельном пункте ему на это даются все полномочия (например, разрешаю представлять интересы предприятия перед третьими лицами).

Согласно 151-й статье ТК размер доплаты в случае совмещения никакими пределами не ограничивается, то есть, директор может установить любую сумму доплаты согласно финансовым возможностям предприятия или организации.

Нюансы оформления

Необходимо понимать, что отсутствие заявления от уходящего в отпуск директора, не снимает с него обязанности издать соответствующий приказ, который служит основанием для начисления отпускных средств.

То есть, по факту будет издано два приказа:

о выходе на отдых;
и о возложении обязанностей на другого работника организации или предприятия.

Документальное оформление включает в себя следующие важные этапы:

Издание приказа, фиксирующего факт убытия в очередной отпускной период. Документ составляется в свободной форме. И по своей сути является уведомлением для коллектива. Например: «Убываю в очередной отпускной период за отработанный год с 1 июля по 29 июля 2016 года. Обязанности генерального директора на период отсутствия возлагаю на своего заместителя Иванова Алексея Петровича». Внизу приказа ставится подпись директора.
Затем на основании приказа оформляется и производится начисление отпускных средств.
Следом за этим приказом издаётся второй приказ, оформленный по указанной выше схеме, и передающий полномочия директора другому сотруднику организации или предприятия.

Оформлением приказов занимается сам директор либо сотрудники кадрового отдела. С приказом о возложении полномочий (обязанностей) необходимо ознакомить под подпись временного заместителя.

Приказ об уходе на отдых подписывается только самим директором.

Особенности хранения

Приказы, как и любые документы, имеющие отношение к деятельности организации или предприятия, хранятся в архиве кадрового отдела. Обычно в архиве все документы размещены согласно содержанию и делятся:

на организационные;
на имеющие распорядительный характер (сюда относят и приказы);
на содержащие справочную информацию (информационные).

Все приказы, имеющие отношение к личному составу организации или предприятия, имеют два срока хранения: в 75 или пять лет. По этой причине их хранят в разных папках.

Приказы, относящиеся к оперативному регулированию трудового процесса (например, фиксирующие факт выхода в очередной отпускной период), хранятся в течение пяти лет.

А приказы, имеющие отношение к основам трудовой деятельности (в том числе о совмещении или временном исполнении трудовых обязанностей), и затрагивающие условия трудового контракта, должны храниться в течение 75 лет.