• Главная
  •  > 
  • Увольнение
  •  > 
  • Входит ли документ в состав общего реквизита. Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа. Варианты расположения реквизитов

Входит ли документ в состав общего реквизита. Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа. Варианты расположения реквизитов

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ офор­мления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.


Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в ниж­ней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшива­ется документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

Подлинность документа устанавливается после подписания его должностным лицом в порядке, определяемым законодательством РФ. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи определяется сертификатом.

Для документирования используется система организационно-распорядительной документаци и. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты – отдельные элементы документа, включенные в государственный стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), можно разделить на три группы: 1) реквизиты, определяющие юридическую силу документа; 2) реквизиты бланка и ограничительные отметки; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Некоторые реквизиты являются обязательными для всех документов – их отсутствие лишает документ юридической силы: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации), переменные (меняются полностью или частично – дата, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).

Юридическая сила документа – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты :

Наименование вида документа (обязателен для всех документов, кроме письма);

Текст документа;

Подпись (наименование должности лица, наименование организации, личная подпись, инициалы, фамилия);

Дата документа (дата подписания; для документов, принимаемых коллегиально, - дата принятия);

Печать (гербовые, юридических лиц и простые);

Гриф утверждения документа (санкционирует содержание документа, располагается справа над текстом);

Гриф согласования (или на последнем листе проекта, или выносится на отдельный лист согласования, включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату);

Регистрационный номер документа (как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве, проставляется при его регистрации; при отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации, и тот, который был на получено документе).

Реквизиты - обязательные элементы документов. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Для придания документу юридической силы используются обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделения; дата; регистрационный индекс; подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные реквизиты, придающие документу юридическую силу- гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, постановление, решение;

справочно-информационные - акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Обязательные реквизиты:

Наименование организации обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Наименование структурного подразделения . Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.



Регистрационныйиндекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

Подпись - обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Дополнительные реквизиты:

Гриф утверждения располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.



Отметка о заверении копии. Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

БИЛЕТ 25

25 тв.Перечислить размеры шрифтов, используемых при создании документов, определить интервальность при оформлении текста, многострочных реквизитов, установить порядок нумерации листов многостраничных документов.

пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе MicrosoftWord, размер шрифта - 14 пт.

при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

БИЛЕТ 26

Дать определение резвизитам «Виза» и «Гриф согласование» , охарактеризовать и выделить особенности применения указанных реквизиток

1) Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Показывает внутренние согласование документов, располагаются после реквизита подписи слева от нулевого табулятора и состоит из наименование должности, подписи, расшифровки, подписи и даты

При отсутствии свободного места, виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводится. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

2) Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

С подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

С общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

С органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

С вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

БИЛЕТ 27

Дать определение понятия «Бланк документов», охарактеризовать виды бланков используемых в организации, учреждении, выделить назначение каждого вида и особенности.

Бланк документов- Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

Бланк для письма (приложение 1);

Общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 2, 3, 4).

Первый из указанных выше бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (приложения 4, 5). Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного (приложение 3), так и углового (приложение 2) вариантов расположения реквизитов.

БИЛЕТ 28

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

Государственный герб РБ;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

Наименование организации;

Почтовый адрес отправителя;

Коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».

На этот же бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «адресат», «заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Применение компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Место составления или издания;

Ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «код документа по ОКУД», «заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения».

БИЛЕТ 29

Законом закреплена обязанность всех государственных организаций наносить изображение Государственного герба РБ на бланки своих документов. При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

Вместе с тем закон не исключает возможности использования изображения Государственного герба негосударственными организациями, однако определено, что такое право может предоставляться им только законодательными актами Республики Беларусь.Предоставление негосударственной организации или должностному лицу государственного органа права помещать изображение Государственного герба на бланки документов может осуществляться только посредством издания Декрета или Указа Президента РБ. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Такие номера допускается наносить на левое нижнее поле лицевой стороны или на оборотную сторону бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

Наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

Дата поступления, индекс сопроводительного документа, организация - поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовившего бланки, его наименование);

Количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, персонально ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

Наименование вида бланка (общий бланк, бланк для письма, бланк для конкретного вида документа);
- получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
- должность, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланки;
- количество экземпляров;
- серии и номера бланков;
- расписка в получении;
- номера и серии испорченных бланков;
- отметка об уничтожении.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков возможно вести в одном журнале (картотеке).

Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующую регистрационную форму можно ввести дополнительно графу «номер (серия) бланка».

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке). Образец такого акта приведен в приложении 5.

Приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.

Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель

БИЛЕТ 30

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
К данной группе документов относятся:

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ;

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ;

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОРАЗДЕНИИ.

Состав реквизитов документов:
01 – государственный герб РФ.
02 – герб субъекта РФ.
03 – эмблема организации или товарный знак.
04 – код организации.
05 – код по виду документа.
06 – наименование организации.
07 – справочные данные об организации.
08 – вид документа.
09 – дата документа.
10 – регистрационный номер.
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.
12 – место составления или издание.
13 – ГРИФ ограничения доступа кдокументу.
14 – адресат.
15 – ГРИФ утверждения документа.
16 – резолюция.
17 – заголовок к тексту.
18 – отметка о контроле.
19 – текст документа.
20 – отметка о наличии приложения.
21 – подпись.
22 – ГРИФ согласования документа.
23 – визы согласования документа.
24 – печать.
25 – отметка о заверении копии.
26 – отметка об исполнителе.
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в ДЕЛО.
28 – отметка о поступлении документа в организацию.
29 – идентификатор электронной копии документа.

БИЛЕТ 31

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Общие положение об уставе определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками) . Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться:

1. наименование юридического лица,

2. место его нахождения,

3. порядок управления деятельностью,

4. а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.


БИЛЕТ 32

32 Теоретический Вопрос.
Дать определение понятию «формуляр документа». Объяснить значение постоянных и переменных реквизитов. Охарактеризовать обязательные и дополнительные реквизиты документа. Выделить особенности оформления реквизитов.

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Реквизит– это обязательный элемент документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные .

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Постоянными реквизитами , наносимыми на бланк для писем, являются:

· Государственный герб Республики Беларусь,

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

· код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП,

· наименование вышестоящей организации,

· наименование организации,

· наименование структурного подразделения,

· почтовый адрес отправителя,

· коммуникационные и коммерческие данные.

Реквизиты также делятся наобязательные и дополнительные.

Для придания документу юридической силы применяют обязательные реквизиты:

· наименование организации/структурного подразделения (подтверждает авторство);

· регистрационный индекс;

· подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные обязательные реквизиты, придающие документам юридическую силу:

· гриф утверждения;

· печать;

· отметка о заверении копии.

(Особенности оформления реквизитов есть у каждого в тетрадиJ)

БИЛЕТ 33


Дать определение понятия «инструкция», определить, охарактеризовать структуру текста, выявить состав реквизитов, особенности и отличия от других документов.

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений или должностных лиц.

Издается в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по исполнению и ведению документов.

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Текст включает:

· Общие положения;

· Цели и задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения с другими подразделениями.

Подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Вступает в силу с момента утверждения.

Тексты приказов по основной деятельности составляются по схеме:

1) вводная, или констатирующая, часть (обоснование);

2) распорядительная часть.

Тексты приказов по личному составу состоят из тех же композиционных частей, расположенных в обратном порядке:

1) распорядительная часть;

2) обоснование.

Тексты протоколов строятся по схеме:

1. вводная часть (повестка дня);

2. основная (слушали - выступили - решили).

Тексты писем обычно состоят из 3-х частей: введения , в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения , где приводятся цифры, факты и доводы; заключения , содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение - обязательная часть любого текста документа.

Тексты сложных по структуре (cодержанию) документов (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции и др.) делятся на пункты и подпункты. В больших по объему документах пункты могут объединяться в разделы и подразделы.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точками и записываются с абзаца.

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используются абзацы, которые не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости.

В заголовках не допускается переноса слов, применения римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголо-вок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согла-сования или виза согласования. Текст инструкции разбивает-ся на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подпи-сывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безо-пасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штат-ным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.

БИЛЕТ 34

Структура и штатная численность организации предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации, его форма и содержание определяется нанимателем.

Штатное расписание организации также должно отражать ее организационную структуру, штатный состав и штатную численность работников. (Могу кинуть документ полностью по штатному расписанию с примерами документов)

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как локального нормативного правового акта, его форму и содержание определяет наниматель.

В штатном расписании обязательно надо указать наименование должностей, профессий и специальностей, а также квалификацию работников. Именно поэтому так важно участие кадровой службы в данном процессе.

Используются такие реквизиты,как: Гриф утверждения,гриф приложения, название вида док-та,дата.


БИЛЕТ 35

Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Положения о структурных подразделениях разрабатываются на все структурные подразделения организации руководителями соответствующих структурных подразделений под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), отделом кадров (ОК), юридическим отделом (ЮрО), отделом охраны труда (ООТ), отделом охраны окружающей среды (ОООС) по соответствующим направлениям деятельности этих подразделений.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. Приказ издает ООТиЗ (в случае отсутствия этого подразделения в организации - ОК). В приказе указываются:

срок утверждения и введения в действие положения;

мероприятия, связанные с введением в действие положения;

об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения

Согласованные и утвержденные в двух экземплярах положения о структурных подразделениях регистрируются в ООТиЗ. Один экземпляр хранится в ООТиЗ, другой - у руководителя соответствующего структурного подразделения в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Структура текста

· Общие положения

· Основные задачи

· Организационная структура

· Функции

· Права и обязанности

· Взаимоотношения. Связи

· Ответственность

Реквизиты: гриф утверждения,дата,номер,место издания, наименование организиции,название вида документа, подпись,гриф согласования


БИЛЕТ 36

Виды распорядительных документов

Распоряжение – распорядительный документ,издаваемый руководителем в рамках его компетенции. Распоряжения издают министерства,ведомства,администрацияобластей,городов,районов и предприятий.

Указания – распорядительный документ,издаваемый по вопросам,связанным с организацией и исполнением пприказов,инструкций и других актов. Применяются слова – предлагаю или обязываю

Приказ – распорядительный документ,издаваемый руководителем организации,действующий на основе принципа единоначалия. Издается для решения основных задач,стоящих перед организацией.

Приказы и распоряжения делятся на три вида:

Ø По основной деятельности

Ø По личному составу

Ø По административно-хозяйственным вопросам

Постановления и решения делятся на 2 вида:

y По основной деятельности

y По личному составу

Никогда не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по личному составу с какими-либо другими вопросами.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта.
Распорядительная часть документа зааканчивается указанием должностного лица,ответственного за контроль исполнения всего документа. Отсутствие указания об ответственном за контроль означает,что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются со службами,ответственными за исполнение приказа.

Решения – это распорядительный документ,являющийся правовым актом,применяемым коллегиальным органом: коллегии министерства или ведомства,научнымсоветом,советомдиректоров,местные исполнительные органы власти.


БИЛЕТ 37

Формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности каждого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность. Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей - не менее: левое- 30мм,правое- 8,верхи низ- 20.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав ипорядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.Основными реквизитами являются: наименование организации, дата, регистрационный индекс, подпись. Данные реквизиты придают документу юридическую силу и являются обязательными для всех видов документов. Дополнительные реквизиты - это реквизиты придающие документу юридическую силу и наносящиеся на документ в определенных ситуациях. К ним относятся гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.


БИЛЕТ 38

Приказ - распорядительный док-т(правовой акт), издаваемый руководителем организации,действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Задачи определяются уставом организации(положением о ней).

К приказам по основной деятельности относятся приказы о распределении обязанностей между руководством, внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создания комиссий и др.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности раскрывают содержание функции управления.

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа . Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром . Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром . Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов . Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и порядок применения реквизитов деловых документов

При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации . Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 - герб субъекта Российской Федерации . Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 - код организации . Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) . Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа . Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 - справочные данные об организации . Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 - дата документа . Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 - регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 - место составления или издания документа . Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 - гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 - резолюция . Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 - отметка о наличии приложения , названного в тексте.

22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа . Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 - визы согласования документа . Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 - отметка о заверении копии . Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 - отметка об исполнителе . Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию . Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Юридическая сила документа

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).

Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются :

  • использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
  • соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
  • актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью : утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Реквизиты общего бланка:

  • 11 - дата документа;
  • 14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

  • 01 - Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 - код организации;
  • 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
  • 08 - наименование организации;
  • 09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

  • 11 - дата документа;
  • 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 15 - адресат;
  • 17 - резолюция;
  • 18 - заголовок к тексту;
  • 19 - отметка о контроле;
  • 20 - текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

  • 01 - Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 08 - наименование организации;
  • 10 - наименование вида документа;
  • 14 - место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

  • 11 - дата документа;
  • 12 - регистрационный номер документа;
  • 18 - заголовок к тексту;
  • 19 - отметка о контроле.

По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.