Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

• расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
• помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
• помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

Обеспечение пожарной безопасности архивов организуется их руководителями в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 (далее – Специальные правила, Правила). Правилами определены:

● общие требования к организации пожарной безопасности архивов;

● требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архивного учреждения;

● требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов;

● требования пожарной безопасности для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений;

● требования к архивохранилищам документов на пленочных носителях;

● требования к лабораторно-производственным зданиям и помещениям;

● требования к материальным складам, организации хранения химикатов, легковоспламеняющихся и горючих жидкостей;

● требования к эксплуатации электрооборудования архива;

● требования к средствам обеспечения пожарной безопасности архива;

● порядок действий персонала архива при пожаре.

Как следует из преамбулы Правил, они предназначены для конкретизации положений нормативных актов по пожарной безопасности применительно к условиям функционирования архивов.

Общие требования к организации пожарной безопасности архивов

В соответствии со Специальными правилами ответственным за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений является его руководитель (заведующий). Все работники архива допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.

В каждом архиве издается приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности. Инструкции для отдельных подразделений, помещений и по выполнению определенных видов работ должны дополнять и конкретизировать требования исходя из специфики пожарной опасности помещений и выполняемых видов работ. Приказ и инструкции подлежат изучению работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещаются в доступных для обозрения местах.

В зданиях архивов при единовременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения людей о пожаре. В архивах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) в дополнение к схематическому плану эвакуации людей при пожаре должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей.

Ежедневно по окончании работы помещения архива осматриваются работниками в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности работник обязан доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архива

К зданиям архива должен быть постоянно обеспечен свободный доступ (подъезд) пожарных машин (подробнее о содержании эвакуационных путей и выходов см. в разделе III Специальных правил). Пожарные гидранты (в зданиях и на прилегающей территории) должны находиться в исправном состоянии, а в зимнее время, кроме того, должны быть утеплены и очищаться от снега и льда.

Применение открытого огня (костры, факелы) в зданиях архива и на прилегающей территории запрещается. Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы должны проводиться в строгом соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313.

В зданиях архива и на прилегающей территории запрещается курение, за исключением мест, определенных в инструкциях о мерах пожарной безопасности. Места для курения должны быть оборудованы пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой и обозначены соответствующими знаками пожарной безопасности. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях архива запрещается:

● применять при уборке помещений легковоспламеняющиеся и горючие жидкости;

● отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;

● утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;

● устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан.

Во всех помещениях архива должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние _______», «О пожаре звонить по телефону _______».

Основные требования пожарной безопасности к содержанию архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских зданий и помещений

В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство подсобных помещений. Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах (подробнее о содержании требований к архивохранилищам документов на пленочных носителях см. в разделе V Специальных правил) с соблюдением следующих норм:

● расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) – не менее 1,2 м;

● расстояние (проход) между стеллажами – не менее 0,75 м;

● расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, – не менее 0,75 м;

● расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 0,45 см.

Мебель и оборудование в лабораторно-производственных зданиях должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Кроме того, через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию электрооборудования

Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки). Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.

Электроустановки и электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены. Электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.

Для оперативного отключения электроэнергии в случае возникновения пожара (за исключением систем противопожарной защиты) должен быть разработан (и приведен в инструкции о мерах пожарной безопасности) порядок (очередность) обесточивания электросетей. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:

● использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

● пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями;

● обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами;

● использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания;

● складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры.

Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. По окончании рабочего дня электронагревательные приборы должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию средств обеспечения пожарной безопасности

Применяемые архивом автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации, системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода и противодымной вентиляции, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. Комплектование импортного оборудования огнетушителями производится согласно условиям договора на его поставку.

На каждом этаже должны размещаться не менее двух ручных огнетушителей. При наличии нескольких небольших помещений одной категории пожарной опасности количество необходимых огнетушителей определяется согласно таблице с учетом суммарной площади этих помещений.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей.

Порядок действий персонала архива при пожаре

Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и пр.) обязан:

1. Немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию.

2. Принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей.

3. Принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения.

Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

1. Продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство.

2. В случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства.

3. Организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара.

4. Проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление).

5. При необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания.

6. Прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара.

7. Удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара.

8. Осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны.

9. Обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара.

10. Одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.

По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

1. Потребуется выбрать подходящее помещение и правильно его оборудовать.
2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения - приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус - это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Главное - порядок

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев - представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования - как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, - размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого - бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

Список того, что обязано иметься в наличии

1. Архивохранилище.
2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает...

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае - изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
3. Особенно важно соблюсти к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания - одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

Очень важны архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее - уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб - строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

Об утверждении "Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации"

В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 года N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.06.2008, N 22, ст. 2583) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые "Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации".

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Министр А.А. Авдеев

Регистрационный N 13882

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Настоящие "Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" (далее - Специальные правила) устанавливают требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации (далее - архивы), их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по договору найма (далее - работники), в целях защиты жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имущества юридических лиц.

1.2. В настоящих Специальных правилах используются следующие понятия, определения и сокращения:

архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

меры пожарной безопасности - действия по обеспечению пожарной безопасности, в том числе по выполнению требований пожарной безопасности;

нарушение требований пожарной безопасности - невыполнение или ненадлежащее выполнение требований пожарной безопасности;

нормативные документы по пожарной безопасности - технические регламенты и стандарты, а также действующие до вступления в силу технических регламентов и вновь разрабатываемые нормы пожарной безопасности, правила пожарной безопасности, стандарты, инструкции и иные документы, содержащие соответственно обязательные и рекомендательные требования пожарной безопасности;

пожар - неконтролируемое горение, причиняющее материальный ущерб, вред жизни и здоровью граждан, интересам общества и государства;

пожарная безопасность - состояние защищенности личности, имущества, общества и государства от пожаров;

пожарная охрана - совокупность созданных в установленном порядке органов управления, подразделений и организаций, предназначенных для организации профилактики пожаров, их тушения и проведения возложенных на них аварийно-спасательных работ;

противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров;

профилактика пожаров - совокупность превентивных мер, направленных на исключение возможности возникновения пожаров и ограничение их последствий;

требования пожарной безопасности - специальные условия социального и (или) технического характера, установленные в целях обеспечения пожарной безопасности законодательством Российской Федерации, нормативными документами или уполномоченным государственным органом.

1.3. Наряду с настоящими Специальными правилами в целях обеспечения пожарной безопасности архивов (в том числе - определение противопожарных расстояний, объемно-планировочных и конструктивных решений, категорирование по взрывопожарной и пожарной опасности, обеспечение системами пожарной безопасности зданий и помещений) следует также руководствоваться техническими регламентами, стандартами, нормами и правилами пожарной безопасности, строительными нормами и правилами и иными документами, содержащими требования пожарной безопасности, а также технической документацией изготовителей (поставщиков) веществ и материалов, изделий и оборудования, содержащей показатели их пожарной опасности и меры пожарной безопасности при обращении с ними.

1.4. Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.

1.5. Создание, организация работы и расчет численности объектовых подразделений пожарной охраны определяются в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" .

1.6. Работник архива при обнаружении нарушений правил пожарной безопасности обязан проинформировать об этом руководство архива, а также принять возможные меры к устранению указанных нарушений.

1.7. Ответственными за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений, организацию и обеспечение обучения работников архива в соответствии с законодательством Российской Федерации являются их руководители.

1.8. Работники архива, включая руководителей, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.

Обучение мерам пожарной безопасности проводится в соответствие с Нормами пожарной безопасности "Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций", утвержденными приказом МЧС России от 12.12.2007 N 645 (зарегистрирован Минюстом России 21.01.2008, регистрационный N 10938).

1.9. В каждом архиве издается приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности.

Инструкции для отдельных подразделений, помещений и по выполнению определенных видов работ должны дополнять и конкретизировать требования, исходя из специфики пожарной опасности помещений и выполняемых видов работ.

Приказ и инструкции подлежат изучению работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещаются в доступных для обозрения местах.

В зданиях архивов при единовременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения людей о пожаре.

В архивах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) в дополнение к схематическому плану эвакуации людей при пожаре должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей.

1.10. Для привлечения сотрудников к работе по предупреждению и борьбе с пожарами в государственных архивах создаются пожарно-технические комиссии.

1.11. Ежедневно по окончании работы архива осматриваются помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

1.12. В архиве не реже одного раза в 6 месяцев должны проводиться учебные тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара.

II. Требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений

2.1. К зданиям архивов обеспечивается свободный доступ и подъезд пожарных машин. Проезды и подъезды не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта.

Проезды, проходы к основным и запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными и освещаться в ночное время. Подъезды и проезды в зимнее время должны регулярно очищаться от снега.

Световые указатели водопроводных колодцев с пожарными гидрантами должны содержаться в исправном состоянии.

Пожарные гидранты должны находиться в исправном состоянии, а в зимнее время должны быть утеплены и очищаться от снега и льда.

2.2. На территории архива применение открытого огня (костры, факелы) запрещается.

2.3. В процессе эксплуатации следует обеспечить содержание зданий, оборудования и работоспособность систем противопожарной защиты в соответствии с требованиями проектной и технической документации. Изменение конструктивных, объемно-планировочных и инженерно-технических решений, а также функционального назначения помещений должно осуществляться в соответствии с законодательством о градостроительной деятельности с учетом выполнения требований нормативных документов по пожарной безопасности.

Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы следует проводить в соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован Минюстом России 27.06.2003, регистрационный N 4838). Контроль за соблюдением правил пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ должен осуществляться лицом, назначенным руководителем архива.

Порядок приемки работ, связанных с ремонтом зданий, помещений, инженерного оборудования и систем противопожарной защиты, определяется руководителем архива, если иное не предусмотрено законодательными, нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами по пожарной безопасности.

2.4. Для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений должны быть определены их категории по взрывопожарной и пожарной опасности по методике, установленной Нормами пожарной безопасности "Определение категорий помещений, зданий и наружных установок по взрывопожарной и пожарной опасности (НПБ 105-03), утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 N 314 .

2.5. Использование и хранение оборудования, изделий, веществ и материалов, не имеющих сертификатов соответствия требованиям пожарной безопасности (в случаях, когда обязательно наличие таких сертификатов), не допускается.

2.6. Количество посетителей в читальных и выставочных залах не должно превышать их допустимую вместимость, установленную в инструкциях о мерах пожарной безопасности, исходя из условий обеспечения безопасной эвакуации людей при пожаре.

2.7. При расстановке выставочного оборудования в залах должны быть обеспечены эвакуационные пути к лестничным клеткам и эвакуационным выходам в соответствии с нормативными документами по пожарной безопасности.

В выставочных залах необходимость дежурства лиц, ответственных за пожарную безопасность, определяется руководителем архива.

2.8. Воздуховоды вентиляционных систем должны очищаться в сроки, определенные в инструкциях о мерах пожарной безопасности.

2.9. На территории и в помещениях архива курение запрещается, за исключением мест, определенных в инструкциях о мерах пожарной безопасности. Места для курения должны быть оборудованы пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой и обозначены соответствующими знаками пожарной безопасности.

2.10. Не разрешается использовать чердачные помещения зданий в производственных целях или для хранения материальных ценностей. Двери чердачных помещений должны быть постоянно закрыты на замки. На дверях указанных помещений должна быть информация о месте хранения ключей. Окна чердачных помещений должны быть застеклены и постоянно закрыты.

2.11. Огнезащитную обработку деревянных конструкций и деревянных стеллажей следует периодически повторять с учетом сроков эксплуатации огнезащитных покрытий.

Нарушения огнезащитных покрытий должны немедленно устраняться. Состояние огнезащитных покрытий должно проверяться не менее двух раз в год.

2.12. В подвальных и цокольных этажах зданий запрещается применять и хранить взрывчатые вещества, легковоспламеняющиеся жидкости (далее - ЛВЖ) и горючие жидкости (далее - ГЖ), баллоны с газом под давлением, товары в аэрозольной упаковке и другие взрывопожароопасные вещества и материалы, кроме случаев, оговоренных в п. 4.4.2 настоящих Специальных правил. Окна подвальных помещений должны быть застеклены и постоянно закрыты.

2.13. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях запрещается:

применять при уборке помещений ЛВЖ и ГЖ;

отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;

утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;

устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан.

2.14. Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии.

2.15. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами.

2.16. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние __________", "О пожаре звонить по телефону_________".

III. Требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов

3.1. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности.

3.2. В зданиях архивов запрещается:

устанавливать зеркала на путях эвакуации, устраивать фальшивые двери, имеющие сходство с настоящими дверями;

фиксировать самозакрывающиеся двери в открытом положении;

устанавливать в помещениях и на путях эвакуации оборудование и другие предметы, препятствующие эвакуации людей и подступу к средствам пожаротушения и сигнализации;

применять для отделки, в том числе облицовки, окраски, оклейки путей эвакуации, материалы, включая элементы декора, с более высокими показателями пожарной опасности, чем предусмотрено нормативными документами по пожарной безопасности.

3.3. Объемные самосветящиеся знаки пожарной безопасности с автономным питанием и от электросети, используемые на путях эвакуации (в том числе световые указатели "Эвакуационный (запасной) выход", "Дверь эвакуационного выхода"), должны постоянно находиться в исправном состоянии.

Эвакуационное освещение должно включаться автоматически при прекращении электропитания рабочего освещения.

3.4. Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу.

IV. Требования пожарной безопасности для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений

4.1. В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений.

4.2. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами.

Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами, с учетом требований, изложенных в настоящих Специальных правил.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

4.3. Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) - не менее 1,2 м;

расстояние (проход) между стеллажами - не менее 0,75 м;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене - не менее 0,75 м;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 0,45 см.

4.4. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и вентиляционным каналам.

V. Требования к архивохранилищам документов на пленочных носителях

5.1. В архивохранилищах кинофотофонодокументов, микрофильмов и микрофиш страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов хранить документы на бумажной основе запрещается.

5.2. Хранение страховых копий кинодокументов и микрофильмов страхового фонда должно осуществляться в металлических коробках или коробках, выполненных из негорючих материалов.

5.3. Хранение кинофотофонодокументов на нитрооснове должно осуществляться отдельно от документов на триацетатной основе только в специальных боксах-хранилищах, отвечающих требованиям пожарной безопасности для хранения нитропленки, с устройством дополнительной вытяжки воздуха из нижней зоны помещения.

VI. Требования к лабораторно-производственным зданиям и помещениям

6.1. Запрещается выполнять производственные операции на оборудовании и установках с неисправностями, а также при отключении контрольно-измерительных приборов, по которым определяются заданные режимы температуры, давления и другие технологические параметры.

6.2. Сотрудники лабораторий обязаны знать пожарную опасность применяемых веществ и материалов и соблюдать меры безопасности при хранении и работе с ними.

6.3. Лабораторная мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей. Ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

6.4. Рабочие поверхности столов, стеллажей, вытяжных шкафов, предназначенные для работы с пожаровзрывоопасными жидкостями и веществами, должны иметь покрытия из негорючих материалов. Для работы с кислотами, щелочами и другими химически активными веществами столы и шкафы нужно выполнять из материалов, стойких к их воздействию, с устройством бортиков из негорючего материала (для предотвращения пролива жидкости за пределы шкафа, стола).

6.5. Работы в лабораториях, связанные с возможностью выделения токсичных или пожаровзрывоопасных паров и газов, должны производиться только в вытяжных шкафах. Использовать вытяжные шкафы с разбитыми стеклами или неисправной вентиляцией запрещается.

6.6. Обрезки пленки должны убираться в специальные металлические ящики и по окончании работы выноситься из помещения. Запрещается складывать обрезки пленки в общие ящики с мусором, бумагой и другими материалами.

6.7. В помещениях лабораторий одновременно может храниться не более дневной нормы ацетона, спирта и других ЛВЖ и ГЖ. Ацетон или клей, используемые во время работы для склейки пленки, должны находиться в посуде с притертой пробкой емкостью не более 50 мл и после работы убираться в закрытый металлический шкаф.

6.8. Для лабораторных кладовых должны быть установлены максимально допустимые количества единовременного хранения ЛВЖ и ГЖ. На рабочих местах можно хранить только такое количество ЛВЖ и ГЖ (в готовом к применению виде), которое не превышает сменную потребность. При этом емкости должны быть плотно закрыты.

6.9. На фильмопроверочном столе в процессе работы может находиться только одна коробка с пленкой, а остальные коробки - в фильмостате, на этажерке, приемном столике или тележке, устанавливаемых у каждого фильмопроверочного стола. Запрещается размещать коробки с пленкой у вентиляционных отверстий.

6.10. Заземление проявочных машин и другого оборудования, устройство которого предусмотрено заводом-изготовителем, должно быть в исправном состоянии.

6.11. Запрещается у проявочных и других машин накапливать кинопленку сверх норм, установленных инструкцией о мерах пожарной безопасности.

6.12. Заправка машин растворами, а также проверка технического состояния машин проявки, чистки и реставрации пленки должны производиться в соответствии с руководством по их эксплуатации.

6.13. Зал проявочных и реставрационных машин должен быть оборудован аварийным освещением.

VII. Требования к материальным складам. Хранение химикатов, легковоспламеняющихся и горючих жидкостей

7.1. Хранить в складах (помещениях) вещества и материалы необходимо с учетом их пожароопасных физико-химических свойств (в том числе способности к окислению, самонагреванию и воспламенению при попадании влаги, соприкосновении с воздухом), признаков совместимости и однородности огнетушащих веществ в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденных приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован Минюстом России 27.06.2003, регистрационный N 4838).

Хранение материалов и веществ с неисследованными показателями их пожаровзрывоопасности, или не имеющих сертификатов совместно с другими материалами и веществами, не допускается.

7.2. Хранение горючих материалов или негорючих материалов в горючей таре допускается в помещениях подвальных и цокольных этажей, имеющих окна с приямками для дымоудаления и самостоятельные лестничные клетки с непосредственным выходом наружу.

7.3. Дежурное освещение в помещениях складов, эксплуатация газовых плит и электронагревательных приборов, а также установка штепсельных розеток в помещениях складов не допускается.

7.4. При бесстеллажном способе хранения материалы должны укладываться в штабели. Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.

7.5. Электрооборудование складов по окончании рабочего дня должно обесточиваться. Аппараты, предназначенные для отключения электроснабжения склада, должны располагаться вне складского помещения на стене из негорючих материалов или на отдельно стоящей опоре, заключаться в шкаф или нишу с приспособлением для опломбирования и закрываться на замок.

7.6. В складских помещениях не допускается единовременное хранение горючих веществ, ЛВЖ и ГЖ в количестве, превышающем установленные инструкцией о мерах пожарной безопасности нормы.

7.7. Отпуск, получение и транспортировка ЛВЖ и ГЖ должны производиться только в исправной, чистой и небьющейся таре, с плотно закрывающимися пробками (замкового типа или на резьбе).

7.8. Совместное хранение химикатов, ЛВЖ и ГЖ, а также порожней тары не допускается. Порожняя тара и все упаковочные материалы должны своевременно удаляться в специально отведенные места. Тара должна быть рассортирована по видам (горючая, негорючая) и храниться отдельно.

7.9. Баллоны с горючими газами, емкости (бутылки, бутыли, другая тара) с ЛВЖ и ГЖ, а также аэрозольные упаковки должны быть защищены от солнечного и иного теплового воздействия.

7.10. Открывание емкостей с ЛВЖ и ГЖ должно производиться при помощи специального инструмента, исключающего искрообразование. Запрещается пользоваться стальными предметами для перекатывания бочек с ЛВЖ и ГЖ.

7.11. Хранение ЛВЖ и ГЖ допускается только в исправной таре. При обнаружении неисправностей или отсутствии пробок в емкостях с ЛВЖ и ГЖ они не должны приниматься на хранение.

7.12. Разлив ЛВЖ и ГЖ непосредственно из емкостей воспрещается. Для отпуска и розлива ЛВЖ и ГЖ должны использоваться специальные приспособления (насосы, сифоны).

7.13. Налив ЛВЖ и ГЖ должен производиться без разбрызгивания. При наливе ЛВЖ и ГЖ не допускается переполнение емкости.

7.14. Все химикаты должны храниться в заводской упаковке. Вскрытие тары, ее мелкий ремонт, расфасовка химикатов, приготовление рабочих смесей, розлив ЛВЖ и ГЖ должны производиться в помещениях, изолированных от мест хранения. На каждой единице упаковки и тары должны быть этикетки с названием содержимого. Хранение химикатов в открытом состоянии и в упаковке или в таре без надписей запрещается.

7.15. При поступлении на склад пожароопасные и взрывоопасные вещества должны немедленно отделяться для специализированного хранения.

7.16. Рассыпанные вещества необходимо немедленно удалить. Пролитые жидкости должны немедленно засыпаться песком, для чего на складе ЛВЖ и ГЖ должны находиться ящик с песком и лопата.

VIII. Электроустановки

8.1. Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии.

8.2. Токоведущие части, распределительные устройства, аппараты и измерительные приборы, а также предохранительные устройства различного типа, рубильники, пусковые устройства и приспособления должны монтироваться только на основаниях из негорючих материалов.

8.3. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы.

8.4. Соединения, оконцевания и ответвления жил проводов и кабелей во избежание больших переходных сопротивлений следует производить при помощи опрессовки, сварки или специальных зажимов.

8.5. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки).

8.6. Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.

8.7. Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками, сетками и крючками для их подвески. Для этих светильников и других передвижных (переносных) приемников должны применяться гибкие провода с медными жилами.

8.8. Установка выключателей или штепсельных разъемов в сети эвакуационного и аварийного освещения не допускается.

8.9. Доступ к электрощитам, электродвигателям и аппаратам должен быть всегда свободен. В случае перегрева электродвигателей они должны быть немедленно отключены до устранения неисправностей.

8.10. Электроустановки и электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены. Электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.

8.11. Для оперативного отключения электроэнергии в случае возникновения пожара (за исключением систем противопожарной защиты) должен быть разработан порядок (очередность) обесточивания электросетей. Порядок (очередность) обесточивания должен быть приведен в инструкции о мерах пожарной безопасности.

8.12. Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. Электронагревательные приборы по окончании рабочего дня должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.

8.13. Регламентные работы по техническому обслуживанию и планово-предупредительный ремонт (далее - ТО и ППР) электрооборудования и электросетей должны выполняться в соответствии с утвержденным руководителем архива годовым планом-графиком квалифицированным обслуживающим персоналом архива или специализированной организацией, имеющей лицензию на проведение указанных работ, по договору и, в том числе, включать:

плановые профилактические осмотры электрооборудования и электросети;

проверку наличия и исправности аппаратов защиты;

проверку сопротивления изоляции кабелей и проводов, надежности соединений, защитного заземления и режима работы электродвигателей как визуально, так и с помощью приборов;

периодическую (не реже двух раз в месяц) очистку от пыли распределительных электрощитов, электродвигателей, пускорегулирующих аппаратов, светильников и электропроводки;

своевременное устранение нарушений и неисправностей, которые могут привести к пожарам.

Результаты проведения ТО и ППР и принятые меры по устранению нарушений и неисправностей следует фиксировать в соответствующем журнале.

8.14. Дежурный персонал должен быть обеспечен электрическими ручными фонарями на случай отключения электроэнергии.

8.15. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:

использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями;

обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами;

использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания;

складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры.

IX. Средства обеспечения пожарной безопасности

9.1 Автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации, системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода и противодымной вентиляции, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности.

Монтаж, ремонт и обслуживание, в том числе ТО и ППР указанных установок и систем, должны выполняться в соответствии с годовым планом-графиком, составленным с учетом технической документации заводов-изготовителей и требований нормативных документов по пожарной безопасности, специализированной организацией, имеющей лицензию на проведение указанных работ, по договору.

9.2. В период проведения ТО и ППР, при полном или частичном (отдельные линии, извещатели) отключении установок и систем противопожарной защиты, лица, ответственные за обеспечение пожарной безопасности, обязаны принять меры по защите от пожара помещений и оборудования.

9.3. Архивы должны быть оборудованы системами оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях в соответствии с Нормами пожарной безопасности "Проектирование систем оповещения людей о пожаре в зданиях и сооружениях (НПБ 104-03), утвержденными приказом МЧС России от 20.06.2003 N 323 (зарегистрирован Минюстом России 27.06.2003, регистрационный N 4837). Порядок использования систем оповещения и эвакуации людей должен быть определен в инструкциях о мерах пожарной безопасности и в планах эвакуации с указанием лиц, которые имеют право приводить системы в действие.

В зданиях, где не требуются технические средства оповещения людей о пожаре, в инструкции о мерах пожарной безопасности должны быть определены порядок оповещения людей о пожаре и лица, ответственные за оповещение.

9.4. Шкафы для пожарных кранов внутреннего противопожарного водопровода, укомплектованные рукавами и стволами, должны быть пронумерованы и опломбированы. Пожарные рукава должны быть подсоединены к стволам и кранам. Необходимость и периодичность перекатки рукавов на новую складку устанавливаются заводом-изготовителем.

9.5. Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития.

При определении видов и количества первичных средств пожаротушения следует учитывать физико-химические и пожароопасные свойства горючих веществ, их отношение к огнетушащим веществам, а также площадь защищаемых помещений.

Комплектование технологического оборудования огнетушителями осуществляется согласно требованиям технических условий (паспортов) на это оборудование или соответствующим правилам пожарной безопасности.

Комплектование импортного оборудования огнетушителями производится согласно условиям договора на его поставку.

Выбор вида и необходимого количества огнетушителей в защищаемом помещении следует производить в зависимости от их огнетушащей способности, предельной площади, а также класса пожара горючих веществ и материалов:

класс А - пожары твердых веществ, в основном органического происхождения, горение которых сопровождается тлением (древесина, текстиль, бумага);

класс В - пожары горючих жидкостей или плавящихся твердых веществ;

класс (Е) - пожары, связанные с горением электроустановок.

Выбор типа огнетушителя (передвижной или ручной) обусловлен размерами возможных очагов пожара. При их значительных размерах необходимо использовать передвижные огнетушители.

Если возможны комбинированные очаги пожара, то предпочтение при выборе огнетушителя отдается более универсальному по области применения.

Для предельной площади помещений разных категорий (максимальной площади, защищаемой одним или группой огнетушителей) необходимо предусматривать число огнетушителей определенного типа.

На каждом этаже должны размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При наличии нескольких небольших помещений одной категории пожарной опасности количество необходимых огнетушителей определяется согласно таблице с учетом суммарной площади этих помещений.

Огнетушители, отправленные на перезарядку, должны заменяться соответствующим количеством заряженных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50%, исходя из их расчетного количества.

Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м.

Каждый огнетушитель, установленный на объекте, должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители должны содержаться в исправном состоянии, периодически (не реже одного раза в квартал) осматриваться, проверяться и очищаться от пыли, а также своевременно перезаряжаться согласно плану-графику.

Учет наличия и состояния первичных средств пожаротушения следует вести в специальном журнале.

В архиве должны быть определены лица, ответственные за приобретение, ремонт, сохранность и исправное состояние первичных средств пожаротушения.

9.6. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей. Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м.

9.7. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается.

X. Общий порядок действий при пожаре

10.1. Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры) обязан:

немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию;

принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей;

принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения.

10.2. Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство;

в случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства;

организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара;

проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление);

при необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания;

прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара;

удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара;

осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны;

обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара;

одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.

10.3. По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.

______________________________

* Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 35, ст. 3649; 1995, N 35, ст. 3503; 1996, N 17, ст. 1911; 1998, N 4, ст. 430; 2000, N 46, ст. 4537; 2001, N 33, ст. 3413; 2002, N 1, ст. 2; N 30, ст. 3033; 2003, N 2, ст. 167; 2004, N 19, ст. 1839; N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; 2005, N 14, ст. 1212; N 19, ст. 1752; 2006, N 6, ст. 636; N 44, ст. 4537; N 45, ст. 4640; N 50, ст. 5279; N 52, ст. 5498; 2007, N 43, ст. 5084; 2008, N 30 (ч. I), ст. 3593.

** По заключению Минюста России данный нормативный правовой акт не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.06.2003 N 07/6463-ЮД).

Постоянно возникающие терминологические споры в области делопроизводства носят, как правило, чисто теоретический характер. Однако опыт показывает, что вопрос о том или ином термине может легко перейти в чисто практическую плоскость, если от этого будет зависеть хоть что-нибудь серьезное. На этот раз два государственных органа, – МЧС и Федеральная налоговая служба, - не смогли самостоятельно разобраться, являются ли помещения для хранения документов в здании налогового органа архивом или складом для документов.

Решать этот вопрос пришлось в июле 2011 года Арбитражному суду Приморского края (дело № А51-6181/2011).

Суть спора

В январе 2011 года была проведена плановая выездная проверка соблюдения требований пожарной безопасности ИФНС по Первомайскому району г. Владивостока. Были выявлены следующие нарушения и вынесены предписания:

1) «Двери складских помещений для хранения документов (архива) № 14, 15, 39, электрощитовой на первом этаже, архиве на втором этаже в левом крыле деревянные обшиты железом с двух сторон. В архиве № 37 двери деревянные. В данных помещениях установлены двери, не имеющие сертификата в области пожарной безопасности, поэтому предел огнестойкости дверей не соответствует ЕI 30». - Установить сертификационные двери в области пожарной безопасности с пределом огнестойкости ЕI 30. Предоставить на двери сертификат пожарной безопасности;

2) Электровыключатели, предназначенные для отключения электроснабжения склада для хранения документов (архива), расположены внутри склада». - Вынести электровыключатели из помещения архива и расположить на стене из негорючих материалов.

Посчитав, что представление и предписание не соответствуют закону и нарушают ее права и интересы, налоговая инспекция обратилась в арбитражный суд.

Позиция МЧС

Архивы, расположенные в помещениях инспекции, являются складскими помещениями, предназначенными для хранения документов. Кроме того, и архивы, и складские помещения относятся к одному классу функциональной опасности, и к ним применяются одинаковые требования пожарной безопасности. Поскольку управлением МЧС России выявлены факты нарушений налоговым органом требований пожарной безопасности, а именно: установленные в архивах двери не имеют сертификата пожарной безопасности, содержащего сведения о пределе их огнестойкости, то есть не являются противопожарными, то предписание по устранению нарушений требований пожарной безопасности являются законными.

МЧС подробно разъяснило, почему не считает спорные помещения архивом. Проверяемое здание занимает налоговая инспекция, а не архив налоговой инспекции или отдел архива налоговой инспекции по Первомайскому району.

Для справки: Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архив - это организация или структурное подразделение:

«77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования»

Налоговая инспекция относится классу по функциональной опасности Ф4 (офисные помещения), а не Ф5. Архив включает в себя архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, читальный зал и т.д. Следовательно, помещением для архива может быть часть здания, которое, с учетом разного класса функциональной опасности, должно быть разделено от налоговой инспекции противопожарными преградами и обеспечено самостоятельными выходами. На самом деле имеются помещения для хранения документов, разбросанные по всему зданию налоговой инспекции, которые самостоятельных выходов не имеют, что не удовлетворяет требованиям к архивам. Следовательно, данные помещения будут являться исключительно складскими.

Склад и архив являются объектами хранения, относятся к одному классу функциональной опасности. Поэтому помещение архива и помещение склада для хранения документов - одно и то же, и к ним применяются нормы для складских помещений. Исключения могут быть, если именно к помещениям архива будут предъявляться свои требования (более или менее жесткие). Если бы подобными требованиями допускалось устанавливать в помещении архива электровыключатели, предназначенные для отключения электроснабжения, то тогда бы требования для складских помещений не действовали. Данных норм для архива нет, поэтому надо руководствоваться нормами для складских помещений.

Позиция ФНС

В здании налоговой инспекции складских помещений не имеется, а в указанных помещениях располагаются архивы ИФНС. Поэтому неприменимы положения Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (далее - ППБ 01-03), утвержденных приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18.06.2003 № 313, нарушение которых было вменено, поскольку в них установлены обязательные требования применительно к складским помещениям. Кроме того, в ИФНС распределительные щиты, рубильники и другие устройства, обеспечивающие питание розеток и их отключение в архивах, находятся вне архивов.

Позиция Арбитражного суда Приморского края

Суд не согласился с использованием МЧС положений пособия МДС 21-1.-98 «Предотвращение распространения пожара» к СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений» в качестве основы для претензий.

Судом было установлено, что при описании выявленных нарушений, в оспариваемых предписании и представлении проверяемые помещения были обозначены как «складские помещения для хранения документов (архивы)».

Суд напомнил, что приказом Минкультуры от 12.01.2009 №1 утверждены «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», согласно пункту 1.2 которых, архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263) в пункте 5.1.7 устанавливают, что хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром (пункт 5.1.8).

Однако понятие архива и склада отличаются , так как архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а склад – это нежилое помещение, предназначенное для хранения сырья, продукции, товаров и прочих грузов, обеспечивающее соблюдение требуемых условий хранения и оснащенное оборудованием для хранения и удобными для разгрузки- погрузки конструкциями и сооружениями.

На этом основании суд сделал вывод о том, что требования о пожарной безопасности к указанным объектам должны применяться различные. В здании инспекции складских помещений не имеется, что не оспаривается органом пожарной безопасности, а в указанных помещениях располагаются архивы заявителя.

Понятие «архивный склад» также неприменимо к архивам налоговой инспекции, поскольку архивный склад - это место, где осуществляется внеофисное (депозитарное) хранение документов различных организаций.

В ходе проверки установлено, что в архиве № 37 двери деревянные, не обшиты железом, что не оспаривается инспекцией, поэтому в данной части требования заявителя удовлетворению не подлежат.

На этом основании суд признал незаконными предписание и представление МЧС России по Приморскому краю (за исключением выводов, касающихся архива № 37, как несоответствующие Федеральному закону «О пожарной безопасности»).

Главное управление МЧС России по Приморскому краю подало на это решение апелляционную жалобу.

Позиция Пятого арбитражного апелляционного суда

Рассматривая дело в сентябре 2011 года, Пятый арбитражный апелляционный суд оставил решения Арбитражного суда Приморского края без изменения, апелляционную жалобу – без удовлетворения. Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа также поддержал эти решения в декабре 2011 года.

Мой комментарий: Это дело демонстрирует, как из-за отсутствия в законодательстве четких определений, позволяющих однозначно сказать, что является архивом, а что нет, проблемы могут возникнуть даже у государственного органа.

Вопрос серьёзный, учитывая, что федеральным законом от 3 июня 2011 года № 120-ФЗ внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях и, в частности, ужесточена ответственность за нарушение требований пожарной безопасности. Поэтому, в зависимости от того, к какому типу помещений относятся помещения налоговой инспекции, в которых размещены документы, при условии, что отдельного структурного подразделения, - архива, - в организации нет, нарушение противопожарной безопасности может наказываться по-разному.