Что такое карточка формы т 2. Подборки из журналов бухгалтеру. Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

премирования;
дисциплинарного взыскания;
ухода в отпуск;
внутреннего перевода;
увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

– главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
удостоверение личности работника (паспорт);
СНИЛС;
ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
военный билет;
анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Скачать бесплатно в формате Word.

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
номер ИНН;
номер СНИЛС;
в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
постоянный или временный характер работы;
основная работа или по совместительству;
пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

для граждан РФ – 1;
двойное – 2;
иной страны – 3;
без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

«читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
«читаю и могу объясниться» – код 2;
«свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2020 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2020 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

приказ о зачислении в штат;
паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
трудовая книжка;
страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
документы по воинскому учету;
документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

общие сведения;
данные о воинском учете;
информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
данные об аттестации;
сведения о квалификации и ее повышении;
информация о профессиональной подготовке;
данные о поощрениях, наградах и т.д.;
сведения об ;
положенные по закону льготы;
дополнительные сведения;
данные о причине увольнения.

Правовая база

По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.

Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.

В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.

В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.

Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:

Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.

Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника

Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.

Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.

У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:

две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
страница оформляются в процессе деятельности;
создается карта на основании документов, предоставленных работников;
при создании разрешается использовать компьютер;
сам работник не имеет права заполнять карточку.

К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.

Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.

Как составляется документ

После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.

Основные правила оформления карточки таковы:

Название организации пишется без сокращений	Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации
Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр	Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений
Номер страхового свидетельства и ИНН	Соответственен подлинникам
В столбике «Алфавит»	Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника
Пишется характер рабочей деятельности	«временная», «постоянная»
Целиком прописывается вид труда	По , основной
Буквенным символом означается половая принадлежность	«М», «Ж»
Полностью прописывается	Фамилия, имя, отчество
По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения	К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков
Код места проживания	Устанавливается по утвержденному ОКАТО
В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства	Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4»
Без сокращения прописывается язык (языки)	Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1»
Запись и кодирование образования	Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО
Прописывается квалификация по диплому таким образом	окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»; окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.; при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний; при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность
Профессия пишется целиком	На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР
Стаж работы исчисляется	На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов
Семейное положение записывается и кодируется	В соответствии с ОКИН, от «1» до «5»
Состав семьи включает в себя	Только членов семьи с указанной степенью родства
Согласно паспорту обозначаются паспортные данные	Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников

Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.

В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:

«Прием на работу и переводы на другую работу»;
«Аттестация»;
«Повышение квалификации»;
«Поощрения и награды»;
«Отпуск»;
«Социальные льготы»;
«Дополнительные сведения»;
«Основания увольнения».

Кем подписывается

После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.

При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.

Видео: личное дело работника

Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.

Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.

Образец заполнения

Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.

Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.

Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Форма для приема вопроса, напишите свой

На каждого сотрудника предприятия должностные лица отдела кадров заводят такой документ, как личная карточка работника. Она является составной частью его личного дела и заполняется на основании всех представленных им копий, оригиналов документов. В нее также вносятся сведения, относящиеся к выполнению работником своих профессиональных обязанностей.

Личная карточка сотрудника – это основной бланк по кадровому учету всех работающих на предприятии. Именно она является главной формой по воинскому учету, при этом за достоверность содержащихся в ней данных несет ответственность инспектор по кадрам.

Всю вносимую информацию работник проверяет после совершения записей, а потом подтверждает их своей подписью.

Росстат предлагает для нее использовать бланк форма т-2. Каждое предприятие имеет право ее дорабатывать или убирать ненужные поля в соответствии с особенностями своей деятельности.

Программы по кадровому учету содержат ее в составе своих документов. Бланк можно распечатывать, а потом заполнять вручную, или же вбить соответствующую информацию в справочники программы, а личная карточка т 2 будет формироваться в автоматическом режиме.

Эти документы должны хранится в строго определенных местах, куда доступ ограничен и возможен только для ответственных должностных лиц. Это связано с тем, что карточка работника содержит его персональные данные, которые охраняются законодательством. Данные положения относятся и к базам данным в компьютере.

Желательно к карточке прикладывать все копии документов, на основании которых в нее вносились отметки.

По мере необходимости кадровый работник делает в данном регистре записи об отпусках, повышении квалификации работника, переводе и т. д. При увольнении сотрудника в нее записываются реквизиты приказа на расторжение контракта.

Карточка т2 должна содержать личную подпись увольняющего работника.

После этого вместе с личным делом она передается в архив, в котором документ хранится в соответствии с законом 75 лет.

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2016

Форма т-2 образец заполнения рассмотрим подробнее.

В первую очередь заполняется шапка документа. Здесь нужно указать полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО.

Далее вписываются данные в табличную часть. Поочередно указываются дата заполнения (обычно совпадает с датой приема на работу), табельный номер, номер налогоплательщика, номер пенсионного страхования (СНИЛС), первая буква фамилии, тип выполняемой работы (может быть «постоянная» и «временная»), вид работы (основное место, совместительство), пол (обозначается одной заглавной буквой).

1. Общие сведения

В небольшой таблице в правой части указываются дата заключения и номер трудового контракта.

В пункте 4 записывается гражданство и его код согласно справочнику ОКИН.

В пункте 5 отражается каким иностранным языком владеет работник и в какой степени. Последняя может содержать следующее: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясняться» или «владею свободно».

Пункт 6 содержит данные о полученном образовании - его уровень, наименование, информация о документе об образовании и полученная квалификация.

В пункте 7 указывается название профессии, по которой оформлен сотрудник.

Пункт 8 заполняется согласно трудовой книжки - здесь нужно указать стаж на определенную дату (как правило, на момент поступления на работу).

В пунктах 9-10 записывается состояние в браке, а также данные по ближайшим родственникам.

Пункт 11 содержит данные удостоверения личности.

В пункте 12 отражаются адреса по прописке и фактическому проживанию, а также контактный номер телефона.

2. Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется только для мужчин на основании воинского билета или приписного удостоверения.

В пункте 2 записывается воинское звание работника. Если он еще не служил, то здесь нужно указать «подлежит призыву».

В пункте 3 отражается состав, к примеру «солдаты», «медицинский» и т. д.

В пункте 4 указывается цифровой код военной специальности.

В пунктах 6-7 отражается наименование военкомата, к которому относится сотрудник и состояние на учете. В последнем случае запись делается карандашом.

Отметка в пункте 8 проставляется при снятии работника с воинского учета.

Указанные в этом разделе данные заверяет работник кадровой службы и сам сотрудник.

3. Прием на работу и переводы на другую работу

В данном разделе в таблицу построчно заносятся данные об оформлении и перемещениях сотрудника. Здесь нужно указать дату издания приказа, название структурного подразделения и должности, данные о зарплате, реквизиты приказа. Каждую строку работник заверяет личной подписью.

4. Аттестация

Заполняется уже в процессе работы на предприятии. В этот раздел заносятся данные о прохождении работником аттестаций. Они должны содержать дату операции, итог работы комиссии, реквизиты протокола. Графа «Основание» может быть пустой или в ней можно указать данные приказа о направлении работника на прохождение аттестации.

5. Повышение квалификации

Заполняется по мере прохождения работником соответствующих курсов. Здесь построчно нужно указать начальную и окончательную дату обучения, вид квалификационного повышения, в каком образовательном учреждении оно проходило, реквизиты полученного документа о прохождении. Графа «Основание» заполняется аналогично разделу 4.

6. Профессиональная переподготовка

Раздел построчно содержит сведения о переподготовке сотрудника. Здесь нужно указать период дат, в которую она проводилась, по какой специальности, данные полученного документа о переподготовке.

7. Поощрения и награды

В данной части документа нужно указывать информацию о награждении сотрудника за высокие показатели в работе грамотами, благодарностями, премиями и т. д. В первой графе надо записать вид награждения, а в последующих – название, номер и дату документа, согласно которому работнику вручались поощрения.

8. Отпуск

При предоставлении сотруднику времени отдыха, сведения из записываются в данный раздел. Сюда нужно вносить информацию обо всех отпусках, в том числе без сохранения зарплаты.

В первом столбце указывается его название, далее для ежегодных отпусков - период за который они предоставляются, продолжительность и точные время начала и конца этого времени. Последняя графа содержит реквизиты соответствующих распоряжений руководства фирмы.

9. Социальные льготы

Данный раздел заполняется в случае, если работник имеет какие-либо льготные условия труда. Например, у инвалидов 3 группы (рабочая) должен быть сокращенный рабочий день. В первой графе указывается вид льготы, далее реквизиты документа, на основе которого она предоставляется. В основаниях можно указывать ссылку на действующие законы.

10. Дополнительные сведения

Сюда вносятся данные, которые не были отражены в предыдущих разделах, но имеют важное значение. Например, если у сотрудника есть права на вождение автомобиля, то на этих строках записываются реквизиты водительского удостоверения, его категория и срок действия.

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. С учетом планов правительства по переводу кадрового документооборота в цифровой электронный вид, карточка формы Т2 становится основным источником сведений о работнике, которые должны быть внесены в базу данных.

Из статьи вы узнаете:

Какие организации должны вести форму Т2

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней - о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже - храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.

Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.

Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .

Какие сведения содержит бланк личной карточки форма Т2

При трудоустройстве форма Т2 личная карточка работника бланк заполняется на основании тех документов, которые работник должен предъявить при подписании трудового договора (в соответствии с ТК РФ):

трудовой книжкой;
паспортом;
военным билетом (для военнообязанных);
документом об образовании;
свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (ИНН);
других документов (медицинской книжки, водительского удостоверения, подтверждения повышения квалификации, свидетельства о полученных государственных наградах, удостоверения об инвалидности и пр.).

Кроме того, карточка формы Т2 должна содержать сведения, которые вносятся со слов работника:

номера его контактных телефонов и адрес электронной почты;
информация о составе семьи и о датах рождения ее членов;
уровень владения иностранными языками и пр.

Структура унифицированной формы Т2

Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Награды (поощрения) и почетные звания.
Отпуск.
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
Дополнительные сведения.
Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Бланк формы Т2 личная карточка работника состоит из четырех страниц. Образец представлен ниже.

Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Для заполнения унифицированной формы Т2 вам потребуются информационные классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Кодировка вносимых сведений о предприятии и сотруднике осуществляется строго в соответствии с ними. Оформление личной карточки регламентируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В шапке документа указывается наименование предприятия, его код по ОКУД и ОКПО.

Заголовочная часть формы Т2 представляет собой таблицу, в колонках которой указывается:

уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
пол работника.

Форма Т2 образец заполнения заголовочной части представлен ниже.

В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2. Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов.

Раздел «Общие сведения» формы Т2

Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН. Поэтому в пункте 4 проставьте код:

1, если работник - гражданин России;
2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства ;
4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
2, если он может свободно читать и изъясняться;
3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника.

Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

жена или муж;
дети;
родители;
родные и сводные братья и сестры;
опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2

В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2

Первая запись в этом разделе - о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику. Эксперты считают, что вносить такие данные нужно.

Что делать, если в каком-то разделе унифицированной формы Т2 не осталось свободного места для внесения данных

Если какой-то из разделов формы Т2, например, «Отпуск» оказался полностью заполненным, в документ можно внести дополнение. Оно оформляется на отдельном листе. На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение , дату и номер трудового договора. Под этой информацией дублируется таблица соответствующего раздела формы Т2. Такие дополнения можно оформить к любому из ее разделов.