• Главная
  •  > 
  • Отпускные
  •  > 
  • Унификация и стандартизация документов.Унифицированные системы документации. презентация к уроку на тему. Унифицированная система документации по труду

Унификация и стандартизация документов.Унифицированные системы документации. презентация к уроку на тему. Унифицированная система документации по труду

Подобные документы

    Унификация и стандартизация управленческой документации. Особенности оформления текста организационно-распорядительных документов: способы изложения, рубрикация, даты и числа, использование полужирного начертания. Требования, предъявляемые к ним.

    курсовая работа, добавлен 19.01.2017

    Стандартизация документов как форма юридического закрепления проведенной унификации и ее обязательности. Унификация управленческих документов. Унифицированные системы организационно-распорядительной, банковской и отчетно-статистической документации.

    реферат, добавлен 05.05.2016

    История развития делопроизводства. Структура документа. Классификация документов, их унификация и стандартизация. Виды реквизитов документов. Правила оформления служебных документов, организация документооборота. Автоматизация процессов делопроизводства.

    учебное пособие, добавлен 02.06.2014

    Понятие документа, классификация управленческой документации (организационные, распорядительные, плановые, финансово-бухгалтерский и пр. документы). Регламентация документирования управленческой деятельности, унификация. Разработка бланков документов.

    контрольная работа, добавлен 28.06.2017

    Способы и этапы унификации документов. Сущность, цели и результаты стандартизации. Исторические предпосылки ее становления. Применение унификации и стандартизации документов. Способы осуществления данных процедур, этапы проведения и результаты внедрения.

    курсовая работа, добавлен 13.11.2011

    Понятие, значение и сущность документа, характеристика и отличительные черты его типов. Особенности целостности структуры документа, типичные ошибки официально-делового текста. Описание и специфика видов служебных документов, требования к их составлению.

    презентация, добавлен 05.10.2016

    Этапы развития унификации и стандартизации документов. Единая государственная система делопроизводства - установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла документов.

    курсовая работа, добавлен 13.02.2011

    Документирование деятельности организаций. Правила составления и оформления документов. Процесс принятия управленческого решения. Унификация текстов, стандартизация оформления, требования к бланкам. Требования к организационно-распорядительным документам.

    дипломная работа, добавлен 17.07.2013

    Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Общий порядок и правила оформления документов. Требования к оформлению бланков документов.

    реферат, добавлен 30.09.2009

    Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного и коллегиального принятия решения. Правила и требования ГОСТ по оформлению распорядительных документов. Проблемы унификации и внедрения автоматизации в кадровом делопроизводстве.

ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 1. Унификация и стандартизация документов: цель, нормативная база, принципы 2. Методы унификации

Решение задачи создания в России единого информационного пространства и включения его в мировое информационное пространство возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.

Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией: средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем, технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества» .

Под унификацией документов понимается: выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе: установления рационального количества их форм; типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. В данном случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Унификация и стандартизация документов осуществляется на международном, региональном, национальном уровнях. На международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). ИСО приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы:

ИСО 216 -1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В; ИСО 353 -1975 Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров; ИСО 3535 -1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка; ИСО 6422 -1985 Типовые бланки для торговой документации;

ИСО 269 -1985 Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры; ИСО 51271 -83 Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия; ИСО/Р 800 -88 Понятия и термины. Международная унификация; ИСО 8439 -90 Разработка бланков. Основные положения; ИСО 11180 -1993 Адресация почтовая

На региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. На национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Ростехрегулирования.

Нормативной базой для проведения, унификации документов являются: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ; межгосударственные и национальные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД): ГОСТ 6. 10. 3 -83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6. 10. 4 -84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;

ГОСТ 6. 10. 5 -87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М. : Изд-во стандартов, 1987; ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489 -1– 2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. руководящие документы Ростехрегулирования; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в серию 1 «Стандартизация в РФ»: ГОСТ Р 1. 0 -2004 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения; ГОСТ Р 1. 2 -2004 Стандартизация в Российской Федерации Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены и др.

Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов: унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов; единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем: максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы; группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов; стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Унификация управленческих документов рассматривается как организационная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Унификация управленческих документов позволяет решить следующие задачи: упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства; ускорить процессы принятия управленческих решений.

2. Методы унификации При проведении унификации документов применяют методы содержательной и и формальной унификации. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.

Методы содержательной унификации: : установление состава форм (установление ограничительных номенклатур действующих форм), создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России.

В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаще всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится: унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Связный текст унифицированного документа с различными видами связи (согласование, управление, примыкание) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связные тексты унифицированных документов могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

В основном в унифицированных текстах, представленных связным текстом, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа (Министерство не возражает). В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами управления, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа («Собрание акционеров постановляет»), что является отражением принципа коллегиальности.

В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от 1 -го лица ед. числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю») или от 1 -го лица мн. числа («просим», «направляем»). В документах типа объяснительной записки форма изложения от 1 -го лица ед. числа также является нормой делового стиля документов («считаю необходимым», «прошу направить»). В связных текстах слова должны подбираться с учетом их смысловой сочетаемости («контроль возложить на», «объявляется выговор»).

Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В связных текстах унифицированных документов, составленных на основе трафарета, следует учитывать то, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией («В соответствии с приказом генерального директора»). Устойчивые обороты представляют собой предложение, воспроизводимое как самостоятельная синтаксическая единица («Контроль за исполнением приказа генерального директора завода возложить на начальника отдела кадров Кузнецова Н. И. «).

В связных текстах сложных документов (положениях, уставах, инструкциях) используется параллелизм языковых выражений («Основными задачами института являются: осуществление исследований, подготовка рекомендаций, изучение научного опыта. . . «).

При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которого характерно широкое употребление: отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»).

Для связного текста унифицированных документов характерно использование: сжатых синтаксических конструкций, двусоставных полных распространенных предложений с прямым порядком слов.

Из односоставных используются, как правило, безличные и определенно-личные распространенные предложения, которые наиболее четко передают управленческое действие («Утвердить следующее распределение обязанностей», «Контроль за исполнением указания директора возложить на заместителя директора по научной работе Иванова К. С. «).

Связные тексты, представленные в форме сложных предложений, употребляются в: констатирующей части распорядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актов, протоколов, инструкций и других сложных по своей структуре документах.

Анкета – форма представления унифицированного текста; в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Наименование обобщенных признаков (постоянная информация) и их характеристики (переменная информация) должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже («пол», «прием на работу»). Показатели переменной информации могут быть выражены цифровой информацией («Дата приема на работу – 28. 10. 2006»). Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный уровень (графы) и горизонтальный (строки).

Постоянная информация представлена в виде обобщенных показателей и вносится в графы. Переменная информация представлена в словесной или цифровой форме и вносится в строки.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение их заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ед. числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, применяются табличные формы текста. Допускается построение части текста унифицированных документов в форме таблицы (в приказах – в распорядительной части, в отдельных видах докладных записок, актах – в заключительной части).

Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.

Методы формальной унификации документов: унификация структуры документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов.

Важнейшим направлением унификации документов является их машиноориентация. Машинно-ориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами вычислительной техники. Разновидностью машинно-ориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.

Признаки машиноориентации документа: наличие в нем кодовой зоны для простановки кодов реквизитов заголовочной части документа; присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды ОК ТЭСИ;

выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зоны перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники; наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.


В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации. Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.


Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.


Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.


Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен). Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.


Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой. Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.


Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов». Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.


Унифицированная система документации способствует: 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов); 2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.); 3)упорядочению информационных потоков; 4)сокращению количества документов; 5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.


Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.


Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.






Общероссийские унифицированные формы являются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. 1.


Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.


ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов». Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.


В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Табель форм документов предназначен для: - оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; -классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности; - унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации; - унификации форм документов; - упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.


Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов. Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.


Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах: - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии); - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.


Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются: - единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; - определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм; - установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.


Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: - соответствие используемых форм документов решаемым задачам; - оперативность реализации управленческих функций; - сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов. УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ). Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов. Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу- эталону. В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: - документация по созданию организации, предприятия; - документация по реорганизации организации, предприятия; - документация по ликвидации организации, предприятия; - документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; - документация по распорядительной деятельности организации предприятия - документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по приему на работу; - документация по увольнению с работы; - документация по оформлению отпусков; - документация по оформлению поощрений; - документация по оформлению дисциплинарных взысканий.


Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от утвержден ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.


УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Униицированная система первичной учетной документации: - документация по учету труда и его оплаты; - документация по учету основных средств и нематериальных активов; - документация по учету кассовых операций; - документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации; - документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; - документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ; - документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; - документация по учету движения зерна; - документация по учету движения другой продукции растениеводства; - документация по учету движения животных; - документация по учету движения продукции животноводства; - документация по учету реализации продукции; - документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения; - документация по учету работы строительных машин и механизмов; - документация по учету работ в автомобильном транспорте.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система банковской документации: - платежная документация по безналичным расчетам; - документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям; - документация по квитовке авизо; - документация по организации валютного регулирования и валютного контроля; - документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России; - документация по кредитным операциям банков; - документация по денежному обращению; - документация банковской отчетности; - документация депозитарного учета.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации: - финансовая документация; - документация по бюджетной отчетности; - документация по бюджетному учету; - документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации; - документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.


Унифицированная система отчетно-статистической документации: - документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора; - документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам; - документация по доходам и уровню жизни населения; - документация по науке и инновациям; - документация по демографическим показателям и правонарушениям; - документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников; - документация по оптовой торговле; - документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации); - документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно- коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам; - документация по статистике промышленности; - документация по сельскому хозяйству; - документация по строительству; - документация по внешнеэкономической деятельности; - документация по розничной торговле и общественному питанию; - документация по транспорту и связи; - документация по ценам и тарифам; - документация по инвестициям.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий: - отчетная бухгалтерская документация; - регистры бухгалтерского учета; - первичная учетная документация; - бланки строгой отчетности.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ. Унифицированная система документации по труду: - документация по состоянию рынка труда; - документация по трудовым отношениям; - документация по повышению квалификации работников органов по труду; - документация по охране труда; - документация по минимальным потребительским бюджетам; - документация по обращениям в органы по труду.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ: - документация по учету и распределению средств; - документация по планово-экономической деятельности; - документация по контрольно-проверочной деятельности.


УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система внешнеторговой документации: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - страховая внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.


ВЫВОД: Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению. Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения. Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие. Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

2 слайд

Описание слайда:

Система ДОУ включает три взаимосвязанных части: подготовка управленческих документов; технология работы с документами; систематизация документов в течении календарного года и организация их архивного хранения.

3 слайд

Описание слайда:

При решении каждой из назначенных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

4 слайд

Описание слайда:

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003

5 слайд

Описание слайда:

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

6 слайд

Описание слайда:

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

7 слайд

Описание слайда:

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

8 слайд

Описание слайда:

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

9 слайд

Описание слайда:

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) - продольный (рисунок А.2). Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

10 слайд

Описание слайда:

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

11 слайд

Описание слайда:

Продольное расположение реквизитов Предполагает из размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

12 слайд

Описание слайда:

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

13 слайд

Описание слайда:

Угловое расположение реквизитов Предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

14 слайд

Описание слайда:

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа.

15 слайд

Описание слайда:

16 слайд

Описание слайда:

Реквизиты общего бланка Герб (для организаций имеющих на это право); Эмблема организации (при наличии герба не предоставляется); Наименование вышестоящей организации (если она имеется); Наименование организации; Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа). Место составления документа (город).

17 слайд

Описание слайда:

18 слайд

Описание слайда:

Реквизиты бланка конкретного вида документа организации Герб (для организаций имеющих на это право); Эмблема организации (при наличии герба не предоставляется); Наименование вышестоящей организации (если она имеется); Наименование организации; Наименование вида документа; Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа); Место составления документа (город).

19 слайд

Описание слайда:

20 слайд

Описание слайда:

21 слайд

Описание слайда:

Реквизиты бланка письма организации Герб (для организаций имеющих на это право); Эмблема организации (при наличии герба не предоставляется); Наименование вышестоящей организации (если она имеется); Наименование организации; Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа). На бланках письма ставятся ограничительные уголки реквизитов: Адресат; Заголовок к тексту.

22 слайд

Описание слайда:

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ - (с лат. необходимое) - совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

23 слайд

Описание слайда:

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются 30 реквизитов.

24 слайд

Описание слайда:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе идентификатор электронной копии документа

25 слайд

Описание слайда:

01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках и печатях на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти на бланках иных органов исполнительной власти

26 слайд

Описание слайда:

02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

27 слайд

Описание слайда:

03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

28 слайд

Описание слайда:

04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

29 слайд

Описание слайда:

05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

30 слайд

Описание слайда:

06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

31 слайд

Описание слайда:

07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

32 слайд

Описание слайда:

08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации». Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

33 слайд

Описание слайда:

34 слайд

Описание слайда:

09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

35 слайд

Описание слайда:

10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

36 слайд

Описание слайда:

11 - ДАТА ДОКУМЕНТА Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания.

37 слайд

Описание слайда:

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06.

38 слайд

Описание слайда:

12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. №01 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. №01-05 Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. №01/10/7

39 слайд

Описание слайда:

13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

40 слайд

Описание слайда:

41 слайд

Описание слайда:

14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

42 слайд

Описание слайда:

43 слайд

Описание слайда:

15 - АДРЕСАТ Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: ЗАО "Термика" При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем

44 слайд

Описание слайда:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Автодизель» С.И. Сергееву или ОАО «Автодизель» Бухгалтерия Старшему бухгалтеру А.А. Власову

45 слайд

Описание слайда:

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например: Администрации районов Костромской области

46 слайд

Описание слайда:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например: Ярославский строительный техникум ул. Чайковского, д. 7 г. Ярославль, 150003

47 слайд

Описание слайда:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например: Соколову А.А. ул. Радищева, д.5, кв.6, г. Ростов, Ростовского района, Ярославской обл., 152100

48 слайд

Описание слайда:

16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Электронприбор» Личная подпись А.И.Круглов 14.04.2006

49 слайд

Описание слайда:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 05.07.2006 №2 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

50 слайд

Описание слайда:

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

51 слайд

Описание слайда:

17 - РЕЗОЛЮЦИЯ При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

52 слайд

Описание слайда:

18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ «Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: Приказ о создании экспертной комиссии. чего? (кого?) например: Должностная инструкция главного специалиста. К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

53 слайд

Описание слайда:

19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

54 слайд

Описание слайда:

20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

55 слайд

Описание слайда:

21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз. 2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

56 слайд

Описание слайда:

22 - ПОДПИСЬ В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов ОАО «Полимермаш» или на бланке: Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов Главный бухгалтер Личная подпись И.А. Зайцев При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Генеральный директор Генеральный директор ОАО «Медтехника» ОАО «Юкон» Личная подпись Ю.А.Соколов Личная подпись А.А.Пашин В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись А.А. Крылов Члены комиссии Личная подпись И.И. Орлов Личная подпись А.Н. Михайлов Личная подпись Н.Н. Иванов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

57 слайд

Описание слайда:

23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА «Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Директор Департамента здравоохранения Личная подпись А.Н.Светлов Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления страховой компании «Ярославия» Протокол от 03.05.2006 №2

58 слайд

Описание слайда:

24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например: Начальник юридического отдела Личная подпись А.А.Иванов 09.05.2006 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.А. Иванов 09.05.2006 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

59 слайд

Описание слайда:

25 - ПЕЧАТЬ На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

60 слайд

Описание слайда:

26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например: Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Лаврова 05.06.2006 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Описание слайда:

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например: Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 В дело № 01-08 Личная подпись 01.06.2006

63 слайд

Описание слайда:

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

64 слайд

Описание слайда:

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com


Подписи к слайдам:

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Документационное обеспечение управления

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации). В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ ≪О техническом регулировании≫, под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие ≪ стандарт ≫. Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов≫, продолжают действовать.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Применение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.